De concessie aangegaan met Look-I-Like (EMO), Archimedesstraat 11, 8400 Oostende, voor de organisatie van de Winterfeesten in de Gentse binnenstad vervalt na de editie van 2025/2026 (collegebesluit goedkeuring laatste verlenging van 15/05/2025). Het is nodig om een nieuwe concessie aan te gaan met een concessiehouder voor de organisatie van de Winterfeesten op de as Sint-Baafsplein - Emile Braunplein - Botermarkt - Poeljemarkt - Goudenleeuwplein - Klein Turkije en Korenmarkt als inname. De toewijzing van de opdracht geldt voor de eindejaarsperiodes 2026/2027 - 2027/2028 - 2028/2029 - 2029/2030 en met mogelijkse verlenging tot 2030/2031 en 2031/2032 na positieve evaluatie gevalideerd door college van burgemeester en schepenen.
Deze concessie is een concessie van diensten, zijnde een overeenkomst waarbij het bestuur tijdelijk aan een privépersoon/rechtspersoon de toelating geeft om exclusief en voor een welbepaald doel een dienst uit te voeren op een vooraf afgebakend deel van het openbaar domein. Hoewel concessies van diensten niet onderworpen zijn aan de reglementering inzake overheidsopdrachten betekent dit niet dat de stad als openbaar bestuur bij het aangaan van de overeenkomst de mededinging en het gelijkheidsbeginsel niet moet laten spelen.
Om diverse kandidaat-concessiehouders de kans te bieden op het verkrijgen van dergelijke overeenkomst, is het aangewezen om de mededinging te laten spelen. Daartoe werd een open oproep en een overeenkomst concessie van diensten opgesteld (zoals vervat in bijlages) waarin reeds een duidelijk beeld geschetst wordt van de minimale vereisten waaraan dergelijk winterevenement dient te voldoen en waarbij wordt uiteengezet wie voor wat dient te zorgen. Deze open oproep bepaalt ook duidelijk welke documenten moeten worden ingediend en op welke criteria het stadsbestuur zich zal baseren bij de beoordeling van de inschrijvingen.
Met het oog op de finale toewijzing zal de opmaak van een compleet dossier gevraagd worden met gedetailleerde input voor verschillende inhoudelijke criteria. Daarnaast zal er van de kandidaten een concreet financieel bod ten gunste van de stad gevraagd worden, ter waarde van 150.000 euro, exclusief 21 % btw per editie.
Na goedkeuring zullen de open oproep en de overeenkomst concessie van diensten worden bekendgemaakt via de website van de Stad Gent. Daardoor wordt mogelijk gemaakt dat alle geïnteresseerde kandidaten een inschrijving kunnen indienen.
De voorstellen zullen beoordeeld worden door een adviescomité met afgevaardigden van de Dienst Feesten en Ambulante Handel. Zij zullen een advies formuleren dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Na beoordeling van de ingediende inschrijvingen zal het college van burgemeester en schepenen gelast worden met zowel de verdere invulling van de modaliteiten van de concessieovereenkomst (die zal worden gesloten met de meest geschikte kandidaat), als de uitvoering van de desbetreffende overeenkomst.
Keurt goed de open oproep en de overeenkomst concessie van diensten, zoals in bijlage gevoegd, voor het organiseren van een winterevenement onder de naam 'Gentse Winterfeesten' in de Gentse binnenstad, op de as Sint-Baafsplein - Emile Braunplein - Botermarkt - Poeljemarkt - Goudenleeuwplein - Klein Turkije en Korenmarkt als inname voor de eindejaarperiode 2026/2027 - 2027/2028 - 2028/2029 en 2029/2030, en met mogelijkse verlenging tot 2030/2031 en 2031/2032 na positieve evaluatie gevalideerd door college van burgemeester en schepenen.