2021_GR_00243 - Nieuw subsidiereglement 'Samen aan Zet - Subsidiereglement voor initiatieven die ontmoeting, samenleven en emancipatie bevorderen' - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3.

Het subsidiereglement Samen aan Zet werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 januari 2020. Dit subsidiereglement was een eengemaakt reglement, gegroeid uit de reglementen van Wijk aan Zet, etnisch-culturele diversiteitsactiviteiten en -projecten, en gezondheidsprojecten. De nadruk ligt op burgerparticipatie: initiatieven vertrekken vanuit de burger, de Stad faciliteert door logistieke en financiële ondersteuning aan te bieden. Het gaat om initiatieven vanuit buurtbewoners en verenigingen die in de kern erop gericht zijn Gentenaren sterker te maken (hen te informeren, sensibiliseren, emanciperen) en/of dichter bij elkaar te brengen. 

Een aantal uitgangspunten werden vooropgesteld bij de opmaak van dit subsidiereglement:

- een brede waaier aan initiatieven ondersteunen

- bredere scope met betrekking tot doelgroepen en thema's

- administratieve vereenvoudiging: van 3 reglementen naar 1, aanvragers kunnen meer verspreid doorheen het jaar hun aanvraag doen, er wordt een forfaitair subsidiebedrag ingesteld tot maximum 500 euro via eenvoudige aanvraag voor initiatieven gericht op ontmoeting 

- werken op basis van vertrouwen

- inzetten op meer samenwerking en onderlinge uitwisseling - inzetten op verbinding (buurtgericht, doelgroepgericht)

- meer ruimte voor (inhoudelijke) ondersteuning  van aanvragers door de diensten

- meer aandacht voor experiment en vernieuwing

- efficiëntere besteding van het budget

Het reglement kwam tot stand na een intensief participatief traject. Dit traject werd voortgezet door bij de installatie van het reglement te opteren voor een pilootfase. Na de goedkeuring op de gemeenteraad van 20 januari 2020 startte de werking van Samen aan Zet op in februari 2020 en daarmee startte ook de monitoringfase. De monitoringfase was bedoeld om met de bevindingen hieruit de eerste versie aan te passen en vervolgens Samen aan Zet te finaliseren. Het participatief traject werd voortgezet door een monitoringfase te voorzien waarin dit reglement nauwgezet werd gemonitord en geëvalueerd met alle betrokken stakeholders: stedelijke diensten, aanvragers, juryleden, adviesraden en experten. De monitoringfase ging van start in februari 2020 en zou aanvankelijk één jaar duren. Corona had een impact op het aantal aanvragen van initiatieven gericht op ontmoeting, waardoor besloten werd om het monitoringjaar langer te laten lopen om de impact en de werking van het reglement beter te kunnen evalueren. De monitoringfase heeft uiteindelijk 15 maanden gelopen, van februari 2020 tot en met mei 2021. Dit proces wordt nu afgrond, zodat kan worden gestart met een nieuw reglement vanaf januari 2022. 

Tijdens de monitoringfase installeerden we een monitoringpanel samengesteld uit zowel stadsinterne als stadsexterne leden, bevroegen we gebruikers en afhakers, analyseerden we feedback van de juryleden, consulteerden we adviesraden en gebeurde er afstemming tussen verschillende betrokken stadsdiensten. 

Uit de monitoringfase kwamen volgende zaken naar voren: 

Positief: 

- de gebruikers zijn tevreden tot zeer tevreden over het reglement 

- het is positief dat het een breed reglement is vanuit verschillende doelstellingen (ontmoeten / informeren en sensibiliseren / versterken van kwetsbare groepen) 

- het uitgangspunt 'vertrouwen' wordt ook aangevoeld door de aanvragers. Aanvragers willen iets doen voor hun buurt, buren, gemeenschap... dit benaderen  we positief en willen we ondersteunen. 

