Samenwerkingsovereenkomst herinrichting van het station en de stationsomgeving van Gent Sint-Pieters van 6 juli 2004, artikel 12 - beheer na realisatie.
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in het bijzonder artikel 2, 4° juncto 15 en artikel 38.
1. Zoneringsplan station Gent Sint-Pieters begane grond dd. 17/12/2013
2. Zoneringsplan station Gent Sint-Pieters niveau -1 dd. 17/12/2013
3. Tabel zonale indeling station Gent Sint-Pieters dd. 25/11/2013
Deze drie bijlagen maken eveneens integraal deel uit van de Samenwerkingsovereenkomst.
Stukken uit het gemeenteraadsdossier die niet digitaal raadpleegbaar zijn, liggen zodra de agenda is verstuurd, ter inzage bij de Dienst Bestuursondersteuning. Deze stukken zijn tijdens de vergadering raadpleegbaar in de gemeenteraadszaal. Afschriften van grote plannen en documenten buiten formaat worden in één exemplaar aan het fractiesecretariaat bezorgd wanneer hierom wordt verzocht. Bijkomende exemplaren worden bezorgd tegen kostprijs (cfr. Huishoudelijk reglement art.20)
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, §1
Op 6 juli 2004 hebben de Stad Gent, NMBS, De Lijn, het Vlaamse Gewest en Eurostation een Samenwerkingsovereenkomst afgesloten betreffende de herinrichting van het station en de stationsomgeving van Gent Sint-Pieters. Deze overeenkomst heeft in algemene termen de rechten en plichten vastgelegd van voormelde partijen, die zich ertoe verbonden hebben om samen een globaal en geïntegreerd project te realiseren, in een multidisciplinaire samenwerking.
Artikel 12 van de overeenkomst legt een aantal basisbeginselen vast inzake beheer na realisatie. In de eerste plaats wordt het beheer van wegen, kunstwerken, gebouwen of inrichtingen eigen aan de uitvoering van de opdracht in principe waargenomen door de overheid waartoe de betreffende infrastructuur behoort. De Stad staat aldus in voor de openbare pleinen en de stedelijke wegenis met aanhorigheden en aanplantingen en de middels overeenkomst ingelijfde wegenis. Ditzelfde principe wordt aangehouden voor het Vlaamse Gewest, de NMBS en De Lijn.
Verder moeten voor het beheer van gemeenschappelijk delen afzonderlijke overeenkomsten worden opgemaakt door betrokken partijen.
Het project evolueert snel en de resultaten worden steeds meer zichtbaar. Vandaag zijn er reeds een aantal infrastructuren, constructies en installaties afgewerkt en in dienst gesteld zodat afspraken tussen de projectpartners inzake beheer en onderhoud zich opdringen. Enerzijds is er nood aan dagelijks beheer, dat zowel alle facetten van het facilitaire beheer omvat (o.a. sleutel- en logistiek beheer, beheer van energie en nutstellers, up to date houden van de elektronische as built-dossiers, brandpreventie) als het gewone onderhoud dat ertoe strekt de goede werking in al haar aspecten van de installaties, constructies of infrastructuren te garanderen (o.a. periodieke reiniging, afval- en groenbeheer, kleine herstellingen, periodiek onderhoud van technische installaties, sneeuwruimen en zoutstrooien). Anderzijds zal het na verloop van tijd ook noodzakelijk zijn om de installaties, constructies en infrastructuren structureel te onderhouden, om ze met oog op een langere levensduur te verbeteren, aan te passen aan veranderende behoeften of te vernieuwen.
