Notulen  gemeenteraad

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41-7° en artikel 78-8°.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41-7° en artikel 78-8°.

In het kader van de uitwerking van het organisatiebeheersingssysteem van Stad en OCMW en meer bepaald in de uitwerking van het organisatiemodel voor de interne auditfunctie voor Stad en OCMW, werd een gezamenlijk Intern Auditcomité opgericht, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn van 25/03/2019.

Daarbij werd ook één gezamenlijk auditcharter opgemaakt, goedgekeurd in zitting van 23/04/2019 (2019_GRMW_00472). 

Het auditcharter is ondertussen aan actualisatie toe, om volgende redenen:

1. Introductie van een nieuwe schematische voorstelling van de coördinatie tussen de actoren inzake risicobeheersing. Dat schema is dan in overeenstemming met de voorstelling van het kader voor organisatiebeheersing zoals die is opgenomen in het jaarrapport organisatiebeheersing over 2024 waarvan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kennis heeft genomen op 23/06/2025. 
2. Aanpassing aan de Nieuwe Wet Private Opsporing dd. 18/05/2024. Deze heeft invloed op de omschrijving van de taakstelling van de interne auditfunctie. Het auditcharter voorziet geen mogelijkheid meer om persoonsgerichte onderzoeken aan te vragen aan de Dienst Interne Audit. De Wet Private Opsporing geeft aan dat het niet tot de gedrags- en beroepsregel van auditors behoort om zelf individuele gevallen van fraude op te sporen, fraudegevallen op te helderen en persoonsgerichte onderzoeken te voeren. In dit geval zouden deze activiteiten immers onder het toepassingsgebied van de wet vallen.
3. Sedert 2024 zijn er nieuwe normen van toepassing -uitgevaardigd door het Instituut voor Interne Auditoren- voor de praktijk van interne audit, die de vorige normen van 2017 vervangen.
4. Ten behoeve van de transparantie voegen we als bijlage toe: de ‘Samenwerkingsovereenkomst met Audit Vlaanderen’, goedgekeurd in de gemeenteraad van 25/04/2016.

Er werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om ook de structuur van het auditcharter te verbeteren.

Het geactualiseerde auditcharter werd op 03/11/2025 goedgekeurd door het interne auditcomité.

Het vernieuwd interne auditcharter is terug te vinden in bijlage bij huidig besluit.

In het ‘Interne Auditcharter voor Stad en OCMW’ worden onder de respectievelijke hoofdstukken de volgende onderwerpen behandeld:

1. Het Interne Auditcomité 

1.1. Opdracht / Doelstelling / Taken 

1.2. Samenstelling 

1.3. Zelfevaluatie 

1.4. Werking 

1.5. Rapportering 

1.6. Discretieverplichting voor de leden 

2. De Interne Auditfunctie 

2.1. Missie/doelstelling/taak 

2.2. Normen voor de professionele praktijk van interne audit 

2.2.1. De Global Internal Audit Standards (GIAS) 

2.2.2. Ethiek en professionaliteit 

2.3. Mandaat 

2.4. Onafhankelijkheid 

2.5. Objectiviteit 

2.6. Reikwijdte en werkterrein 

2.7. Planning 

2.8. Rapportering en communicatie 

2.9. Rollen van ambtelijke actoren die betrokken zijn bij interne audits 

2.9.1. De algemeen directeur 

2.9.2. Management 

2.9.3. Dienst Organisatieontwikkeling 

2.9.4. De interne auditfunctie 

2.10. Coördinatie met andere actoren inzake risicobeheersing 

2.11. Kwaliteitsborgings- en verbeterprogramma 

2.12. Wijziging aan het charter 

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 6

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 6

• De deontologische code voor lokale mandatarissen van 20 november 2017

Jaarlijks wordt de gemeenteraad in kennis gesteld van een geactualiseerd overzicht van alle organisaties, instellingen en vennootschappen waarin afgevaardigden van de Stad Gent zetelen.

Deze rapportering, die wordt opgelegd door artikel 56, §6 van het Decreet over het lokaal bestuur, vond reeds plaats in 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 en 2023.

Het overzicht dat conform artikel 56, §6 van het Decreet over het lokaal bestuur  jaarlijks aan de gemeenteraad wordt voorgelegd, wordt - in uitvoering van het hogervermelde raadsbesluit - aangevuld met een mandatenlijst (voor het kalenderjaar 2024).

Deze lijst bevat een overzicht van alle publieke en private mandaten die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeien uit het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen, en die worden opgenomen door een fractielid of door personen afgevaardigd vanuit een fractie. Deze lijst bevat ook informatie over het al dan niet bezoldigd karakter van de vergaderingen en het aantal vergaderingen die hebben plaatsgevonden.

