Terug
Gepubliceerd op 04/10/2023

2023_BURG_01984 - Daikin's 50th Anniversary event - goedkeuring
burgemeester
wo 04/10/2023 - 12:00 bureau burgemeester
Datum beslissing: wo 04/10/2023 - 11:50
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Afwezig

Filip Watteeuw, waarnemend burgemeester

Voorzitter

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau
2023_BURG_01984 - Daikin's 50th Anniversary event - goedkeuring 2023_BURG_01984 - Daikin's 50th Anniversary event - goedkeuring

Motivering

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Nieuwe Gemeentewet, inzonderheid artikel 133 en 135, §2;
• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 06/09/2023 ontving ik de aanvraag van DDMC Event Design tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Daikin's 50th Anniversary Celebration, op 12/10/2023 van 09u00 tot 23u45.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om een feest voor de 50ste verjaardag van Daikin. Daikin Europe is 50 jaar aanwezig in Europa met hoofdkantoren in Oostende, Gent en Brussel. Om dit te vieren zal men op 12/10/2023 2 VVIP evenementen organiseren in Gent: een Climate conference voor 80 personen in de voormiddag en een plenair event (speeches en klassiek concert) gevolgd door een zittende maaltijd voor 600 personen. Beide events gaan door in de gebouwen van de Bijloke concerthal (Bijlokekaai 7 te Gent) en op privé terrein van het KASK.

Op het terrein van het KASK (hoek Jozef Kluyskensstraat met Bijlokekaai) zal een grote tent met tafels en stoelen voor het zittend diner voor 600 personen worden opgesteld. Verder worden er 2 verwarmelementen, sanitair en een tent voor de keuken opgesteld. Voor het plaatsen van de tent dient men een grote kraan te plaatsen in de Jozef Kluyskensstraat. Hiervoor werd een vergunning verkregen via de dienst Innames Publieke Ruimte.

Er wordt parking voorzien op de Blaarmeersen waarna de genodigden met shuttle bussen naar de eventlocatie worden gebracht. Verder zal er ook een deel van de genodigden parkeren in de parking Savaanstraat alwaar zij ook met een shuttle naar de Bijloke worden gebracht. In de Godshuizenlaan en de Bijlokekaai wordt parkeerplaats voorzien voor het afzetten van de genodigden met de shuttles. In de Jozef Kluyskensstraat en de Bijlokekaai wordt een technische zone voorzien.

Er zal bier, wijn en champagne geschonken worden. De catering wordt voorzien door Coeur Catering.

Er is security voorzien door K9-detection.

Er is een medische dienst voorzien door Ambulancezorg Asclepius VZW.

Er worden voor dit privé event max 600 genodigden verwacht.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan DDMC Event Design tot organisatie van Daikin's 50th Anniversary Celebration, dit op 12/10/2023 van 09u00 tot 23u45 en mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• Bij de inname van de openbare weg (trottoir/plein) mag geen hinder of gevaar veroorzaakt worden voor de voetgangers, passanten, andere weggebruikers en het openbaar vervoer. Er dient te allen tijde een vrije doorgang van 1.20 meter gegarandeerd worden, tenzij andere afspraken.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden. Brandweeradvies zal na ontvangst aan de organisatie worden doorgemaild.
• Zich houden aan het politiereglement op de private ingebruikneming van de openbare weg (goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 maart 1990, laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 20 februari 2017) Dit politiereglement wordt in de gemeenteraad van december gewijzigd met inwerkingtreding 1 januari 2022 en krijgt tevens een nieuwe titel.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement en de daarmee gepaarde verkeersmaatregelen. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisator is verantwoordelijk voor het reglementair opstellen van de hem ter beschikking gestelde verkeersborden, hekken en nadarafsluitingen (met uitzondering van de reglementair door DWBW geplaatste parkeerverboden). De opstelling gebeurt zoals opgegeven door politiezone Gent.
• De inrichters dienen na het evenement ervoor te zorgen dat de verkeerssignalisatie en nadarafsluitingen op een ordentelijke manier worden weggeruimd en gestapeld
• De organisator dient zich te houden aan de bevelen en instructies van de politie.
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.
• De organisator dient toestemming te hebben van de beheerder van het KASK voor het gebruik van hun terrein.