De samenwerkingsovereenkomst die u heden ter goedkeuring wordt voorgelegd, geeft een voorlopige uitwerking aan hoger vermeld artikel 12 van de Samenwerkingsovereenkomst van 2004 en legt een aantal principes vast evenals de rechten en verplichtingen van de NMBS, Infrabel nv, Stad Gent en De Lijn, in het bijzonder de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden inzake dagelijks beheer (met inbegrip van gewoon onderhoud) en structureel onderhoud, de algemene samenwerkingsmodaliteiten en de financieringsprincipes. De afspraken zijn voorlopig omdat het project vandaag nog in uitvoering is en nog niet alle noden en omstandigheden gekend zijn. Op termijn zal een integrale en definitieve regeling in de plaats worden gesteld.
De stuurgroep van project Gent Sint-Pieters onder voorzitterschap van de burgemeester wordt in de overeenkomst alvast gemachtigd om de voorlopige regeling van toepassing te verklaren op bijkomende infrastructuren, constructies en installaties, naarmate deze afgewerkt zijn en in dienst worden gesteld.
Al geruime tijd geleden hebben de projectpartners het projectgebied ingedeeld in genummerde zones, zijnde logische gehelen met oog op het beheer. Deze oefening heeft geresulteerd in twee zoneringsplannen, één van de begane grond en één van niveau -1 en een tabel zonale indeling. Per zone wordt de toekomstige eigenaar en de beheerder aangeduid. Partijen hebben weliswaar een consensus bereikt over deze documenten maar zij werden nog niet formeel goedgekeurd door de respectieve bevoegde organen. Aangezien de zonale indeling de basis vormt voor de afspraken in de voorliggende samenwerkingsovereenkomst, worden zowel de zoneringsplannen als de tabel zonale indeling er als integrale bijlage in opgenomen.
Het projectgebied wordt gekenmerkt door een veelheid aan eigenaars en beheerverantwoordelijken, wat het beheer na realisatie complex maakt. Om tijd en kosten te besparen en tevens uit puur praktische overwegingen, is samenwerking tussen de betrokken projectpartners daarom sterk aangewezen. Partijen hebben gezocht naar een soepele en praktisch werkbare oplossing en dit binnen de randvoorwaarden van de vigerende wetgeving, de overheidsopdrachtenwetgeving in het bijzonder.
De krachtlijnen van de samenwerkingsovereenkomst zijn de volgende:
In principe staat de eigenaar van een infrastructuur, constructie of installatie in voor het dagelijks beheer (met inbegrip van het gewone onderhoud) en het structurele onderhoud. In sommige gevallen is een andere partij dan de eigenaar belast met en verantwoordelijk voor één of meerdere van deze aspecten. In principe neemt elke verantwoordelijke partij op eigen kosten de noodzakelijke maatregelen en beslist zij autonoom over de realisatie van bepaalde taken in eigen beheer of door derden, mits naleving van de overheidsopdrachtenwetgeving.
Partijen kunnen omwille van praktische, technische of administratief-economische redenen welomschreven beheers- en/of onderhoudstaken overdragen/delegeren aan een andere partij en dit voor bepaalde of onbepaalde tijd. De aldus aangewezen partij treedt op als gedelegeerde beheerder in eigen naam doch voor rekening van de beheerder tot wiens oorspronkelijke bevoegdheid/verantwoordelijkheid de gedelegeerde taken behoren. Verschillende partijen bij de overeenkomst kunnen op deze wijze aangeduid worden als gedelegeerd beheerder. Juridisch wordt een gecombineerde toepassing gemaakt van de klassieke samengevoegde opdracht en de figuur aankoopcentrale.
De gedelegeerd beheerders besteden de hen overgedragen taken in principe uit via overheidsopdrachten, zonder dat voor elke (stap of wijziging van de) opdracht nog de goedkeuring van de betrokken cofinancierende partijen is vereist (zoals eerder het geval is bij een klassieke samengevoegde opdracht) op voorwaarde dat de vooraf door betrokken partijen goedgekeurde jaarbudgetten gedelegeerd beheer niet worden overschreden (zie verder hierover).