Deze verplichting vloeit voort uit artikel 32 van de deontologische code voor lokale mandatarissen dat als volgt luidt:

Artikel 32

• De mandatarissen, met inbegrip van de externe personen die namens de Stad Gent of namens het OCMW een mandaat bekleden, melden aan algemeen directeur alle mandaten die zij opnemen in andere organisaties.Enkel voor wat de aangifteplichtige mandaten betreft, kan deze melding ook gebeuren door aan de algemeen directeur uiterlijk op 15 april een kopie te bezorgen van de mandatenlijst die jaarlijks aan het Rekenhof moet worden bezorgd.

• Bij de melding wordt meegedeeld wat de bezoldiging van het mandaat is.

• De dienst Bestuursondersteuning houdt van de gemelde mandaten een mandatenregister bij.

• Een mandataris mag geen andere functies opnemen wanneer die een structureel risico vormen voor een integere invulling van zijn mandaat.

• In geen geval mag een bijkomend mandaat of dienstverlenende activiteiten de eer en waardigheid van het ambt in het gedrang brengen.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22/12/2017, artikel 40 §3 en artikel 41, lid 2, 2° en 14°.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22/12/2017, artikel 2.

In 2015 en 2024 stelde het projectteam KUS de Reglementen vast dat verschillende reglementen als 'slapend' beschouwd konden worden: de betrokken reglementen werden niet meer toegepast, maar werden tot dan toe niet formeel opgeheven. Deze reglementen werden door de gemeenteraad  opgeheven.

Inmiddels stelde het projectteam vast dat opnieuw diverse reglementen niet meer worden toegepast, om de volgende redenen:

1.  De subsidie  die het voorwerp is van het reglement, wordt niet meer toegekend;

2. De materie wordt inmiddels geregeld in een ander reglement;

3. De materie behoort niet meer tot de bevoegdheid van de Stad Gent;

4. Het reglement is algemeen gedateerd of niet meer van toepassing.

Het projectteam contacteerde de betrokken diensten en departementen i.v.m. deze slapende reglementen.

Het is wenselijk om de 'slapende' reglementen  op te heffen, aangezien zij administratieve onduidelijkheid creëren. Daartoe wordt de gemeenteraad verzocht om de lijst met 7 slapende reglementen, in bijlage gevoegd bij dit besluit, op te heffen.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het betreft de toekenning van een subsidie in het kader van Gentsters for Life, de actie voor het goede doel vanuit Stad Gent. Op het managementteam van 4 november werd beslist om de opbrengst aan de Warmste Week te schenken (via het DeWarmsteWeek-fonds). Dit betreft de toekenning van een eenmalige subsidie, die noch door een reglement, noch door een overeenkomst geregeld wordt en die niet nominatief in de meerjarenplanning werd opgenomen.

De Dienst Communicatie en het Departement HR werken sinds 2019 voor Stad Gent vanuit een gecoördineerde aanpak rond Goede Doelen. 

Inzetten op maatschappelijk verantwoord ondernemen als organisatie is van directe toegevoegde maatschappelijke waarde en richt zich meteen ook op de volgende doelstellingen:

• het zorgt voor betrokkenheid en verbinding tussen de medewerkers;
• het is positief voor de employer en internal brand;
• het draagt bij tot de reputatie van de Stad Gent als werkgever.

Organisatiebreed initiatief 2024-2025

Voor de Gentsters for Life actie 2024-2025 werden opnieuw verschillende producten te koop aangeboden aan de medewerkers, via de Stadswinkel en op een beperkt aantal stadslocaties o.a. een Gentstertrui, drinkfles, inpakpapier, rompertje, gymzakje, sporttruitjes, fietsoutfits en Gentsters for life sokken. 

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 11°.

• Het Burgerlijk Wetboek, Goederenrecht, Boek III 'Goederen'.

Op 23 september 2024 werd door de gemeenteraad een ruil goedgekeurd tussen de Stad en Thuispunt Gent betreffende verscheidene delen van een perceel grond gelegen te 9000 Gent, Jubileumlaan.

Thuispunt Gent heeft de middelste toren in de Jubileumlaan intussen gesloopt en bouwt deze herop. Tijdens de uitvoering is echter gebleken dat het gebouw breder zal zijn dan voorzien in het oorspronkelijke plan, dat als basis diende voor de voorgaande ruil. Hierdoor dient Thuispunt Gent enkele m² extra grond te verwerven van de Stad om dit project te realiseren.

Aangezien Thuispunt Gent reeds begonnen is met bouwen zal er vervroegd genot en vrij gebruik zijn vanaf goedkeuring door de gemeenteraad.

