2021_BURG_01665 - Facts Fall - goedkeuring

burgemeester

wo 03/11/2021 - 11:00 bureau burgemeester

Datum beslissing: wo 03/11/2021 - 11:31

Goedgekeurd

Dit besluit handelt over een Andere.

Samenstelling

Aanwezig

Filip Watteeuw, waarnemend burgemeester

Voorzitter

Filip Watteeuw, waarnemend burgemeester

Motivering

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Gelet op het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, en haar latere wijzigingen;
• Gelet op het samenwerkingsakkoord van 14 juli 2021 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap, de Duitstalige Gemeenschap, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, het Waalse Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de verwerking van gegevens met betrekking tot het digitaal EU-COVID-certificaat, het COVID Safe Ticket, het PLF en de verwerking van persoonsgegevens van in het buitenland wonende of verblijvende werknemers en zelfstandigen die activiteiten uitvoeren in België;
• Gelet op het uitvoerend samenwerkingsakkoord van 23 juli 2021 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap, de Duitstalige Gemeenschap, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, het Waalse Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de verwerking van gegevens met betrekking tot het digitaal EU-COVID-certificaat, het COVID Safe Ticket, het PLF en de verwerking van persoonsgegevens van in het buitenland wonende of verblijvende werknemers en zelfstandigen die activiteiten uitvoeren in België;
• Nieuwe Gemeentewet, inzonderheid artikel 133 en 135, §2;
• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 19/10/2021 ontving ik de aanvraag van Easyfairs Belgium tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Facts Fall, van 06/11/2021 om 09u00 tot 07/11/2021 om 17u00.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om een jaarlijkse conventie voor comics, anime, cosplay, sciencefiction, videogames, bordspellen, fantasierijke films en tv-series. Dit gaat door in alle hallen (hal 1 tot en met 8) van Flanders Expo gelegen Maaltekouter 1 B te Gent (enkel indoor) en dit op 6 november van 10u tot 19u en 7 november van 10u tot 17u.

Er zullen in de hallen 3 podia, 2 aaneengeschakelde springkastelen (elk 480m²) en 6 eetstanden voorzien worden. Verder worden de standen van alle standhouders opgesteld. Buiten zal er een frituurwagen en een zitzone worden opgesteld op de binnenkoer van T4. Op diverse plaatsen zijn er desinfectiepalen beschikbaar.

Er worden 34.000 bezoekers verwacht verspreid over de twee dagen (waarvan 45% verkleed). Men zal hierbij werken met Covid Safe Ticket (CST). De ingang wordt voorzien in hal 8, buiten aan de ingang zal het CST gecontroleerd worden door 10 vrijwilligers (men kan uitbreiden naar 12 indien nodig). Hier worden 2 tenten van 6m op 6m voorzien. Er zullen verschillende wachtrijen opgesteld worden via slurf trussconstructie met signalisatie CST en een omroepsysteem met de melding dat de bezoekers CST en ID dienen klaar te houden. De bezoekers dienen buiten nog een mondmasker te dragen, enkel na positieve controle van CST kan men binnen het mondmasker afzetten. Er zullen 2 stewards worden ingezet voor controle buiten.
Voor de exposanten is een aparte ingang voorzien. Ook hier zal CST gecontroleerd worden door 2 vrijwilligers.
Wie geen positieve CST kan voorleggen, kan zich laten testen in de testzone die is voorzien in het restaurant in hal 8. Deze is gratis voor exposanten en crew, betalend (€ 20) voor bezoekers. Ingang en uitgang van deze via de foyer van hal 8, rechtse deuren. Eens getest moet er via buiten terug via de reguliere ingangen naar binnen gegaan worden.

De organisatie voorziet in verschillende cateringpunten in de hallen. Er zal bier en wijn geserveerd worden.

Er zal elektronisch versterkte geluid gespeeld worden (indoor).

Er is security van de firma Group 4S. Verder is er ook een hulppost van het Rode Kruis Vlaanderen aanwezig.

De dienst Centraal Wapenregister zal een controleronde doen voor opening van de beurs.