Uitzonderlijk en mits grondige motivering kan de gedelegeerd beheerder bepaalde gedelegeerde taken in eigen beheer uitvoeren of op uitdrukkelijke vraag van één of meerdere partijen aanvullende prestaties leveren, beide vergoed tegen kostprijs. De algemene lasten en onkosten die gepaard gaan met de rol van gedelegeerd beheerder worden door elke cofinancierende partij vergoed met een jaarlijkse forfaitaire beheersvergoeding.
De zones waarvoor partijen in gedelegeerd beheer voorzien, worden stelselmatig opgenomen in de Overzichtstabel gedelegeerd beheer, die bij de overeenkomst wordt gevoegd en er integraal deel van uitmaakt. Daarin worden de gedelegeerde taken duidelijk omschreven alsook de verdeling van de kosten bepaald. De overzichtstabel zoals ze bestaat op datum van goedkeuring van de overeenkomst wordt mee goedgekeurd met de overeenkomst. Naderhand wordt zij stelselmatig aangevuld en geactualiseerd door de Stuurgroep (daartoe gemachtigd in de overeenkomst) naarmate de voortgang van het project.
Aangezien het Vlaamse Gewest geen beroep zal doen op de mogelijkheid om beheerstaken te delegeren en evenmin zelf zal optreden als gedelegeerd beheerder voor rekening van andere partijen, is zij geen partij bij onderhavige samenwerkingsovereenkomst.
Elke gedelegeerde beheerder maakt twee maal per jaar een overzicht op van de voor dat jaar geplande taken gedelegeerd beheer en daarmee gepaard gaande kosten (overzicht + raming incl. reserve van de overheidsopdrachten, prestaties in eigen beheer en aanvullende prestaties en forfaitaire beheersvergoeding) en dit per cofinancierende partij, één maal bij begin van het jaar en één maal halverwege bij wijze van actualisatie. De gedelegeerd beheerder maakt dit jaarbudget ter goedkeuring over aan de respectieve cofinancierende partijen.
Na goedkeuring door de betrokken cofinancierende partijen, wordt het jaarbudget bindend voor de gedelegeerde beheerders in die zin dat het niet overschreden mag worden. Het jaarbudget gedelegeerd beheer ten laste van de Stad, wordt in uitvoering van deze overeenkomst goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen (na visum van de financieel beheerder uiteraard).
Dienen er zich toch wijzigingen aan die dreigen het goedgekeurde jaarbudget voor een welbepaalde cofinancierende partijen te overschrijden (door bijkomende taken of wijzigingen van de gedelegeerde beheerstaken), dan maakt de gedelegeerd beheerder tijdig een geactualiseerd jaarbudget op en legt dit onverwijld ter goedkeuring voor aan de betrokken cofinancierende partij (cfr. hoger, voor de Stad goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen na visum van de financieel beheerder). Facturen kunnen in principe niet betaald worden indien zij niet gedekt zijn door een goedgekeurd jaarbudget gedelegeerd beheer.
Gedelegeerde beheerders factureren per kwartaal door aan de betrokken cofinancierende partijen. Voor een goede opvolging van het gedelegeerd beheer en de samenwerking in het algemeen, voorziet de overeenkomst in rapportering en periodiek overleg.
De Stad Gent zal in toepassing van de samenwerkingsovereenkomst ettelijke van haar onderhouds- en beheerstaken laten uitvoeren door gedelegeerd beheerder NMBS. Daarvan werd een indicatieve raming opgemaakt voor de periode 2014 tot en met 2019, die als informatieve bijlage bij dit besluit wordt gevoegd.
Voor definities en verdere details, wordt verwezen naar de Samenwerkingsovereenkomst zelf, die integraal deel uitmaakt van dit besluit.
Keurt goed de "Samenwerkingsovereenkomst in het kader van het project Gent Sint-Pieters Voorlopige regeling beheer en onderhoud van in dienst gestelde infrastructuren, constructies en installaties", tussen NMBS, Infrabel nv, Stad Gent en De Lijn, die als bijlage bij dit besluit is gevoegd en er integraal deel van uitmaakt.