Er wordt aan de gemeenteraad voorgesteld het ontwerp van de authentieke akte met betrekking tot kosteloze overdracht van de hierna beschreven onroerende goederen goed te keuren:

• Lot 1: een perceel grond gelegen te 9000 Gent, Jubileumlaan, thans gekend bij het kadaster of het geweest zijnde onder Gent, negende afdeling, sectie I, deel van perceelnummer 21D2 met een oppervlakte volgens meting van 7,65 m².
• Lot 2: een perceel grond gelegen te 9000 Gent, Jubileumlaan, thans gekend bij het kadaster of het geweest zijnde onder Gent, negende afdeling, sectie I, deel van perceelnummer 21D2 met een oppervlakte volgens meting van 2,74 m².
• Lot 3: een perceel grond gelegen te 9000 Gent, Jubileumlaan, thans gekend bij het kadaster of het geweest zijnde onder Gent, negende afdeling, sectie I, deel van perceelnummer 21D2 met een oppervlakte volgens meting van 8,48 m².

Voor voormelde goederen werd een proces-verbaal van opmeting en opsplitsing opgemaakt op 28 mei 2025 door Kris Audenaert, landmeter-expert, hiertoe beëdigd door de Rechtbank van Eerste Aanleg te Gent.

Deze overdracht gebeurt kosteloos, omwille van het voordeel in natura van het hebben van meer sociale woningen op Gents grondgebied.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1 en artikel 41, 23°;
• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 2;

• Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, titel VIII 'Huur'.

Sinds 01/01/2017 huurt de Stad een loods gelegen te Gent, Vliegtuiglaan 5 van nv Adviesburo M.J.P. voor onbepaalde duur. De loods wordt enerzijds door de Stad zelf gebruikt als stockageruimte (voor materiaal kerk, materiaal speelpleinwerking, ...) en anderzijds wordt een deel verhuurd aan vzw-huurders voor het stockeren van materiaal.

Vzw Jong huurt een gebouw (sporthal en werkingslokalen) gelegen te 9000 Gent, Dracenastraat 8 van de Stad. Die locatie is om brandveiligheidsredenen (tijdelijk) buiten gebruik gesteld. Een deel van het materiaal dat daar gestockeerd staat, dient elders gestockeerd te worden. In de loods in de Vliegtuiglaan 5 is een klein compartiment van +- 30m² dat hiervoor zou kunnen dienen.

De werking die voordien doorging in de Dracenastraat 8, zal tijdelijk doorgaan op het derde verdieping van het Balenmagazijn. Daarvoor zijn reeds afspraken gemaakt met de betrokken diensten en een overeenkomst wordt binnenkort voorgelegd aan het college en de gemeenteraad. Daarnaast zal de overeenkomst van de Dracenastraat 8 beëindigd worden eenmaal het materiaal verhuisd is, ook daarvoor zal een afzonderlijke besluitvorming volgen.

In overleg met de Jeugddienst wordt voorgesteld om met vzw Jong een contract af te sluiten voor het verhuren van dit compartiment voor de periode van 01/10/2025 totdat de vzw terug haar werking kan heropstarten aan/in de Dracenastraat 8, en met een maximum van 3 jaar, tot 30/09/2028.

De huurwaarde voor dit compartiment bedraagt 1.015,00 EUR/jaar en wordt volledig gesubsidieerd door de Jeugddienst. Gezien het gebruik als opslag en het beperkte verbruik i.f.v. daarvan, wordt geen vergoeding voor nutsvoorzieningen gevraagd. De vzw zal wel een verzekering moeten afsluiten en een huurwaarborg voorzien.

Aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd de huurovereenkomst met vzw Jong goed keuren betreffende een deel van de loods gelegen te Gent, Vliegtuiglaan 5.

De overeenkomst wordt afgesloten voor een jaar van 01/10/2025 totdat de vzw terug haar werking kan heropstarten aan de Dracenastraat 8, en met een maximum van 3 jaar, tot 30/09/2028. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de toekenning van een nominatieve subsidie goed te keuren ter waarde van de gederfde huurinkomsten voor het bedrag van 1.015,00 euro per jaar aan vzw Jong voor de huur van een deel van het onroerend goed, gelegen te Gent, Vliegtuiglaan 5 onder volgende voorwaarden:

1. de huurder dient te beschikken over een erkenning door de Jeugddienst van de Stad als eerstelijns plaatselijk jeugdwerkinitiatief;
2. de huurder dient de voorwaarden, opgenomen in onderhavige overeenkomst, na te leven.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1 en artikel 41, 23°.
• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 3, 1.

• Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, Titel VIII 'Huur'.

De vzw 'Broeders van Liefde' is eigenaar van het onroerend goed, gelegen te 9000 Gent, Ebergiste De Deynestraat 1, kadastraal bekend onder Gent, 24ste afdeling, sectie B, perceelnummer 18/G. 

