Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.
De Vlaamse Regering besliste op 21 december 2012 tot de oprichting van een Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA), dat als vereniging in oprichting heeft gehandeld waarbij de werking tussentijds en tot 31 december 2015 werd ondersteund door iMinds. Op 9 december 2015 werd de vzw VIAA opgericht, met zetel te 9000 Gent, Sassevaartstraat 46/209. Het VIAA heeft als doelstelling en kerntaak om in te staan voor de bewaring, digitalisering en ontsluiting van het Vlaamse digitale erfgoed. Zijn opdracht is om nog niet gedigitaliseerde collecties van de Vlaamse media-, cultuur- en erfgoedsector verder te digitaliseren, en om gedigitaliseerde of digitaal geboren bestanden duurzaam te bewaren en beschikbaar te maken voor doelgroepen zoals onderwijs, bibliotheken en onderzoek.
Archief Gent beschikt over een bijzondere collectie audiovisueel materiaal, dat grotendeels nog niet gedigitaliseerd is. De collectie werd door het Stadsarchief opgebouwd vanaf 1976 met de jaarlijkse aankoop door de Stad Gent van de bioscoopjournaals Gentse Filmaktualiteiten, later het Regionaal Filmjournaal van het productiehuis Daska. Deze filmcollectie werd verder aangevuld met audiovisueel materiaal (video en audio) overgedragen door stadsdiensten of geschonken door derden.
De digitalisering van het audiovisuele collectie van Archief Gent is nodig, en in sommige gevallen zelfs urgent, voor de goede bewaring van de (analoge) audiovisuele dragers en de ontsluiting van hun inhoud. Analoge audiovisuele collecties zijn kwetsbaar omdat ze bijzondere, dure bewaaromstandigheden, zoals zeer lage temperatuur, vereisen en onderhevig kunnen zijn aan autonoom verval, zoals het azijnsyndroom bij films en magneetbanden. Audiovisueel materiaal op analoge dragers is ook moeilijk te consulteren omdat de gepaste, historische afspeelapparatuur in veel gevallen niet meer beschikbaar is. Ook de graad van ontsluiting is nog laag omdat de metadata (inhoudelijke en technische informatie over het materiaal) in vele gevallen ontbreken of onvolledig zijn. Slechts een klein deel van het materiaal werd eerder gedigitaliseerd.
De digitalisering, annotering (metadatering) en digitale opslag van audiovisueel materiaal vergt echter veel middelen en zeer specifieke kennis en expertise. Door samen te werken met VIAA kan Archief Gent een beroep doen op de geaccumuleerde kennis en expertise van deze instelling. Door het bundelen van de collecties van vele tientallen Content Partners (CP's), waaronder culturele (erfgoed)instellingen, zoals Archief Gent, mediaorganisaties en overheidsinstanties, en het uitbesteden van de digitaliseringsopdrachten aan gespecialiseerde dienstverleners voor elke type drager afzonderlijk, kan VIAA dankzij de verworven schaalgrootte de beste voorwaarden bedingen bij de aanbieders van diensten voor de digitalisering, opslag en ontsluiting van het audiovisuele materiaal. Bovendien rekent VIAA maar 15 % van de reële opslagkosten door aan de CP's en is de eerste 5 TB gratis. Omdat de gedigitaliseerde collectie van Archief Gent naar schatting 225 TB omvat, levert dit kostenmodel een aanzienlijke besparing op ten opzichte van alternatieve modellen van digitale opslag. Gezien het ICT-luik zal Digipolis hierbij worden betrokken zodat de betaling van facturen vanwege VIAA vanuit het stedelijk ICT-budget kan worden verantwoord.
In ruil voor de digitalisering en de bewaring van de digitale collectie van Archief Gent door het VIAA kan het die digitale collectie gebruiken, binnen de voorwaarden omschreven in de samenwerkingsovereenkomst, met het oog op het realiseren van de ontsluitingsopdracht van het VIAA en het verder valoriseren van de collectie.
Deze overeenkomst treedt in werking op datum van ondertekening ervan en loopt tot 31 december 2025. Ze wordt daarna automatisch stilzwijgend verlengd telkens voor een periode van 1 jaar tenzij een van de partijen uiterlijk 6 maand voor het verstrijken van het jaareinde door middel van een aangetekend schrijven heeft laten weten de overeenkomst niet te willen verlengen.
Keurt goed de samenwerkingsovereenkomst, zoals gevoegd in bijlage en die integraal deel uitmaakt van deze beslissing, met vzw VIAA, Sassevaartstraat 46/209, 9000 Gent, voor de digitalisering, bewaring en ontsluiting van de audiovisuele collectie van Archief Gent.