2019_GRMW_00723 - Sluiten van een addendum nr. 1 aan de overeenkomst d.d. 26/06/2017 voor een deel van het onroerend goed, gelegen te Gent, Eddastraat 32 - Goedkeuring

Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, Titel VIII 'Huur'

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1

In zitting van 26 juni 2017 heeft de gemeenteraad goedkeuring verleend aan het sluiten van een overeenkomst met de nv Sabeen voor een deel van het onroerend goed, gelegen te 9000 Gent, Eddastraat 32, kadastraal bekend onder Gent, 13de afdeling, sectie B, deel van perceelnummer 395z, als opslagruimte voor erfgoedstukken (2de erfgoeddepot) voor de periode van 6 jaar en 5 maanden, ingegaan op 1 augustus 2017 om te eindigen op 31 december 2023.

In zitting van 21 december 2017 heeft het college van burgemeester en schepenen kennis genomen van de partiële splitsing door overneming tussen de nv Sabeen en de nv Ghent Handling and Distribution, waarbij alle activiteiten worden voortgezet door de nv Ghent Handling and Distribution, en bijgevolg ook de overname van de overeenkomst met de Stad Gent.

Door middel van deze overeenkomst werden een opslagruimte van 4.000 m² en een kantoorruimte van 45 m² in gebruik genomen. In het kader van deze overeenkomst doet de Stad ook beroep op de nv Ghent Handling and Distribution voor beperkte inrichtingswerken en logistieke dienstverlening ter plaatse.

Na de vele verhuisbewegingen én ondanks de vele opkuisbewegingen is nu gebleken dat de oppervlakte van 4.000 m² aan opslagruimte niet voldoende is voor de opslag van de erfgoedobjecten die niet opgenomen kunnen worden in de depotruimtes binnen de musea of in de Ghelamcoarena.

Rekening houdend met de ontwikkelingen op het vlak van de POD Logistiek is het ook wenselijk om de duur van de overeenkomst te verlengen en dit voor een periode van 2 tot 4 jaar.

Daarom werd aan de eigenaar de vraag gesteld of de resterende oppervlakte van 3.200 m² van de magazijnruimte tevens in gebruik kan worden genomen én of de duur van de overeenkomst kan worden verlengd met een periode van 2 jaar, met een verlengingsoptie voor nog eens een periode van 2 jaar.

De eigenaar is bereid op de vraag van de Stad in te gaan onder de volgende modaliteiten:

• De duur van de overeenkomst wordt verlengd tot en met 31 december 2025 en de Stad beschikt over de mogelijkheid om nadien te verlengen met een periode van 2 jaar, tot en met 31 december 2027, onder dezelfde voorwaarden.
• Tijdens de periode tot 31 december 2025 is vroegtijdige opzegging niet mogelijk. Tijdens de verlengingsperiode van 2 jaar tot 31 december 2027 kunnen beide partijen wel een einde stellen aan de overeenkomst mits het respecteren van een opzegtermijn van twaalf maanden.
• De volledige oppervlakte van 7.200 m² wordt in gebruik gegeven tegen een vergoeding van € 2,91/m²/maand (excl. 21% BTW).
• De beveiliging van de opslagruimte dient te worden aangepast waarvoor de Stad een eenmalige kost van € 9.926,40 (excl. 21% BTW) dient te dragen.
• Voor het vrijmaken van de bijkomende opslagruimte dient de Stad ook een eenmalige kost van € 3.866,98 (excl. 21% BTW) te dragen.
• Op vraag van de Stad wordt de schoonmaak van de opslagruimte aangepast. Vanaf 1 januari 2020 zal een viermaandelijkse schoonmaak (3 maal per jaar) van de opslagruimte uitgevoerd worden waarbij op jaarbasis tweemaal het poetsprogramma 1 voor een eenheidsprijs van € 955,00 (excl. 21% BTW) en eenmaal het poetsprogramma 2 voor een eenheidsprijs van € 1.910,00 (excl. 21% BTW) uitgevoerd zullen worden.

De Dienst Vastgoed heeft de voorgestelde modaliteiten onderzocht en kan stellen dat op deze manier een verlaging van ca. 9% van de prijs per m² per maand (excl. 21% BTW) voor de opslagruimte wordt gerealiseerd, alsook dat de eenmalige kosten marktconform zijn.

De overige modaliteiten van de overeenkomst d.d. 26/06/2017 blijven ongewijzigd. Dit betekent o.m.:

• Voor de kantoorruimte blijven de oppervlakte (45 m²), de tot op heden geïndexeerde vergoeding (€ 5,61/m²/maand (excl. 21% BTW)), het regime (maandelijks) en de vergoeding (€ 150,00/maand) voor de schoonmaak ongewijzigd.
• De lasten, zoals provinciale belasting, onroerende voorheffing en bedrijfsvestigingsheffing, zullen pro rata toenemen met de toegenomen oppervlakte.
• Ook de nutsvoorzieningen zullen pro rata toenemen met de toegenomen oppervlakte.
• De vergoedingen voor de installatie en het gebruik van het diefstalalarm en het badgecontrolesysteem blijven ongewijzigd.
• De logistieke dienstverlening ter plaatse gebeurt verder onder dezelfde modaliteiten.

In overleg met Cultuur, het AGB Kunsten en Design en het AGB Erfgoed acht de Dienst Vastgoed het wenselijk om de bijkomende opslagruimte in gebruik te nemen en de overeenkomst te verlengen onder de voorgestelde modaliteiten.

Daartoe zal een addendum nr. 1 aan de oorspronkelijke overeenkomst d.d. 26/06/2017 worden gesloten.

Dit addendum nr. 1 wordt door middel van dit besluit ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.

De bedragen in onderstaande tabel bevatten zowel de bedragen voor het gebruik van de huidige loods van 4.000 m² en kantoorruimte van 45 m² tot en met 31 december 2023 (conform de overeenkomst d.d. 26/06/2017), alsook de bedragen voor de uitbreiding van de loods met 3.200 m² en de verlenging tot en met 31 december 2025, met een verlengingsoptie tot en met 31 december 2027 (conform het addendum 1 dat ter goedkeuring wordt voorgelegd).

Vanaf 2020 tot en met 2025, en ook tot en met 2027, dient er jaarlijks nog €148.228,00 te worden voorzien in het meerjarenplan.

Niet van toepassing