2023_GR_00888 - Samenwerkingsovereenkomst inzake Gemeente zonder Gemeentehuis - Volgen van Linkende Asset Gegevens (VLAG) - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en de Vlaamse regering beslisten op 09/12/2022  om een subsidies toe te kennen aan een transformatief ontwikkelings- en implementatietraject in het kader van de 6de oproep van het relanceproject ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ en om de daaraan gekoppelde verschuivingen binnen het budget definitief goed te keuren. 

Via het relanceproject ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ werd het subsidiedossier “Volgen van Linkende Asset Gegevens” (VLAG) toegekend aan de stad Gent.

Er is nood is aan een goede, gedetailleerde inventaris van de te beheren infrastructuurobjecten (‘assets’), in het bijzonder signalisatie assets, van de verschillende partijen of, met andere woorden, er nood is aan een gedetailleerder en uniformer Asset Informatie Management om het asset management van de verschillende partijen en de mobiliteit op de Vlaamse wegen efficiënter te laten verlopen.

Digitalisering van het bouw-, beheer- en onderhoudsproces van assets is noodzakelijk is om efficiëntiewinst te bereiken als overheid en de burger ten dienste te staan.

Uniforme data-uitwisselingsstandaarden (OSLO (OTL) -datastandaarden) en -specificaties zijn opgesteld waar alle partijen gebruik van willen maken, voor interoperabele informatie-uitwisseling te bewerkstelligen.

De rechten en plichten van de verschillende partijen dienen nog vastgelegd te worden voor de komende jaren.

Hierbij wordt de samenwerkingsovereenkomst met het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) inzake Gemeente zonder Gemeentehuis - VLAG - Volgen van Linkende Asset Gegevens ter goedkeuring voorgelegd.

Deze overeenkomst legt de samenwerking tussen de partijen vast rond het VLAG-project, teneinde deze te kunnen implementeren en de daarbij horende eisen en bepalingen vast te leggen tussen de partijen.

Inhoudelijke specificaties:

Dit gezamenlijke VLAG-project beoogt:

Voor burgers, bezoekers, studenten, ondernemingen, verenigingen, partnerorganisaties, leveranciers en medewerkers een vernieuwde aanpak te bieden. Een beter beheer van assets in het openbaar domein: vlotter melden, aanvragen, suggesties, betere data en tools door:

1) de reeds bestaande technologische bouwstenen lokaal en regionaal verder te ontwikkelen, en aan elkaar te koppelen,

2) de data beschikbaar en onderling uitwisselbaar te maken tussen alle partijen.

In tegenstelling tot de huidige manier van werken staat in deze aanpak de burger centraal: "één openbaar domein, de overheid" (No Wrong Door), meer informatie over objecten in openbaar domein (onderhoud, reglementen, enz.), eenvoudigere en kortere processen, meer klantgerichte samenwerking (tussen beheerders openbaar domein en tussen stadsdiensten), authentieke data (Only Once).

Met dit project wil het partnerschap rond penhouder Stad Gent de dienstverlening met betrekking tot het beheer van assets op het openbare domein verbeteren. Met assets wordt in eerste instantie verkeerssignalisatie (verkeersborden, wegmarkeringen) bedoeld, in tweede instantie straatmeubilair (paaltjes, zitbanken, laadpalen, afvalkorven, parkeerautomaten etc.).

Zoals beschreven in het document: ‘Subsidieaanvraag Gemeente Zonder Gemeentehuisproject : Volgen van Linkende Asset Gegevens (VLAG)’, als Bijlage 1 toegevoegd, bestaat VLAG uit twee grote onderdelen, die in parallel lopen. Deel 1 richt zich op complexe dataset van verkeerssignalisatie en beoogt een efficiëntere overheid. In deel 2 ligt de focus op de innovatieve dienstverlening naar de burger met kleinere en minder complexe datasets (bvb. laadpalen, publieke urinoirs, …), om deze aanpak als hefboom te hergebruiken voor de complexere en grotere van verkeerssignalisatie.

Deze samenwerkingsovereenkomst beoogt de overdracht van aan de Stad Gent toegekende financiële subsidiemiddelen naar AWV, en dit voor vermelde taken binnen Deel 1.

Financiële verdeelsleutel

Deze financiële verdeelsleutel heeft enkel betrekking op de externe prestaties en middelen van het VLAG project, en laat de werkingskosten, personeelskosten en overheadkosten buiten beschouwing.

De verdeelsleutels voor de externe prestaties, zoals beschreven in de subsidieaanvraag in bijlage, worden vastgelegd.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen twee delen:

1) Deel 1 richt zich op complexe dataset van verkeerssignalisatie en beoogt een efficiëntere overheid. Dit deel van de externe financiering zal AWV ten goede komen voor de omvorming van Verkeersborden.vlaanderen naar Verkeerssignalisatie.Vlaanderen voor een geraamd bedrag van 975.000,00 euro (incl. BTW).

2) Deel 2 richt zich op de innovatieve dienstverlening naar de burger met kleinere en minder complexe datasets (bvb. laadpalen, publieke urinoirs, …), om deze aanpak als hefboom te hergebruiken voor de complexere en grotere van verkeerssignalisatie. Dit deel van de externe financiering is ten behoeve van Stad Gent voor de realisatie van prototypes concepten en feedback.

Financiële overdracht

Stad Gent zal daarvoor de financiële middelen ter realisatie van deel 1 overmaken aan AWV.

Dit gebeurt in schijven in lijn met de subsidieoverdracht van ABB naar Stad Gent en conform de afspraken van het subsidie orgaan Gemeente zonder Gemeentehuis.

De subsidiërende overheid voorziet:

•  30% van het gesubsidieerde bedrag bij aanvang van het project
•  30% bij validatie van het eerstvolgende voortgangsrapport m.b.t. de realisatie van mijlpalen 1 (processen en architectuur uittekenen), 2 (nieuwe en vernieuwde datastandaarden), 3 (databank met verkeerssignalisatie), 6 (procesbeschrijvingen levensloop van assets) en 7 (werkend prototype).
• 40% bij validatie van het eindrapport

De over te dragen schijven naar het Agentschap Wegen en Verkeer volgen dezelfde verdeling:

• 292.500 € incl. BTW bij ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst
• 292.500 € incl. BTW bij validatie van het voorgangsrapport
• 390.000 € incl. BTW bij validatie van het eindrapport.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw