In het kader van het uitwerken van een gedragen integriteitsbeleid heeft de raad voor maatschappelijk welzijn op 13 december 2018 en de gemeenteraad op 17 december 2018 de deontologische code voor het stads- en OCMW-personeel goedgekeurd en dit met ingang vanaf 1 januari 2019. Die code geeft richtlijnen waarnaar de medewerkers moeten streven, maar toont ook de ondergrens, de minimumverwachtingen waaraan elke medewerker moet voldoen.
In de deontologische code voor het stads-en OCMW-personeel zijn 6 gedragsregels opgenomen:
De vijfde gedragsregel over het gebruik van bedrijfsmiddelen moet geactualiseerd worden n.a.v. de inwerkingtreding van het nieuw afsprakenkader voor ICT-materiaal voor de medewerkers van de Stad en het OCMW Gent. Dit laatste werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau in de zitting van 11 april 2024.
Op 22 april 2024 zijn de Stad en het OCMW Gent toegetreden tot de door de Vlaamse Overheid afgesloten raamovereenkomst voor Telecommunicatiediensten - perceel 2 (Mobiele telefonie, mobiele datacommunicatie voor professioneel gebruik en voor “Machine to Machine” (M2M) en “Internet of Things” (IoT) - bestek 2022/HFB/MPMO/96984.
Als gevolg van deze toetreding is de abonnementsformule voor alle medewerkers gewijzigd naar 'onbeperkt bellen'. Voor mobiele telefonie wordt dus niet langer gewerkt met een gesplitste factuur voor professioneel en privégebruik. Dit heeft tot gevolg dat de smartphone en het abonnement door de fiscus en RSZ automatisch worden beschouwd als een voordeel van alle aard.
Medewerkers mogen hun smartphone en bijhorend abonnement gebruiken voor privédoeleinden. Dan wordt dit beschouwd als een beroepsinkomen. Op de waarde van het voordeel van alle aard worden sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing ingehouden. Dit wordt verrekend in het salaris en personenbelasting.
De waarde van het voordeel bedraagt momenteel:
Medewerkers kunnen ervoor kiezen om hun smartphone, telefonie- of data-abonnement niet te gebruiken voor privédoeleinden met een erewoordverklaring. Dan wordt dit niet verrekend in hun salaris.
In de deontologische code wordt nog verwezen naar de oude werkwijze met gesplitste factuur voor mobiele telefonie. Dit wordt nu geactualiseerd. De vijfde gedragsregel over het gebruik van bedrijfsmiddelen wordt opgedeeld in drie afdelingen. De eerste afdeling gaat over het gebruik van ICT-materiaal waarin wordt verwezen naar het afsprakenkader voor ICT-materiaal en de gedragsregels rond het gebruik van sociale media en andere kanalen. In de tweede afdeling wordt het gebruik van andere bedrijfsmiddelen geregeld. De derde afdeling over het bewijzen van onkosten werd niet gewijzigd.
Tegelijkertijd is er ook een wijziging in de inhoudstafel van de deontologische code. Het naleven van de deontologische code wordt een apart luik van de deontologische code, namelijk Luik 3: Naleven van de deontologische code. Dit wordt dus niet langer opgenomen bij Luik II: Gedragsregels.
Wijzigt de Deontologische Code Stad en OCMW Gent met onmiddellijke ingang als volgt:
* Gedragsregel 5. Gebruik van bedrijfsmiddelen wordt gewijzigd als volgt:
Je draagt zorg voor het ICT-materiaal waarmee je werkt en gebruikt het volgens het afsprakenkader voor ICT-materiaal
Je gebruikt je ICT-materiaal zodanig dat het de kwaliteit van je werk bevordert en je het imago van het bestuur niet schaadt. Het toegelaten gebruik van laptops en smartphones is geregeld in het afsprakenkader voor ICT-materiaal.
Je volgt de gedragsregels rond het gebruik van sociale media en andere kanalen.
Naast de gedragsregels opgenomen in deze deontologische code, gelden er een aantal specifieke richtlijnen voor je gedrag op sociale media (hier te vinden op Mia).
Je draagt zorg voor de bedrijfsmiddelen en gebruikt ze enkel voor je werk. Beperkt en occasioneel privégebruik kan in sommige gevallen, maar enkel als dat onze geloofwaardigheid en betrouwbaarheid tegenover de burger niet schaadt.
De bedrijfsmiddelen zijn en blijven eigendom van het bestuur. Je draagt er zorg voor en je mag ze niet meenemen naar huis. Enkel je leidinggevende kan hiertoe uitdrukkelijk de toestemming geven omwille van functionele of werkgerelateerde redenen.
Bedrijfsmiddelen omvatten alles wat eigendom is van het bestuur of betaald wordt door het bestuur, zoals:
Privégebruik van bedrijfsmiddelen is bij een overheid een extra probleem omdat je dan publieke middelen gebruikt voor jezelf. Je riskeert je geloofwaardigheid en betrouwbaarheid te verliezen als je bedrijfsmiddelen misbruikt of verspilt. Een voorbeeld: als jij een camionette van je werk gebruikt voor een privé-verhuis, is dat niet eerlijk tegenover je buren die op eigen kosten een camionette moeten huren voor hun verhuis. Denk bijvoorbeeld ook aan de haag snoeien met de heggenschaar van het werk.
Er bestaat helaas geen duidelijke grens van wat aanvaardbaar is en wat niet. Doe daarom een beroep op je gezond verstand. Als je bedrijfsmiddelen voor privédoeleinden wilt gebruiken, vraag je dan af of je hiervoor goede redenen hebt. Past privégebruik bij een geloofwaardige, zorgvuldige en verantwoordelijke manier van werken? Bij twijfel bespreek je het best eerst met je leidinggevende.
Je vraagt enkel een onkostenvergoeding voor werkelijk gemaakte kosten die redelijk en noodzakelijk zijn.
Uitzonderlijk gebeurt het dat je, in overleg met je leidinggevende, zelf kosten maakt bij de uitoefening van je functie. Die kosten kunnen achteraf terugbetaald worden als ze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van je functie.
Je moet de kosten uiteraard kunnen bewijzen, aan de hand een factuur of een kasticket. Enkel kosten die je effectief hebt gemaakt, komen in aanmerking. Daarom zijn bijvoorbeeld een offerte of een kopie van een prijslijst niet voldoende als bewijs.
Het spreekt vanzelf dat je alleen een terugbetaling vraagt van de onkosten die je niet op een andere manier vergoed krijgt. Ook onverantwoord gemaakte of buitensporige kosten worden niet terugbetaald."
Neemt kennis van de gecoördineerde versie van de Deontologische Code Stad en OCMW Gent.