Artikel 1
Verleent toelating aan Koninklijke Roeivereniging Sport Gent 1883 vzw tot organisatie van Halloweentocht Koninklijke Roeivereniging Sport Gent, op 28/10/2023 van 18:00 uur tot 22:00 uur, mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.
Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• Bij de inname van de openbare weg (trottoir/plein) mag geen hinder of gevaar veroorzaakt worden voor de voetgangers, passanten, andere weggebruikers en het openbaar vervoer. Er dient te allen tijde een vrije doorgang van 1.20 meter gegarandeerd worden, tenzij andere afspraken.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• Zich houden aan het politiereglement op de private ingebruikneming van de openbare weg (goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 maart 1990, laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 20 februari 2017) Dit politiereglement wordt in de gemeenteraad van december gewijzigd met inwerkingtreding 1 januari 2022 en krijgt tevens een nieuwe titel.
• Door de burgemeester wordt aangaande de identificeerbaarheid een uitzondering op artikel 31 politiereglement op de openbare rust en veiligheid (goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019) toegestaan gedurende de halloweentocht.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• Indien tijdelijke bewegwijzering wordt aangebracht dient men een speciale toelating aan te vragen bij het Mobiliteitsbedrijf (mobiliteitsbedrijf@stad.gent)
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisator dient zich te houden aan de bevelen en instructies van de politie.
• De organisatoren dienen hun medewerkers te briefen mbt het schenken van alcoholische dranken aan minderjarigen.
• De organisator dient de wetgeving rond het schenken van alcoholische drank strikt na te leven.
• Zich houden aan de wetgeving met betrekking tot slijterijen/schenken van gegiste dranken.
• Behoudens speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen, is het verboden sterke dranken te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties plaats vinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties (wet 28 december 1983).
Met occasioneel wordt bedoeld:
o het betreft een gebeurtenis van voorbijgaande aard, die maximaal tienmaal per jaar wordt georganiseerd en telkens voor niet langer dan vijftien opeenvolgende dagen doorgaat.
o Deze activiteit georganiseerd wordt door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging.
o Tentoonstellingen en jaarbeurzen zijn altijd een occasionele drankgelegenheid, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant
Indien u alcoholische dranken wenst te serveren maar niet voldoet aan de voorwaarden van een occasionele drankgelegenheid dan dient u in het bezit te zijn van een reguliere drankvergunning (vaste locatie) of een vergunning reizende drankgelegenheid (verplaatsbare bar).
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.