Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikels 42, § 3 en 43, § 2, 2°.
In het kader van het Project Optimalisatie Zalenverhuur werden het bestaande algemeen huishoudelijk reglement voor de terbeschikkingstelling van zalen, alsook de bijzondere huishoudelijke reglementen voor de verschillende zalen aan een praktische, juridische en toekomstgerichte analyse onderworpen.
In deze opmaakfase werd met de verschillende betrokken diensten en kabinetten overlegd om tot stadsbreed gedragen ontwerpreglementen te komen die vorm geven aan een uniforme en vereenvoudigde aanvraagprocedure, verduidelijking van de rechten en plichten van de aanvrager van een zaal, etc.
Dit resulteert in de ontwerpen van het nieuw algemeen huishoudelijk reglement en van de nieuwe bijzondere huishoudelijke reglementen.
Het is wenselijk dat deze reglementen pas in werking treden wanneer het digitale systeem voor de (ver)werking van de vereenvoudigde aanvraagprocedure, voorhanden is. De datum van inwerkingtreding dient dan ook naderhand bepaald te worden door het college van burgemeester en schepenen, zoals bepaald wordt in het laatste artikel van ieder nieuw reglement. Anderzijds is het niet wenselijk om, bij eventuele vertraging in de opmaak van het digitale systeem, de inwerkingtreding van de nieuwe verduidelijkte reglementen voor onbepaalde duur uit te stellen. Daarom wordt in de voornoemde artikels evenzeer bepaald dat de uiterlijke datum van inwerkingtreding 31/12/2017 zal zijn.
Tevens vermelden de nieuwe reglementen clausules m.b.t. 1) de opheffing van de bestaande reglementen, op datum van de inwerkingtreding van de nieuwe reglementen en 2) overgangsbepalingen, wat betreft de aanvragen die werden ingediend vóór de inwerkingtreding van de nieuwe reglementen.
De ontwerpreglementen werden voor advies aangeboden aan de betreffende stedelijke adviesraden. Hun advies, eventuele opmerkingen en het feit dat bepaalde adviesraden afzien van het geven van advies, wordt vermeld in de betreffende afdeling van dit besluit.
De goedkeuring van de nieuwe reglementen impliceert dan ook de opheffing van de bestaande reglementen, dit alles op de datum van inwerkingtreding die naderhand door het college van burgemeester en schepenen zal worden bepaald en uiterlijk op 31/12/2017.
Voor de volledigheid vermelden wij dat later nog een bijzonder huishoudelijk reglement zal worden opgesteld voor het gebruik van de leslokalen in het Natuur- en Milieucentrum De Bourgoyen. Deze lokalen vallen sinds kort onder het beheer van de Groendienst; op heden is de gewenste toekomstige werkwijze voor het ter beschikking stellen ervan nog onduidelijk. Het is echter niet wenselijk om de goedkeuring van het algemeen huishoudelijk reglement en de andere bijzondere huishoudelijke reglementen uit te stellen tot het moment waarop de situatie voor voornoemde leslokalen is opgehelderd. Het toekomstige bijzonder huishoudelijk reglement voor NMC Bourgoyen zal dan ook in afzonderlijke besluitvorming aan de gemeenteraad worden voorgelegd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de nieuwe reglementen goed te keuren.
Het advies wordt gevolgd.
De Stedelijke Adviesraad voor Personen met een Handicap ziet af van het geven van advies.
De Stedelijke Seniorenraad ziet af van het geven van advies.
Het advies wordt gedeeltelijk gevolgd:
1) De vermelding 'tapvergunning' werd geschrapt in artikel 5 §5, a van het Algemeen huishoudelijk reglement, conform het advies van de Jeugdraad. Jeugdraad merkt terecht op dat het stadsbestuur onlangs besloot om het moraliteitsattest voor evenementen te schrappen.
2) De aanvraagtermijn bepaald in artikel 6 §1, b van het Algemeen huishoudelijk reglement (zijnde minstens vier weken voor de gewenste datum van ingebruikname) kan niet worden aangepast.
