Op 12 januari 2006 keurde het college van burgemeester en schepenen het huishoudelijk reglement voor het beschikbaar stellen van het Kuipke goed.
Op 18 december 2019 keurde de gemeenteraad het reglement Retributie voor het beschikbaar stellen van het "Kuipke" en de "Floraliënhal" goed.
In uitvoering van dit reglement heft de Stad Gent een retributie voor het occasioneel beschikbaar stellen van het Kuipke en de Floraliënhal, behoudens vrijstellingen toegekend overeenkomstig artikel 4 van het reglement.
Brandweerzone Centrum, met maatschappelijke zetel te Roggestraat 70, 9000 Gent , diende op 16 oktober 2024 een aanvraag in voor de terbeschikkingstelling van het Kuipke van 16 oktober 2025 tot en met 19 oktober 2025 voor de organisatie van het personeelsfeest van de Brandweerzone Centrum op 18 oktober 2025.
De Dienst Vastgoedbeheer stelt voor het gebruik van het Kuipke toe te staan op 18 oktober 2025 vanaf 17u00 tot en met 19 oktober 2025 om 4u00.
Enkel na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen en het zich akkoord verklaren door de aanvrager met de algemene voorwaarden van het reglement en met het huishoudelijk reglement, kan de accommodatie in gebruik worden genomen.
Voor deze terbeschikkingstelling werd een overeenkomst opgemaakt, die thans ter goedkeuring wordt voorgelegd.
De Dienst Vastgoed stelt voor om het gebruik kosteloos toe te staan, gezien de Brandweerzone Centrum behoort tot de groep Gent.
Er worden nutsvoorzieningen gebruikt tijdens het gebruik, de kosten zullen doorgerekend worden aan de gebruiker.
Indien een beroep wordt gedaan op prestaties van stadspersoneel, zijn de bepalingen uit het collegebesluit van 10 mei 2001 betreffende het aanrekenen van kosten aan een stadsbedrijf of aan een externe firma van toepassing.
Deze kosten zullen doorgerekend worden op basis van een factuur, te bezorgen aan de gebruiker na afloop van het gebruik.
Er zullen maximaal 600 personen aanwezig zijn.
Met de organisator werden de nodige afspraken gemaakt inzake mobiliteit en toegang tot de site tijdens het evenement (impulsen geven om het openbaar vervoer te stimuleren, geen parkeermogelijkheden op de site, geen voertuigen in het park , -naleving van de afspraken).
Er mag geen gebruik te worden gemaakt van de Floraliënhal voor de logistieke op- en afbouw van het evenement. Het Kuipke is bereikbaar via een alternatieve logistieke toegang, conform de vooraf overeengekomen voorwaarden in de terbeschikkingstelling.
De organisator moet de richtlijnen van de stadsdiensten en van de veiligheidsdiensten respecteren.
Hoewel de gebruiker gebruik zal maken van elektronisch versterkte muziek werd met de Brandweerzone Centrum afgesproken dat de maximum toegestane geluidsnorm betreffende 91 dB(A) niet overschreden zal worden. Door deze afspraak diende er geen afwijking van de geluidsnorm aangevraagd te worden.
Keurt goed de overeenkomst, zoals gevoegd in bijlage, met de Hulpverleningszone Centrum, met maatschappelijke zetel Roggestraat 70, 9000 Gent, voor de kosteloze terbeschikkingstelling van het Kuipke van 16 oktober tot 19 oktober 2025 voor de organisatie van het personeelsfeest van de Brandweerzone Centrum op 18 oktober 2025.
Keurt goed de doorrekening van de eventuele personeelskosten die gepaard gaan met het in gebruik geven van het onroerend goed, op basis van het collegebesluit van 3 maart 2022 betreffende de uitbreiding en actualisatie van het dagelijks personeelsbeheer.
De kosten zullen per factuur doorgerekend worden na afloop van de ingebruikname.