- het is duidelijk wat wel en niet kan ingebracht worden bij de subsidie

- de forfaitaire categorie heeft het gewenste effect en zorgt voor administratieve vereenvoudiging 

- de input vanuit wijkmedewerkers en thematische medewerkers voor de advisering van dossiers is heel waardevol 

- werken met externe juryleden bij de beoordeling heeft een meerwaarde

- er is een apart telefoonnummer en een apart mailadres voor Samen aan Zet dat doorheen de week permanent wordt bemand, er is ook een loket voor een fysieke afspraak

Werkpunten: 

- er is nood aan meer duidelijkheid en meer handvaten: bij de opmaak van het reglement zijn er bewust weinig definities opgenomen om te kunnen uittesten. Uit de evaluaties kwam meermaals de vraag naar een definitie van termen als 'reguliere werking', 'toegankelijkheid', 'kwetsbaarheid'. Deze vragen kwamen zowel van gebruikers, juryleden als stadsdiensten. 

- de vraag om nog meer uit te gaan van vertrouwen en administratieve eenvoud: om het forfait mogelijk te maken in alle categorieën, om de lijst met 6 handtekeningen te schrappen (voor bewonersgroepen), de beperking op catering af te schaffen, de beperking op vrijwilligersvergoedingen voor 'eigen' vrijwilligers te schrappen

- aanvragers meer stimuleren om aandacht te hebben voor toegankelijkheid en diversiteit: sensibiliseren maar ook financiering mogelijk maken van bijkomende kosten 

- inzetten op verbinding, samenwerking, uitwisseling tussen aanvragers: de corona-pandemie heeft ervoor gezorgd dat dit nog onvoldoende is kunnen gebeuren

- extra inzetten op nieuwe doelgroepen en thema's, eens er na de corona-pandemie weer meer mogelijk is.

De diensten Lokaal Sociaal Beleid en Ontmoeten en Verbinden zijn belast met de controle van de uitvoering van dit reglement.

Op basis van de bevindingen uit de monitoringfase worden deze krachtlijnen naar voren geschoven voor het finale reglement van Samen aan Zet: 

1. Samen aan Zet blijft een breed reglement met verschillende doelstellingen. Het blijft een reglement voor de subsidiëring van activiteiten en projecten – niet voor de reguliere werking van organisaties. We verruimen de definitie van ‘ontmoeten’ mits aan de voorwaarde is voldaan dat een initiatief  het contact tussen burgers bevordert.
2. De doelgroep is de Gentenaar. Feitelijke verenigingen en vzw’s kunnen een aanvraag doen. 
3. We vertrekken vanuit vertrouwen en kiezen voor administratieve eenvoud: we maken geen onderscheid meer tussen verenigingen en bewonersgroepen, we schrappen de voorwaarde om 6 handtekeningen in te dienen (voor bewonersgroepen), we maken de eenvoudige aanvraag mogelijk voor alle categorieën, we schrappen de beperkingen op catering en op vrijwilligersvergoedingen voor 'eigen' vrijwilligers. 
4. Duidelijkheid en meer handvaten: we nemen duidelijke definities op in het reglement van termen als 'integrale toegankelijkheid', 'reguliere werking'... De vraag naar definities komt zowel vanuit gebruikers, juryleden als stadsdiensten.
5. We kiezen voor een degelijke en kwaliteitsvolle inhoudelijke beoordeling van de aanvragen: advisering door stadsdiensten en een externe jury voor bedragen boven de 500 euro. Ook voor de diensten is het belangrijk om de administratieve druk haalbaar te houden. We blijven daarom werken met vaste indiendata, en maken de startdatum meer concreet per indiendatum. Dit komt ook tegemoet aan de nood aan meer duidelijkheid hierover bij aanvragers.  
6. We stimuleren aanvragers meer om te werken aan toegankelijkheid en diversiteit: we maken beter duidelijk wat we daarmee bedoelen, we informeren aanvragers over hoe ze dit kunnen realiseren en we maken het mogelijk om extra financiering te vragen voor concrete kosten. 
7. De beperking van vier aanvragen per jaar voor de eenvoudige aanvraag trekken we door naar alle categorieën. Vier aanvragen per jaar is ongeveer de draagkracht van kleine en middelgrote organisaties. Zo'n beperking is ook gebruikelijk in andere reglementen. Het is tevens een manier om het beschikbare budget te managen.