2023_BURG_00790 - Back2Scratch Urban Sports Festival - goedkeuring

burgemeester

ma 24/04/2023 - 11:00 bureau burgemeester

Datum beslissing: ma 24/04/2023 - 11:51

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Afwezig

Filip Watteeuw, waarnemend burgemeester

Voorzitter

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Motivering

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63;

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid’, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Nieuwe Gemeentewet, artikel 133 en 135, §2;
• Gelet op het gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 10/11/2022 ontving ik de aanvraag van Hip Hop Hooray VZW tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Back 2 Scratch Urban Sports Festival, van 29/04/2023 om 11u00 tot 30/04/2023 om 02u00.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om een urban sports festival waar sport gelinkt wordt met muziek (Hip Hop) voor en door jongeren. Het festival zal doorgaan op de evenementenweide achter de Topsporthal en op het skatepark van de Blaarmeersen gelegen Zuiderlaan 14 te Gent.

Volgende Urban Sports worden voorzien:
- 3X3 Skate
Met deze 3x3 contest wil men het competitief aspect van een wedstrijd fun maken. Teams van drie, met jongeren uit de straatcultuur, nemen het tegen elkaar op in verschillende skate battles. De winnaar gaat telkens door tot wanneer die de finale wint.

- 3X3 Basketball
Ghent basketball staat in voor het organiseren van een 3x3 tornooi. Doelgroep is in de eerste plaats jongeren uit de buurt (oa uit hun eigen werking) en bij uitbreiding alle Gentenaars die graag basketten.

3X3 Breakdance
Tijdens een 3vs3 breakingdance battle zullen 8 internationale top crews het tegen elkaar opnemen, waar de eer van de crew en hun outfit op het spel staan. De verliezers van elke ronde moeten hun crew-shirts afstaan aan de winnaars. Op die manier blijft één van de oudste tradities in breaking Hip Hop levend gehouden.

Er zullen op de evenementenweide 2 podia (main stage en free stage), een breakdance zone, 2 chill zones met picknick tafels, een backstage tent, een sanitaire zone, een graffiti zone, EHBO-post, een shopstand, 2 eet/drankstanden en ingang met kassa voorzien worden. Aan het skatepark wordt een aanmeldzone, een eet/drankstand, een sanitaire zone, een foodtruck, 8-tal picknick tafels, een vrije skatezone, een wedstrijdzone en een zone voor basket voorzien. Er worden fietsenstallingen voorzien aan de achterzijde van het Huis van de Sport.

Er zal bier en sterke drank (rum, wodka, gin en whiskey) geschonken worden.

Er zal elektronisch versterkte geluid gespeeld worden. Er werd een geluidsafwijking aangevraagd.

Er zal security voorzien worden door Be Close Protection. Verder zal er ook sfeerbeheer voorzien zijn van Flow Gent.

Er zal een medische post voorzien worden door het Rode Kruis.

Er worden maximaal 2000 bezoekers toegelaten.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan Hip Hop Hooray VZW tot organisatie van Back 2 Scratch Urban Sports Festival, dit van 29/04/2023 om 11u00 tot 30/04/2023 om 02u00 en mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud van toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de zaal/site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden. Brandweeradvies werd op 12/04/2023 aan de organisatie doorgemaild.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• Indien tijdelijke bewegwijzering wordt aangebracht dient men een speciale toelating aan te vragen bij het Mobiliteitsbedrijf (mobiliteitsbedrijf@stad.gent)
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• Indien geen gebruik wordt gemaakt van een erkende bewakingsonderneming, dient een listing (met opgave van de vereiste identiteitsgegevens) van de in te zetten sfeerbeheerders (aantal volgens opgave in veiligheidsdossier organisator) uiterlijk tien dagen voor aanvang event te worden overgemaakt aan de cel private veiligheid van de politiezone Gent (PZ.Gent.DOOB.PrivateVeiligheid@police.belgium.eu)
• Indien uw VZW geen gebruik maakt van het uitzonderingsregime zoals vermeld in de wet private veiligheid, dient een listing (met opgave van de vereiste identiteitsgegevens) van de in te zetten sfeerbeheerders (aantal volgens opgave in veiligheidsdossier organisator) uiterlijk tien dagen voor aanvang van het evenement te worden overgemaakt aan de cel private veiligheid van de politiezonde Gent (PZ.Gent.DOOB. PrivateVeiligheid@police.belgium.eu).
• De organisatoren dienen hun medewerkers te briefen mbt het schenken van alcoholische dranken aan minderjarigen.
• De organisator dient de wetgeving rond het schenken van alcoholische drank strikt na te leven.
• Zich houden aan de wetgeving met betrekking tot slijterijen/schenken van gegiste dranken.
• Behoudens speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen, is het verboden sterke dranken te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties plaats vinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties (wet 28 december 1983).
Met occasioneel wordt bedoeld:
o het betreft een gebeurtenis van voorbijgaande aard, die maximaal tienmaal per jaar wordt georganiseerd en telkens voor niet langer dan vijftien opeenvolgende dagen doorgaat.
o Deze activiteit georganiseerd wordt door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging.
o Tentoonstellingen en jaarbeurzen zijn altijd een occasionele drankgelegenheid, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant
Indien u alcoholische dranken wenst te serveren maar niet voldoet aan de voorwaarden van een occasionele drankgelegenheid dan dient u in het bezit te zijn van een reguliere drankvergunning (vaste locatie) of een vergunning reizende drankgelegenheid (verplaatsbare bar).
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.