Burgers hebben de wettelijke mogelijkheid om op grond van het principe van openbaarheid van bestuur inzage of toelichting te vragen met betrekking tot bestuurlijke documenten. De Vlaamse informatiewebsite ter zake (zie https://www.vlaanderen.be/uw-overheid/informatie-voor-overheden/openbaarheid-van-bestuur) vermeldt over de manier van aanvragen het volgende: “U kunt bestuursdocumenten opvragen door een e-mail of brief te sturen naar de overheidsinstantie die het bestuursdocument bezit, of via een webformulier als dat beschikbaar is. Bestuursdocumenten telefonisch aanvragen is niet mogelijk.” De overheid in kwestie heeft dan een termijn van 20 kalenderdagen om een antwoord te bezorgen.
De Gentse stadswebsite bevat een pagina over het opvragen van bestuursdocumenten (zie https://stad.gent/nl/over-gent-stadsbestuur/stadsbestuur/wat-doet-het-bestuur/samen-stad-maken/samen-weten/bestuursdocumenten-opvragen), waar tegelijk ook een aanvraagformulier ter beschikking wordt gesteld (zie https://apidg.gent.be/supporting/dss-public/v1/sharedfiles/01c51bde-90a1-44c2-a669-b465aff502e5).
De praktijk leert echter dat burgers soms rechtstreeks aan het college in zijn geheel of aan één van de individuele collegeleden of eventueel aan een stadsdienst hun vraag richten om inzage in een bestuursdocument te bekomen. Dat doen ze dan bijvoorbeeld via email, conform de manier die op de Vlaamse infowebsite wordt beschreven. De praktijk leert ook dat dergelijke aanvragen via mail volledig onbeantwoord kunnen blijven: er volgt noch een inhoudelijk antwoord, noch een doorverwijzing van de burger naar het online-aanvraagformulier. Met als resultaat dat de burger achter blijft zonder het antwoord waarop hij of zij nochtans recht heeft.
1. Is de burgemeester het eens dat elke vraag tot inzage in bestuursdocumenten op grond van het principe van openbaarheid van bestuur dient beantwoord te worden, indien al niet met een inhoudelijk antwoord dan toch minstens via een doorverwijzing naar het beschikbare online-formulier?
2. Welk beleid hanteert het stadsbestuur met betrekking tot opvragingen van bestuursdocumenten die de organisatie bereiken via email of per brief, dus niet via het beschikbare standaardformulier? Is er een interne aanpak om dergelijke aanvragen niet onbeantwoord te laten, maar minstens door te verwijzen naar de infopagina ter zake?
Samenvatting mondeling antwoord Burgemeester:
De stad Gent behandelt aanvragen tot openbaarheid van bestuur volgens het Bestuursdecreet. Aanvragen moeten schriftelijk gebeuren, maar kunnen zowel via webformulier, mail als brief worden ingediend. Binnen de stad bestaat hiervoor een duidelijke POB-procedure met contactpersonen, opleidingen en interne afspraken om aanvragen correct te registreren en tijdig te behandelen. Er wordt nooit beweerd dat in een organisatie van deze omvang nooit eens een mail verkeerd terechtkomt of onvoldoende snel als een formele POB-vraag wordt herkend. Maar precies daarom investeren we in duidelijke werkafspraken, contactpersonen en sensibilisering binnen de organisatie.
Daarnaast zet de stad sterk in op actieve openbaarheid. Via onder meer de raadpleegomgeving en het platform Lokaal Beslist zijn al veel bestuursdocumenten publiek beschikbaar, vaak ruimer dan decretaal verplicht. Achter het openbaarheidsregister wordt bijkomende informatie bijgehouden over aanvragen en behandeling, wat ook helpt om tendensen te analyseren en verdere openbaarmaking te stimuleren. Sommige documenten kunnen bovendien onmiddellijk vrijgegeven worden zonder afzonderlijke beslissing.
De beoordeling van een aanvraag gebeurt steeds individueel en juridisch onderbouwd. Een eerdere interne aanduiding van documenten als “vatbaar” of “niet vatbaar” voor openbaarmaking is daarbij niet doorslaggevend. Er wordt telkens bekeken of volledige of gedeeltelijke openbaarmaking mogelijk is.
Wat de opmerking m.b.t. de aanvraag van SOS Gravensteen betreft: de oorspronkelijke mail bereikte geen POB-contactpersoon of Dienst Bestuursondersteuning. Nadat duidelijk werd dat er een aanvraag was, werd deze alsnog opgespoord, geregistreerd en doorgestuurd naar de bevoegde diensten. Omdat aanvankelijk geen postadres was vermeld, een ontvankelijkheidsvereiste, werd dit eerst opgevraagd. De inhoudelijke behandeling loopt nu verder onder coördinatie van Dienst Bestuursondersteuning.
di 19/05/2026 - 20:40