2025_CBS_11476 - Subsidiecontract en Partnerschapsovereenkomst URBACT project URBAN ECHO voor transfer en verbetering methodologie stadsvernieuwingsprogramma's - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1;
• Het gemeenteraadsbesluit van 27 november 2023 houdende de delegatie van bevoegdheid tot het afsluiten van overeenkomsten over inkomende subsidies van bovenlokale overheden.

• Het gemeenteraadsbesluit van 27 november 2023 houdende de delegatie van bevoegdheid tot het afsluiten van overeenkomsten over inkomende subsidies van bovenlokale overheden.

Het college van burgemeester en schepenen keurde op 19 juni 2025 de deelname goed van de Stad Gent als leadpartner van het Transfer Network URBAN ECHO in het kader van het co-gefinancierde Europese subsidieprogramma URBACT IV. Het project focust op de overdracht van Gents goede praktijk "stadsvernieuwingsprogramma's" rond geïntegreerde, participatieve en duurzame wijkvernieuwing aan vijf Europese partnersteden.

Op 8 oktober 2025 werd het URBAN ECHO project goedgekeurd (notificatiebrief als bijlage toegevoegd) door het URBACT IV Monitoring Committee onder het projectnummer 21978. Tussen de subsidiegever (URBACT IV) en de leadpartner wordt een subsidieovereenkomst ondertekend (subsidy contract). Het contract werd toegevoegd als bijlage en maakt deel uit van dit besluit. Het wordt ondertekend na goedkeuring door het college door algemeen directeur en burgemeester. Het contract is opgesteld in het Engels en in het Frans. Een vertaalde versie is mee opgenomen als bijlage bij dit besluit.

De dienst Stedelijke Vernieuwing is leadpartner en projectcoördinator van het project URBAN ECHO. Als leadpartner wordt de transfer gecoördineerd naar 5 andere steden en gemeenten: Las Gabias (Spanje), Perugia (Italië), Düsseldorf (Duitsland), Cluj-Napoca (Roemenië) en Pezinok (Slovakije). Het Team Strategische Subsidies ondersteunt in projectmanagementtaken en de financiële opvolging van het project.

Het URBAN ECHO project start op 01/11/2025 en heeft een looptijd van 30 maanden (2,5 jaar).

Om de afspraken tussen Stad Gent als Lead Partner en de vijf Europese projectpartners vast te leggen, wordt een partnerschapsovereenkomst (Joint Convention) opgesteld. Deze overeenkomst regelt de samenwerking, rollen en verantwoordelijkheden van alle partijen en bevat bepalingen over:

• Projectuitvoering: taken van de Lead Partner en Project Partners zoals omschreven in de goedgekeurde Application Form en het Subsidy Contract.
• Rapportering en deadlines: verplichting tot tijdige aanlevering van financiële en inhoudelijke rapporten, inclusief upload van bewijsstukken op de gemeenschappelijke SharePoint-site.
• Financieel beheer: toepassing van een gedecentraliseerd financieel systeem waarbij elke partner eigen uitgaven certificeert via First Level Control en een aparte boekhouding of projectcode hanteert.
• Uitbetalingsmodaliteiten: Stad Gent ontvangt de ERDF-subsidie van het URBACT-programma en stort binnen 30 dagen na ontvangst de bedragen door aan de partners op basis van gecertificeerde uitgaven.
• Verificatie en archivering: alle documenten moeten beschikbaar blijven tot vijf jaar na de laatste betaling, conform EU-regels.
• Communicatieverplichtingen: gebruik van URBACT-logo en EU-vlag op alle outputs, publicatie van nieuws op de institutionele website, en het opzetten van één gezamenlijk socialmediakanaal om de zichtbaarheid van het project te vergroten.
• Eigendom van resultaten en vertrouwelijkheid: resultaten van gezamenlijke activiteiten blijven gemeenschappelijk eigendom en kunnen door het programma worden gebruikt; vertrouwelijke informatie wordt beschermd volgens de bepalingen in de overeenkomst.

