Stad Gent heeft op vandaag een uitgebreid instrumentarium (bv knipperlichtencheques, sjablonen,…) en stadsbrede procedures voor subsidieovereenkomsten én subsidiereglementen: het instrumentarium is omvattend en in vergelijking met de voorbeelden in het initieel ingediende voorstel van raadsbesluit ‘Opmaak subsidiekader’ heel wat gedetailleerder.
Dit instrumentarium en de stadsbrede procedures zijn historisch gegroeid en het resultaat van diepgaande trajecten. Sinds 2011 waren dit de belangrijkste mijlpalen:
Op dit overleg werd ook de nood aan de uitrol van deze werkwijze naar álle uitgaande subsidies aangekaart. Deze werkwijze wordt ook door OCMW gevolgd.
Hierbij aansluitend werd op intranet Mia een BI-rapport beschikbaar gemaakt met een overzicht van de gesubsidieerde derden (voorloper van het subsidieregister).
Dankzij dit afgelegde traject hanteert de Stad nu een stadsbrede procedure voor de opmaak van subsidieovereenkomsten en subsidiereglementen. Twee maal per jaar wordt trouwens een interne opleiding binnen de administratie georganiseerd om deze kennis en werkwijze up to date te houden. Het intranet MIA is ook een belangrijk informatieplatform in deze.
De aanbevelingen van Audit Vlaanderen worden door de Gentse administratie nauwgezet gevolgd. Door vinger aan de pols te houden blijft de Stad Gent alert voor verbeterkansen.
Aan het einde van de legislatuur is er bovendien een evaluatietraject verbonden rechtspersonen gepland, waarbij de werking en financiële situatie van structureel gesubsidieerde organisaties (exploitatie en investeringen) wordt geëvalueerd. Het doel is in de toekomst proactief eventuele problemen en risico’s voorzien en beheersen, input realiseren voor de opmaak van nieuwe overeenkomsten en zoveel mogelijk zekerheid te krijgen over het feit dat de middelen die naar de verbonden rechtspersonen gaan, maximaal bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van de Stad. Dit ‘Evaluatierapport verbonden rechtspersonen’ wordt bij het begin van de nieuwe legislatuur voorgelegd aan de raadsleden.
De Stad kiest er bewust voor om een deel van de uitvoering van het SMJP toe te vertrouwen aan derden. Deze organisaties zijn onze partners. Een groot deel van deze partnerschappen krijgt vorm via subsidieovereenkomsten. De goedkeuring van deze subsidieovereenkomsten (net als verbreking ervan en addenda) behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad en is onderhevig aan visum. Ook de subsidiereglementen behoren tot de bevoegdheid van de gemeenteraad.
De gemeenteraad draagt het college van burgemeester en schepenen op om (in samenwerking met de cel verbonden rechtspersonen) een kaderbesluit ‘basisprincipes en processen voor opmaak, rapportering en evaluatie van subsidieovereenkomsten (analogie subsidiereglementen) uit te werken en vervolgens voor te leggen aan de gemeenteraad in 2025.
Dit kaderbesluit dient rekening te houden met zowel (1) het nieuwe bestuursakkoord, (2) de conclusies uit het Rapport verbonden rechtspersonen en (3) de opgebouwde expertise inzake het toekennen en opvolgen van subsidies van de voorbije legislaturen.