2014_RMW_00368 - Aanstellen externe partner voor de ondersteuning bij functiewegingen en -classificaties - Goedkeuring gunning en lastvoorwaarden - Goedkeuring

In 2009 werd via een overheidsopdracht een externe partner (en methodiek) gezocht om ons te begeleiden een functieweging en billijkheidsonderzoek door te voeren binnen de ganse organisatie. Op 14 december 2009 werd deze opdracht toegewezen aan de HayGroup. De methodiek, aanpak, ervaring binnen de openbare sector en benchmarkmogelijkheden werden substantieel hoger gequoteerd. De opdracht resulteerde in 2010 in een optimalisatie van de organisatiestructuur en een valorisering van de functieniveaus. Hierdoor werd een raamwerk van functies gecreëerd dat de basis vormde voor een personeelsformatiewijziging.

De voorbije jaren werden heel wat nieuwe functies geïntroduceerd in de organisatie. Daarnaast is de functie-inhoud van een aantal functies geëvolueerd. Hiervoor werd telkens beroep gedaan op de Hay Group en hun unieke methodiek om het bestaande raamwerk bij te sturen en te onderhouden. Ook voor volgende jaren zal dit onderhoud nodig zijn. Bijkomend zal er in het kader van de reorganisatie en samenwerking met de Stad Gent ook werk dienen gemaakt te worden van een nieuwe departementale structuur met onderliggende dienstenstructuur en functieclassificatie. Het is dus aangewezen om bepaalde oefeningen te kiezen voor een gezamenlijk traject binnen de Groep Gent met als uitgangspunt (en dus schaaleffect) de eerder gemaakte oefeningen binnen OCMW Gent.

 Zoals hierboven reeds aangegeven, werd bij de initiële oefening rond functieweging en billijkheidsonderzoek een aanbesteding uitgeschreven en bleek de HayGroup de duidelijk te prefereren kandidaat voor deze opdracht. De keuze voor deze methodiek blijkt ook in de vervolgstappen (onderhoudsprocedure functieclassificatie) zijn sterkte te bewijzen.  Ook voor de volgende stappen blijft het noodzakelijk de methodiek en wegingscriteria rond functieweging en organisatiedesign van de Hay Group verder te gebruiken. Dit is de enige mogelijkheid om het geheel aan opgebouwde classificatie en gemaakte investeringen van de voorbije jaren te behouden. We stellen dan ook voor om overeenkomstig artikel 26, § 1, 1° f van de wet overheidsopdrachten van 2006 (de opdracht kan slechts door één bepaalde inschrijver worden uitgevoerd om redenen van: technische aard) de opdracht bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toe te wijzen aan de Hay Group.

De inschrijver heeft op basis van het bestek met nr. FM/2014/267 een offerte ingediend. Beide documenten zijn in bijlage toegevoegd. Het bestek en de offerte zijn zo opgemaakt dat het OCMW Gent de komende 4 jaar de keuze heeft tussen verschillende mogelijke opties, al dat niet autonoom of in samenwerking binnen de Groep Gent. Het OCMW Gent kan m.a.w. vrij kiezen wat ze opportuun acht om te bestellen: 

1. Optie 1: Topstructuur Groep Gent in kaart brengen;
2. Optie 2: Organisatie-analyse van een departement (langdurig traject);
3. Optie 3: Organisatie-analyse van een departement (beperkt);
4. Optie 4: Functieweging (nieuwe weging, onderhoud van wegingen) uitvoeren. 

Hiernaast vragen we ook de dagprijzen consultancy van de Hay Group zodat we, indien we dit nodig achten, er op afroep gebruik van kunnen maken. In bijlage kun je van deze opties een gedetailleerde prijsstructuur terugvinden.
Bij de vergelijking tussen de ingediende prijzen en de gehanteerde prijzen in vorige opdracht merken we geen wezenlijk prijsverschil op.

Het is de bedoeling van de wetgever om via de regelgeving overheidsopdrachten iedere aannemer, leverancier of dienstverlener gelijke kansen te bieden om in te schrijven op een overheidsopdracht en zo de concurrentie optimaal te laten spelen. Dit is de algemene regel waarrond de gehele wetgeving is gebouwd. De wetgever heeft echter ook ingezien dat in sommige gevallen het niet anders kan dan de markt te beperken. Één van die gevallen is de situatie waarbij een aanbestedende overheid, door het op de markt plaatsen van een opdracht, een andere dienstverlener zou moeten aanstellen waardoor aanzienlijke reeds gemaakte investeringen (financiën, tijd, ...) verloren gaan.

In dit concrete geval heeft het OCMW van Gent samen met de Hay Group de voorbije jaren een bepaalde methodiek ontwikkeld die enkel en alleen door de Hay Group kan/mag toegepast worden. Er is ook een grote tevredenheid over het huidige systeem. Bij marktonderzoek naar andere systemen blijken deze op vandaag minder interessant.
Bij overschakeling naar een ander systeem zouden enerzijds de reeds gemaakte kosten verloren gaan en anderzijds zou de cost of change zeer hoog zijn.
Er is ook nagegaan of de opgegeven prijzen redelijk zijn en er geen misbruik wordt gemaakt van de monopoliepositie die de Hay Group in dat geval heeft.
Dit blijkt niet het geval. De prijs die de Hay Group heeft opgegeven blijkt in verschillende gevallen vergelijkbaar met de prijzen die zijn opgegeven in 2010. In een aantal gevallen zijn de prijzen zelfs goedkoper.

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

gelet op het Decreet van 19 december 2008 (BS 24/12/2008) betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 (BS 29 april 2009) houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; 

gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen;

gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

gelet op het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

gelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.