De concessie aangegaan met Look-I-Like (EMO), Archimedesstraat 11, 8400 Oostende, voor de organisatie van de Winterfeesten in de Gentse binnenstad eindigt na de editie van 2025/2026 (collegebesluit goedkeuring laatste verlenging van 15/05/2025). Het is aangewezen om een nieuwe concessieovereenkomst af te sluiten voor de organisatie van de Winterfeesten op de as Sint-Baafsplein - Emile Braunplein - Botermarkt - Poeljemarkt - Goudenleeuwplein - Klein Turkije en Korenmarkt als inname. De organisatie van de Winterfeesten wordt beschouwd als een concessie van diensten in de zin van de Wet op de Concessieovereenkomsten van 17 juni 2017, waarmee de gekozen ondernemer wordt belast met de organisatie van dit Winters evenement en bovendien het recht verkrijgt om de diensten te exploiteren en om daartoe privatief en exclusief gebruik te maken op een vooraf afgebakend deel van het openbaar domein (zie ook plannen in bijlage bij dit besluit). In ruil daarvoor betaalt de toekomstige concessiehouder jaarlijks een vaste concessievergoeding aan de Stad Gent (zie verder).
Om de concessie van diensten te regelen werden volgende concessiedocumenten opgemaakt; enerzijds de open oproep die de gunningsregels bevat, op basis waarvan ondernemers een offerte kunnen indienen en die de Stad Gent zullen toelaten op basis van vooraf vastgelegde criteria uiteindelijk de beste offerte te kiezen. Anderzijds de concessieovereenkomst, waarin de inhoudelijke voorwaarden en modaliteiten voor de uitvoering van de concessie zijn vastgelegd evenals de taakverdeling tussen de verschillende betrokken partijen.
De concessiedocumenten zijn opgemaakt conform de Wet betreffende de concessieovereenkomsten van 17 juni 2016, dit omdat de geraamde totale waarde van deze concessie geacht wordt de toepassingsdrempel, zoals bepaald in art. 3, §1, tweede lid van voormelde Wet juncto art. 4 KB te overschrijden.Dit besluit betreft de goedkeuring van de aangepaste concessiedocumenten, gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13 april 2026 (2026_CBS_03328) om de initiële gunningsbeslissing van 26 maart 2026 in te trekken en de opdracht stop te zetten én de opdracht heeft gegeven om een nieuwe plaatsingsprocedure voor te bereiden.
De belangrijkste kenmerken van de aangepaste concessiedocumenten zijn:
Alle geïnteresseerde ondernemers krijgen de kans om een offerte in te dienen.
Voor alle andere procedurele en uitvoeringsvoorwaarden wordt verwezen naar de open oproep en de concessieovereenkomst zoals in bijlage gevoegd bij dit besluit, die hiermee ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Na beoordeling van de ingediende offertes door een beoordelingscommissie die beslist bij consensus en middels het gunningsverslag advies uitbrengt aan het college van burgemeester en schepenen, zal het college van burgemeester en schepenen beslissen over de toewijzing van de concessie van diensten aan de ondernemer die de beste, regelmatige offerte heeft ingediend. Tegelijk zal het college overgaan tot goedkeuring van definitieve concessieovereenkomst, op basis van het model, hierbij ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad en zoals verder ingevuld op basis van de gekozen offerte.