In september 2016 werd de update werkplekcatalogus Groep Gent goedgekeurd (besluitnummer 2016_CBS_11812) door het college van burgermeester en schepenen. Deze is gebaseerd op principes die sinds 2007 al reeds toegepast worden binnen de organisatie. Namelijk standaardisatie en optimalisatie van het ruimtegebruik van de administratieve functies binnen de organisatie.
Onze ruimte wordt schaarser en dit betekent dat we op een nog slimmere en efficiëntere manier moeten omgaan met onze gebouwen. Als organisatie evolueren we voortdurend, en het is van belang om (toekomstige) wijzigingen ook ruimtelijk kunnen ondervangen. De werkplekcataloog biedt een duidelijk kader om het gedeeld gebruik mogelijk te maken voor de backoffice van de Groep Gent. Het bundelt concrete richtlijnen met betrekking tot de inrichting van inspirerende werk- en ontmoetingsplekken rekening houdend met een aantal factoren zoals welzijn, ICT-inrichting,… op een kwalitatieve, uniforme en gelijkwaardige manier.
De werkplekcataloog kadert binnen de implementatie van de organisatieverandering onder de noemer en visie ‘Gentsters Werken Wijs’. Niet alleen de fysieke omgeving (bricks) wordt in rekening gebracht. Ook de ICT-tools, hybride vergaderen, de digitale werkplek (bytes) en het gedrag van de medewerkers, werkplekafspraken (behaviour) en de thuiswerkplek komen aan bod.
De cataloog gaat uit van het activiteitsgebonden werken waarbij wordt gekeken naar een efficiëntere afstemming van de beschikbare kantoorruimte op de werkprocessen en activiteiten die plaatsvinden op de werkvloer. De laatst gevalideerde werkplekcataloog dateert van 2016 (besluitnummer: 2016_CBS_11812).
Een actualisatie van de cataloog drong zich op door de gewijzigde context post-covid (bv. hybride vergaderen) en gebruikersfeedback van recente toepassingen zoals het Stadskantoor en Campus Prins Filip. De update is multidisciplinair uitgewerkt in samenwerking met departement Facility Management, HR, District 09, de dienst communicatie, organisatieontwikkeling, de interne preventiedienst ,… In de geüpdate versie 2024 is ook de wijze van implementatie omschreven , zoals het proces van macro naar microplanning. Ook is naast de signalisatiegids de volledige interieurgids geïntegreerd. Dit geeft de richtlijnen mee qua een algemene huisstijl die zorgt voor merkrepresentatie én een professionele uitstraling van de Groep Gent.
Wat zijn de belangrijkste uitgangspunten?
De 7 belangrijke uitgangspunten in de werkplekcataloog blijven behouden in de update:
1. Knip tussen front- en backoffice
De werkplekcataloog ondersteunt de goedgekeurde principes qua organisatie publiekswerking met het oog op een efficiënte, optimale en klantgerichte dienstverlening. Dit houdt een knip in tussen waar we burgers en externen ontvangen (frontoffice) en de kantoorruimtes (backoffice).
2. Activiteitsgebonden werkomgeving (activiteitsblokken)
Er wordt een activiteitsgebonden werkomgeving ontworpen. De catalogus omschrijft gedetailleerd de activiteiten en de werkplektypologieën. Iedere werkplek ondersteunt één of meer activiteiten. Je kiest als gebruiker een werkplek in functie van de activiteit die je uitvoert. Het cleandesk principe blijft hierbij wel een vereiste om werkplekken te kunnen delen. De activiteiten kregen postcovid een update met het oog op ontmoeten, samenwerken en hyrbride werken.
De basismodule met de verschillende activiteitsblokken waarin verschillende activiteitsblokken in gelijkaardige verhoudingen voorkomen.
3.Kenmerken van de basismodule: multifunctioneel en praktisch
De module, met een maximaal primaire oppervlakte van 342 m², biedt plaats aan 53 koppen met een gevalideerde flexratio van 0,6: verhouding tussen het aantal basiswerkplekken versus het aantal personeelsleden, berekend op koppen en niet op VTE's. Dit betekent dat voor 53 personen 32 werkplekken worden voorzien. In de basis module worden 28 open werkplekken voorzien. 4 werkplekken kunnen binnen het begeleidingstraject nog gekozen worden. Dit voorziet voldoende keuzemogelijkheden voor de gebruikers.
De module houdt rekening met de primaire oppervlakte van een gebruiker volgens Europese normen. De primaire oppervlakte komt overeen met de bruikbare oppervlakte verminderd met de technische oppervlaktes, de circulatieoppervlaktes en de dienstenoppervlaktes.
4. Een dambordpatroon met meer variatie en aandacht voor akoestiek, gedeelde ruimtes met focus op samenwerken en ontmoeten
Er wordt niet geopteerd voor grote openlandschapskantoren maar voor een mix van open en gesloten ruimtes (dambordpatroon). De werkomgeving wordt ingericht op maat van de activiteiten van elke dienst. Dit dambordpatroon wordt gekenmerkt door een variatie aan individuele werkplekken, overlegplekken, ontmoetingsplaatsen en diverse samenwerkingsplekken. Door deze variatie aan werkplekken kan de medewerker op elk ogenblik voor de meest geschikte ruimte of plaats kiezen in functie van zijn of haar activiteit: beeldschermplekken voor individueel werk, cockpits voor overleg, stilteruimtes, gesloten lokalen voor confidentiële gesprekken,….
5. Welzijn van de medewerkers: aandacht voor akoestiek, ergonomie en comfort
De indeling en comfort van de werkomgeving wordt afgestemd op diverse activiteiten van medewerkers. Ruimte te bieden aan geconcentreerd werken én sociale interactie draagt bij tot ervaren productiviteit én verbondenheid, wat een positieve impact heeft op het welzijn van medewerkers. In de actualisatie is op verschillende niveaus rekening gehouden met het welzijnsaspect. In bijlage zijn ook de richtlijnen, belangrijkste wetgeving en normen van de interne preventiedienst toegevoegd met aanbevelingen inzake het borgen van de technische gebouwvereisten voor kantoren en bureauwerkplekken o.a. codex welzijn op het werk.
6. Duurzame werkomgeving en optimaler gebruik van de ruimte
De werkplekcataloog ondersteunt de visie voor een duurzame werkplek met het doel om de ruimtes optimaler en multifunctioneler in te zetten. Waar mogelijk wordt bijvoorbeeld maximaal ingezet op hergebruik.
7. Toekomstbestendigheid
De Groep Gent is in volle ontwikkeling. De noden van vandaag zijn niet de noden van morgen. Dit betekent ook dat vanuit huisvesting wordt verwacht dat hier een duurzame oplossing kan worden voorzien. De basismodule zorgt ervoor dat diensten vlotter kunnen verhuizen zonder bouwtechnische aanpassingen. Daarnaast zijn ook nog groeimogelijkheden op het vlak van behaviour (gedragsverandering, telewerk,…) en digitaal werken.
Keurt goed de bij dit besluit gevoegde geactualiseerde werkplekcatalogus Groep Gent gebaseerd op het activiteitsgerichte werken.
Geeft de Groep Gent de opdracht om de normen en richtlijnen bepaald in de werkplekcatalogus te gebruiken als basis en toe te passen bij de concrete inrichting van de backofficewerkplekken.