Gedurende de vele overlegmomenten met de betrokken diensten en kabinetten werden de verschillende pistes omtrent de aanvraagtermijn veelvuldig besproken en getoetst aan de wenselijkheid en praktische haalbaarheid. Zo werd ook de mogelijkheid besproken om in het reglement een uitzondering te voorzien op de standaardtermijn van vier weken. Deze optie werd echter unaniem verworpen aangezien dit praktisch niet wenselijk bleek. Het reglement voorziet wel een uitzondering om een last-minute aanvraag in onverwachte omstandigheden te kunnen aanvaarden, bijvoorbeeld voor een begrafenis, een activiteit in het kader van een ramp, etc.
3) Artikel 2 §3, b van het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen beheerd door de Jeugddienst werd aangepast, conform het advies van de Jeugdraad:
De bewoordingen ‘(live) optredens en andere activiteiten met versterkte muziek’ werden vervangen door '(live) optredens en andere activiteiten waarbij het geluid 85 decibel overschrijdt‘.
Dit alles werd meegedeeld aan de Jeugdraad per mail van 6 april 2017.
Het advies wordt gedeeltelijk gevolgd:
1) De aanvraagtermijn bepaald in artikel 6 §1, b van het Algemeen huishoudelijk reglement (zijnde minstens vier weken voor de gewenste datum van ingebruikname) kan niet worden aangepast.
Gedurende de vele overlegmomenten met de betrokken diensten en kabinetten werden de verschillende pistes omtrent de aanvraagtermijn veelvuldig besproken en getoetst aan de wenselijkheid en praktische haalbaarheid. Zo werd ook de mogelijkheid besproken om in het reglement een uitzondering te voorzien op de standaardtermijn van vier weken. Deze optie werd echter unaniem verworpen aangezien dit praktisch niet wenselijk bleek. Het reglement voorziet wel een uitzondering om een last-minute aanvraag in onverwachte omstandigheden te kunnen aanvaarden, bijvoorbeeld voor een begrafenis, een activiteit in het kader van een ramp, etc.
2) AD REM adviseert dat het niet wenselijk is om de zaalreservaties steeds te laten beslissen door het college van burgemeester en schepenen.
Daarmee gaan wij akkoord. Na goedkeuring van de reglementen zullen ontwerpbesluiten voor mogelijke delegaties en subdelegaties worden besproken met het college van burgemeester en schepenen en de stadssecretaris, op grond waarvan.
Daarom vermeldt artikel 6 §2, c van het Algemeen huishoudelijk reglement dat de beslissing over de ingebruikname wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen of de ambtenaar aan wie deze bevoegdheid is gedelegeerd.
3) AD REM vraagt welke maatregelen de Stad kan treffen wanneer de non-discriminatieclausule niet wordt nageleefd.
Dit dient van geval tot geval te worden bekeken, afhankelijk van de aard en de omvang van de inbreuk. Zo kan de Stad bijvoorbeeld - conform artikel 10 §2 van het Algemeen huishoudelijk reglement - beslissen om gedurende 2 jaar geen zalen meer ter beschikking te stellen aan een gebruiker die deze clausule ernstig overtreedt.
4) AD REM vraagt of het project 'sleuteldragers' nog loopt en eventueel wordt uitgebreid, zodat de infrastructuur vaker ter beschikking kan worden gesteld.
Wij antwoorden dat het proefproject sleuteldragers inderdaad nog steeds loopt en periodiek wordt geëvalueerd en indien mogelijk uitgebreid, om de infrastructuur optimaal ter beschikking te kunnen stellen.
Dit alles werd meegedeeld aan AD REM per mail van 7 maart 2017.
Keurt goed het Algemeen huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen van de Stad Gent, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen beheerd door de Cultuurdienst, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen beheerd door de Jeugddienst, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen in scholen en kinderopvanginitiatieven van de Stad Gent, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen beheerd door Dienst Ontmoeten en Verbinden, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Keurt goed het Bijzonder huishoudelijk reglement voor het gebruik van zalen in de Historische Huizen, zoals gevoegd in de bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.