De Joint Convention is opgesteld in het Engels, de officiële communicatietaal van het URBACT-programma. Een vertaalde versie in het Nederlands is toegevoegd als bijlage bij dit besluit.

Het totale projectbudget voor URBAN ECHO bedraagt € 720.818,60, waarvan € 504.689,97 wordt gefinancierd door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (ERDF) en € 216.128,63 door publieke cofinanciering van de partners.

Voor Stad Gent als Lead Partner:

• Totaal budget: € 210.431,05
• ERDF-subsidie: € 136.780,18 (65%)
• Eigen cofinanciering: € 73.650,87

De voorziene subsidie en cofinanciering zijn bestemd om de projecttaken als Lead Partner uit te voeren. Dit omvat onder meer:

• Organisatie en deelname aan transnationale meetings, inclusief de organisatie van de kick-off meeting in Gent van 21 tot 23 januari 2026;
• Reis- en verblijfskosten voor internationale bijeenkomsten en studiebezoeken bij de partnersteden;
• Kosten voor First Level Control van de uitgaven, zoals vereist door het URBACT-programma;
• Communicatieactiviteiten;
• Projectcoördinatie en administratieve opvolging conform de verplichtingen in het Subsidy Contract en de Joint Convention.

De overige middelen worden verdeeld over de vijf projectpartners:

• Las Gabias (ES): € 102.708,05
• Cluj-Napoca (RO): € 103.694,50
• Perugia (IT): € 103.950,00
• Pezinok (SK): € 100.000,00
• Düsseldorf (DE): € 100.035,00

Modaliteiten van uitbetaling:

• Stad Gent ontvangt de ERDF-subsidie na goedkeuring van de jaarlijkse rapportering door het URBACT-programmasecretariaat.
• Binnen 30 dagen na ontvangst stort Stad Gent het aandeel van de partners door, op basis van hun gecertificeerde uitgaven.
• Deze doorstortingen gebeuren jaarlijks in het laatste kwartaal, conform de afspraken in de Joint Convention.

Belangrijk: Elke partner moet zijn uitgaven correct invoeren in SYNERGIE-CTE, laten certificeren door de First Level Controller en de bewijsstukken uploaden op de gezamenlijke SharePoint-site. Pas na deze stappen kan de uitbetaling plaatsvinden.

Het ondertekeningsproces van zowel het Subsidy Contract als de partnerschapsovereenkomsten (Joint Convention) moet afgerond zijn tegen begin januari 2026. Dit is noodzakelijk zodat alle partners binnen hun eigen besturen tijdig goedkeuring kunnen verkrijgen voor deelname aan transnationale meetings en studiebezoeken, die integraal deel uitmaken van het Transfer Network. De kick-off meeting vindt plaats in Gent van 21 tot 23 januari 2026, waardoor een tijdige ondertekening essentieel is om de praktische en administratieve voorbereidingen te garanderen.

Wat nu voorligt ter goedkeuring door het college is het subsidiecontract van het URBAN ECHO project. Deze overeenkomst regelt de afspraken tussen Stad Gent en het URBACT-programma en vormt de juridische basis voor de uitvoering van het project. Gezien het internationale karakter van het project is het contract opgesteld in het Engels en Frans. Een Nederlandse samenvatting is toegevoegd als bijlage (vertaling via online vertaalsoftware).

Daarnaast wordt ook de partnerschapsovereenkomst (Joint Convention) ter goedkeuring voorgelegd. Deze overeenkomst legt de afspraken vast tussen Stad Gent als Lead Partner en de vijf Europese projectpartners over samenwerking, rapportering, financiële modaliteiten, communicatieverplichtingen en eigendomsrechten. Het goedkeuren van deze documenten is noodzakelijk om het ondertekeningsproces op te starten en de uitvoering van het project conform de Europese regelgeving te verzekeren.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

Voorgestelde uitgaven ten informatieve titel. 

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

Communicatieverplichtingen opgelegd door URBACT, waaronder gebruik van het URBACT-logo en EU-vlag, publicatie op de stedelijke website en het opzetten van één gezamenlijk socialmediakanaal.