Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.
Met dit projectvoorstel 'AI voor het opstellen van overheidsbestekken' – in te dienen bij InnoMatch (Europees programma voor innovatieve overheidsopdrachten, gefinancierd door EIC/EISMEA) door de Stad Gent in samenwerking met IT-partner District09 – beogen we mogelijke financiering te verwerven voor de ontwikkeling van een generatief AI-systeem dat het opstellen van aanbestedingsdocumenten automatiseert en versnelt. Het betreft een kandidaatstelling voor mogelijke financiering en inhoudelijke ondersteuning via InnoMatch, waarbij de voorziene subsidie rechtstreeks wordt toegekend aan een externe ontwikkelaar die onze specifieke behoefte kan invullen, de Stad Gent ontvangt zelf geen financiële middelen en de uiteindelijke toekenning is afhankelijk van de evaluatie door InnoMatch. Dit traject kan bovendien als opstap dienen voor verdere subsidieverwerving.
Vandaag is het opstellen van bestekken een arbeidsintensief, foutgevoelig en handmatig proces, waarbij het consistent toepassen van wet- en regelgeving en het borgen van institutionele kennis veel inspanning vergen. Door een AI-model te trainen op historische bestekken en juridische kaders, creëren we een gestandaardiseerde, gebruiksvriendelijke tool die de doorlooptijd van documentopmaak kan terugbrengen, de nauwkeurigheid en consistentie van specificaties verbetert en bijdraagt aan kennisborging binnen de organisatie.
De uiterste indiendatum voor het indienen van dit voorstel is 7 mei 2025 om 17u. Voor de definitieve indiening van dit project zal het college van burgemeester en schepenen de vereiste Letter of Commitment ondertekenen om onze formele deelname aan deze oproep te bevestigen.
Als de Stad Gent geselecteerd wordt door InnoMatch verloopt het project in meerdere fases. In de Prepare-fase (september 2025 – november 2025) voeren we behoefteanalyse en marktverkenning uit en definiëren we KPI’s en use cases. De Deploy-pilot (december 2025 – mei 2026) omvat training van het AI-model, integratie en testtrajecten in een gecontroleerde omgeving, met tussentijdse rapportages en feedbacksessies. Tijdens de Assess-fase (juni 2026 – september 2026) meten we de impact op efficiëntie en kwaliteit, werken we een duurzaamheids- en opschalingsplan uit en organiseren we een workshop voor andere overheidsdiensten ter voorbereiding van brede adoptie.
Voor de 6-maanden pilotfase voorziet InnoMatch een budget van maximaal € 60.000,00 dat rechtstreeks aan de geselecteerde ontwikkelaar wordt uitgekeerd. Er geldt geen verplichte eigen bijdrage voor deze pilotfase en we schatten dat het aangeleverde budget voldoende zal zijn om deze fase te voltooien. De pilot wordt geleid door de dienst Aankoop en Logistiek van de Stad Gent, in nauwe samenwerking met District09. In de verdere fases zal het InnoMatch-team ons ondersteunen bij, indien vereist, het verkrijgen van aanvullende financieringsbronnen om de reikwijdte van de pilot uit te breiden of relevante implementatiesituaties gedurende de projecttijdlijn aan te pakken.
Dit voorstel kadert in de doelstellingen van het EIC Innovation Procurement Programme: publieke aankoopkracht inzetten om innovatie te stimuleren, administratieve lasten te verminderen en de dienstverlening aan burgers te verbeteren. Indien gehonoreerd, zal Gent met deze AI-oplossing een voorbeeldfunctie vervullen en samenwerking mogelijk maken met andere Vlaamse en Europese overheden die vergelijkbare uitdagingen kennen.
Keurt goed de indiening van de projectvoorstelling 'AI voor het opstellen van overheidsbestekken' i.h.k.v. de subsidieoproep EIC Innovation Procurement Programme.