De vzw 'Broeders van Liefde' verleende een erfpachtrecht aan de vzw 'Provincialaat der Broeders van Liefde' op voormeld onroerend goed, voor een periode van 50 jaar, ingaand op 10 januari 2004 en eindigend op 9 januari 2054.

Bij gemeenteraadsbesluit d.d. 26 oktober 2009 werd tussen voornoemde partijen en de Stad Gent goedkeuring verleend aan het sluiten van een gebruiksovereenkomst tussen de Stad Gent en de vzw Provincialaat der Broeders van Liefde waarbij de Stad Gent een sportcomplex gelegen te 9000 Gent, Ebergiste de Deynestraat, in gebruik neemt voor een periode van 8 maanden ingaande op 1 september 2009 en eindigend op 30 april 2010. Het gaat in het bijzonder over de inhuurneming van een sporthal met bijhorende cafetaria en andere aanhorige ruimten, en dit tijdens de buitenschoolse uren.

Bij gemeenteraadsbesluit d.d. 28 juni 2010 werd voormelde gebruiksovereenkomst verlengd voor een periode van 8 jaar en 8 maanden, ingaande op 1 september 2010 en te eindigen op 30 april 2019. 

Bij gemeenteraad 27 mei 2019 werd voormelde gebruiksovereenkomst een 2de maal hernieuwd tussen partijen voor een periode van 9 jaar, ingaande op 1 mei 2019 en eindigend op 30 april 2028.

De feitelijke vereniging 'Minivoetbalkern Voetbal' maakt al jaren gebruik van de sporthal via toepassing van het retributiereglement van de Sportdienst van Stad Gent. 

Daarnaast maakt de vereniging ook gebruik van de cafetaria aan de sporthal. Op 3 juni 2010 sloot de Stad Gent voor dat gebruik een gebruiksovereenkomst af met de feitelijke vereniging 'Minivoetbalkern Gent', waarbij de cafetaria van het gebouw, gelegen te Gent, Ebergiste De Deynestraat 1, in gebruik werd gegeven aan de feitelijke vereniging, voor een periode van 8 jaar, ingaande op 1 september 2010 en eindigend op 30 april 2019. Na 2019 volgde geen verlenging van de overeenkomst, maar verliep het gebruik van de cafetaria als aanhorigheid van de sporthal via het retributiereglement. 

In het kader van de uitbating van de cafetaria werd een aanvraag ingediend voor een permanent horecavergunningsattest. Dit attest werd toegekend op 3 april 2025.

Gezien het gebruik van de cafetaria door de Minivoetbalkern Voetbal is het opportuun om terug een overeenkomst af te sluiten voor het verhuur van de cafetaria en alle bijhorende modaliteiten, in eerste instantie voor het huidige voetbalseizoen. Een verlenging nadien kan, aan de op dat moment geldende voorwaarden binnen het toepasselijke kader.

De geschatte huurprijs voor de cafetaria bedraagt 3.614,62 euro. De huurder zal een bedrag van 1.000,00 euro betalen, en voor het saldo van 2.614,62 euro wordt een huursubsidie toegekend ter waarde van de gederfde huurontvangsten, binnen de bevoegdheid van de Sportdienst.

Door middel van dit besluit wordt gevraagd om de toekenning van een nominatieve subsidie ter waarde van de gederfde huurontvangsten goed te keuren voor een bedrag van 2.614,62 euro aan de feitelijke vereniging Minivoetbalkern Gent, voor de huur van de cafetaria van het sportcomplex, gelegen te Ebergiste De Deynestraat, en dit onder de volgende voorwaarden:

1. de Stad beschikt jaarlijks over 10 ‘stadsdagen’ die de competitiewedstrijden uiteraard niet in het gedrang brengen en waarbij:
1. de accommodatie kosteloos ter beschikking wordt gesteld aan de Stad (of activiteiten door de Stad goedgekeurd);
2. de club op deze momenten de cafétaria uitbaat;
2. de huurder is bereid om gezamenlijke initiatieven met de Sportdienst te ontwikkelen.
3. de huurder dient de voorwaarden, opgenomen in onderhavige overeenkomst, na te leven.

Tot slot wordt door middel van dit besluit gevraagd om het sluiten van de overeenkomst met de feitelijke vereniging Minivoetbalkern Gent goed te keuren, voor de huur van de cafetaria van het sportcomplex, gelegen te Ebergiste De Deynestraat 1, voor de duur van 8 maanden, ingaande op 1 september 2025 en eindigend op 30 april 2026, en onder opschortende voorwaarde van de goedkeuring door de gemeenteraad van het verstrekken van een nominatieve subsidie aan deze gebruiker.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw