2025_VB_00259 - Risicoaanvaarding gebruik Microsoft SharePoint als dossierbeheersysteem voor Jobteam - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 84,§2.

Om integrale hulpverlening mogelijk te maken, is het uitwisselen van dossiergegevens binnen de diensten en met externe partners essentieel. Door systematisch gegevens te delen over cliënten (only-once principe), kunnen diensten de effectievere hulp bieden...

1.  zonder extra administratieve acties te verwachten van de cliënt;
2. terwijl we extra administratieve werklast bij de medewerkers vermijden;
3. én werkt men steeds met de meest up-to-date informatie.

Het Jobteam maakt intensief gebruik van het systematisch uitwisselen van dossiergegevens, waardoor er nood is aan een aparte toepassing voor dossierbeheer (CMS) waarbinnen de verantwoordelijke hulpverleners kunnen samenwerken. Na een marktonderzoek werd Microsoft SharePoint gekozen als beste optie voor dit dossierbeheer. Deze voldoet aan de verwachtte functionaliteiten en gebruiksgemak en past binnen het beschikbaar budget van het Jobteam. Op vlak van privacywetgeving merkt de DPO van Stad/OCMW Gent echter op dat deze oplossing twee risico's met zich meebrengt:

1. De verwerking van gevoelige persoonsgegevens in een publieke Cloud toepassing van een Amerikaanse leverancier zoals Microsoft zonder bijkomende beveiligingsmaatregelen is niet in overeenstemming met de minimale normen van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) en Beraadslaging nr. 24/044 van 5 maart 2024 met betrekking tot de goede praktijken die toegepast moeten worden bij het gebruik van publieke Cloud diensten van het Informatieveiligheidscomité Kamer sociale zekerheid en gezondheid;
2. De verwerking van persoonsgegevens in een publieke Cloud toepassing van een Amerikaanse leverancier zoals Microsoft zonder bijkomende beveiligingsmaatregelen is niet in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de adviezen van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Een tweede marktonderzoek leert dat andere aanbieders van dossierbeheertoepassingen die wel privacywetgeving-sluitend zijn, niet voldoen aan de verwachtte functionaliteiten én niet passen binnen de beschikbare budgetten van het Jobteam.

Rekening houdend met de opmerkingen omtrent privacy, het uitblijven van budgetvriendelijke alternatieven op de markt en het voldoen aan gebruiksgemak, wordt Microsoft SharePoint op dit moment gekozen als meest ideale toepassing voor dossierbeheer bij het Jobteam binnen het beschikbare budget van het Jobteam. Er loopt reeds een proces van diepgaande risicobeheersing via een Data protection impact assessment (DPIA), in samenwerkingen met de DPO van Stad/OCMW Gent. Bovenstaande twee risico's kunnen echter niet vermeden worden binnen de huidige budgetten van het Jobteam. 

Via deze beslissing wordt vastgelegd dat Microsoft SharePoint kan ingezet worden als dossierbeheersysteem voor het Jobteam, rekening houdend met bovenstaande twee risico's inzake privacywetgeving.