2023_BURG_00581 - Urban Youth Games - goedkeuring

burgemeester

do 30/03/2023 - 11:00 bureau burgemeester

Datum beslissing: do 30/03/2023 - 11:31

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Voorzitter

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Motivering

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63;

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid’, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Nieuwe Gemeentewet, artikel 133 en 135, §2;
• Gelet op het gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 08/02/2023 ontving ik de aanvraag van Olympic Urban Festival vzw tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Urban Youth Games, van 20/04/2023 om 08u30 tot 21/04/2023 om 17u00.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om een sportevenement voor kinderen van 5de en 6de leerjaar lager onderwijs welke doorgaat in de Blaarmeersen (Zuiderlaan 5 te Gent), op de Watersportbaan en op de Gantoise Hockey club (Noorderlaan 10 te Gent). De bedoeling is om inclusie door sport te bevorderen en sportinitiaties voor kinderen te organiseren. Het sportevent gaat door op 20 en 21 april, telkens van 8u30 tot 17u00.

Het onthaal van de kinderen wordt voorzien op het rugbyveld in de Blaarmeersen. Hier zullen een overdekt podium (4m op 6m), een geluidsinstallatie met micro en verschillende vlaggen/banners worden opgesteld.
Volgende diverse sporten worden voorzien:
• Skateboard : outdoor, op het skatepark van Blaarmeersen. Men zal nadarhekken plaatsen rond het skatepark om visibiliteit van hun partners te voorzien.
• Hockey : Outdoor, La Gantoise Hockey, geen infrastructuur behalve Urban Youth Games vlaggen
• Rooien : Outdoor, Watersportbaan
• PoullBall : Rugby terrein Blaarmeersen, nadarhekken plaatsen rond het terrein om visibiliteit van hun partners te voorzien.
• Rugby : Rugby terrein Blaarmeersen, nadarhekken plaatsen rond het terrein om visibiliteit van hun partners te voorzien.
• Frisbee : Voetbal Terrein E, Blaarmeersen, geen infrastructuur behalve vlaggen
• Tennis : Tennis terreinen van Blaarmeersen
• Fietsen : Parking van het Wielercentrum, module van Cycling Vlaanderen.
• Dance : Rugby Terrein, voor het podium dat men voor het onthaal zal gebruiken.

Er zal elektronisch versterkte geluid gespeeld worden. Er werd een geluidsafwijking aangevraagd.

Er zal een medisch post met ziekenwagen van MedPrEvent voorzien worden.

Er zal security voorzien worden door 3iSecurity, dit enkel om het materiaal gedurende de nacht te bewaken.

Er worden 525 kinderen (5de & 6de leerjaar) per dag verwacht.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan Olympic Urban Festival vzw tot organisatie van Urban Youth Games, dit van 20/04/2023 om 08u30 tot 21/04/2023 om 17u00 en mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud van toepasselijke regelgeving.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de zaal/site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• Voor activiteiten op rivieren en Gentse binnenwateren dient men de toestemming te verkrijgen van de Vlaamse Waterweg, Guldensporenpark 105 te 9820 Merelbeke.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• Zich houden aan het Koninklijk Besluit betreffende de veiligheid van speeltoestellen ( 28 maart 2001).
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.