2025_CBS_06475 - IT-toelagen : eindafrekening 2024 en forfaitaire toelage 2025 van Stad Gent aan EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke mbt tussenkomst in gezamenlijke kosten District09 - Vaststelling

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1.

De beheersovereenkomst 2021-2025 tussen Stad Gent en AGB District09, artikel 15, zoals goedgekeurd in de Gemeenteraad van 15 december 2020.

Het addendum bij de samenwerkingsovereenkomst  2020-2025 met EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent, artikel 8, zoals goedgekeurd in de Gemeenteraad van 25 januari 2021.

Artikel 15 van de beheersovereenkomst tussen Stad Gent en AGB District09 voorziet dat District09 de nodige informatie aanlevert mbt de geraamde IT-kosten van de verzelfstandigde entiteiten van de Stad en OCMW. De Stad zal jaarlijks IT-toelagen toekennen aan de verzelfstandigde entiteiten voor het geraamde proportionele aandeel van deze verzelfstandigde entiteiten in de gezamenlijke kost van District09.

In het addendum bij de samenwerkingsovereenkomsten tussen de Stad en EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke verbindt de Stad zich er toe elk jaar op basis van de begrotingsvooruitzichten van District09 een forfaitaire IT-toelage uit te betalen aan de agentschappen voor hun aandeel in de gezamenlijke kosten van District09.

Minstens jaarlijks, per 31 december van elk jaar, maakt District09 een individuele afrekening op basis van de werkelijke kosten van de gepresteerde diensten voor deze verzelfstandigde entiteiten, die resulteren in ofwel de toekenning van extra budget aan de verzelfstandigde entiteit ofwel in de teruggave van het niet aangewende budget.

District09 heeft op 30/04/2025 de nacalculatie opgemaakt van de gepresteerde diensten over het afgelopen jaar 2024.

De werkelijke eindafrekening ligt voor EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke hoger tov eerder uitbetaalde forfaitaire IT-toelagen. Dit wordt vnl. verklaard door:

• het feit dat de forfaitaire bedragen werden vastgeklikt bij BO/BW21, deze bedragen werden doorgetrokken voor alle volgende jaren (niet-geïndexeerd) en deze niet tussentijds worden geactualiseerd obv werkelijke kosten van het voortgaande jaar
• de indexering van de lonen en de inflatie tijdens exploitatiejaar 2024
• de registratie van niet-projectgebonden tijd en niet-geregistreerde tijd die terecht komt onder de algemene kosten (te verdelen onder leden) ipv specifieke kosten (rechtstreeks toewijsbaar aan leden)
• de wijziging in de onderlinge verdeelsleutels tussen de leden van de Zelfstandige groepering oa door de uittreding van Sogent uit de Zelfstandige Groepering waarbij de gezamenlijke kosten gedeeld worden door kleiner aantal leden

Het totale ‘centrale budget’ dat voorzien is bij de Stad, OCMW en de verzelfstandigde entiteiten werd hierbij niet overschreden. De bedragen die toegekend worden aan de agentschappen worden budgetneutraal verwerkt binnen het voorziene budget bij Stad/OCMW mbt District09 in het aangepast meerjarenplan.

De werkelijke afrekening van de exploitatietoelage 2024 blijkt voor EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke 82.404,32 euro hoger uit te vallen dan de reeds eerder uitbetaalde bedragen. De werkelijke gefactureerde bedragen investeringen 2024 blijken eveneens hoger dan de eerder uitbetaalde IT-investeringstoelage. Voor het verschil wordt een extra IT-investeringstoelage toegekend aan EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke ten bedrage van 11.145,25 euro. Deze bedragen worden verrekend met de forfaitaire uit te betalen IT-toelages 2025. 

Bij BO25 werden volgende ramingen voorzien van het  proportionele aandeel van alle verzelfstandigde entiteiten, waaronder ook EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke voor 2025 en volgende jaren.

Deze bedragen worden toegekend vanuit de centrale budgetten die bij de Stad zijn voorzien voor District09 en worden budgetneutraal verwerkt binnen het meerjarenplan van de Stad.

Het College dient deze beslissing vast te stellen om te kunnen overgaan tot de uitbetaling van deze bedragen aan de verzelfstandigde entiteiten.