Dit betreft een massa-evenement zoals omschreven in het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken. Dit evenement kan enkel plaatsvinden mits voorafgaande toelating van de burgemeester en met naleving van de modaliteiten van het toepasselijk samenwerkingsakkoord.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan Easyfairs Belgium tot organisatie van Facts Fall, dit van 06/11/2021 om 09u00 tot 07/11/2021 om 17u00 en mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisatie dient zich te houden aan de COVID-maatregelen die op het moment van het massa-evenement van toepassing zijn. De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van deze maatregelen en van de eventuele bijkomende voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• De organisatie geeft aan dat het (uitvoerend) samenwerkingsakkoord inzake COVID Safe Ticket strikt wordt nageleefd, in het bijzonder de controle van het COVID Safe Ticket bij het betreden van het massa-evenement.
• Bij overtredingen in het kader van COVID of andere inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het massa-evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• Deze toelating van de burgemeester, die gegeven wordt in uitvoering van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020, en haar latere wijzigingen; komt niet in de plaats van de vergunningen en toelatingen die noodzakelijk zijn op basis van andere toepasselijke regelgeving.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud van toekomstige wijzigingen van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 en haar latere wijzigingen; houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus covid-19 te beperken en van andere toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de zaal/site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het massa-evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• Springkastelen dienen te voldoen aan de Europese veiligheidsnormen en dienen gekeurd en gecertificeerd te zijn volgens het “Besluit Veiligheid Attractie- en Speeltoestellen” (NEN 1176 en NEN 1177). Springkastelen dienen steeds onder direct toezicht van een verantwoordelijke te staan en alle vormen van springkastelen dienen voldoende verankerd te zijn om te weerstaan aan de heersende weersinvloeden.’
• Zich houden aan het Koninklijk Besluit betreffende de veiligheid van speeltoestellen ( 28 maart 2001).
• Door de burgemeester wordt aangaande de identificeerbaarheid een uitzondering op artikel 31 (politiereglement op de openbare rust en veiligheid goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 22 juni 2020) toegestaan gedurende Facts Fall.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het massa-evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• Wij verwijzen naar de Wet op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelers van 7 mei 1999.
• Indien geen gebruik wordt gemaakt van een erkende bewakingsonderneming, dient een listing (met opgave van de vereiste identiteitsgegevens) van de in te zetten sfeerbeheerders (aantal volgens opgave in veiligheidsdossier organisator) uiterlijk tien dagen voor aanvang event te worden overgemaakt aan de cel private veiligheid van de politiezone Gent (PZ.Gent.DOOB.PrivateVeiligheid@police.belgium.eu)
• Indien uw VZW geen gebruik maakt van het uitzonderingsregime zoals vermeld in de wet private veiligheid, dient een listing (met opgave van de vereiste identiteitsgegevens) van de in te zetten sfeerbeheerders (aantal volgens opgave in veiligheidsdossier organisator) uiterlijk tien dagen voor aanvang van het evenement te worden overgemaakt aan de cel private veiligheid van de politiezonde Gent (PZ.Gent.DOOB. PrivateVeiligheid@police.belgium.eu).
• De organisatoren dienen hun medewerkers te briefen mbt het schenken van alcoholische dranken aan minderjarigen.
• De organisator dient de wetgeving rond het schenken van alcoholische drank strikt na te leven.
• Zich houden aan de wetgeving met betrekking tot slijterijen/schenken van gegiste dranken.
• Behoudens speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen, is het verboden sterke dranken te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties plaats vinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties (wet 28 december 1983).
Met occasioneel wordt bedoeld:
o het betreft een gebeurtenis van voorbijgaande aard, die maximaal tienmaal per jaar wordt georganiseerd en telkens voor niet langer dan vijftien opeenvolgende dagen doorgaat.
o Deze activiteit georganiseerd wordt door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging.
o Tentoonstellingen en jaarbeurzen zijn altijd een occasionele drankgelegenheid, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant
Indien u alcoholische dranken wenst te serveren maar niet voldoet aan de voorwaarden van een occasionele drankgelegenheid dan dient u in het bezit te zijn van een reguliere drankvergunning (vaste locatie) of een vergunning reizende drankgelegenheid (verplaatsbare bar).
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het massa-evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.

• Specifiek voor dit massa-evenement dient de organisatie te voldoen aan volgende voorwaarden: zich houden aan de wapenwetgeving (in het bijzonder een toestemming verkrijgen van het Ministerie van Justitie voor de verkoop van vrij verkrijgbare wapens).