2024_CBS_00583 - Delegatie bij reglement van de bevoegdheid van het college om op te treden als wettelijk vertegenwoordiger voor diverse Europese subsidieprogramma's - Goedkeuring

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56 § 1.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 57, 1e lid.

Het regelgevend kader van verschillende Europese subsidieprogramma’s vereist in vele gevallen de aanduiding van een persoon die gemachtigd is de organisatie met zijn of haar handtekening te verbinden, genaamd de persoon die mag optreden als wettelijk vertegenwoordiger voor de organisatie. De Europese subsidieprogramma’s hanteren verschillende termen om deze rol te benoemen, en eisen papieren en/of digitale handtekeningen (via hun respectieve elektronische projectmonitorsystemen) in verschillende stadia van het indienings- en/of uitvoeringsproces: projectconcept indienen, finaal projectvoorstel/subsidieaanvraag indienen, projectverantwoordelijken aanduiden, financiële en inhoudelijke rapportage indienen, enz.

Voorbeelden van de rol als wettelijke vertegenwoordiger zijn:

• Voor Horizon2020 en HorizonEurope: “Legal Entity Appointed Representative” (LEAR). De LEAR benoemt op zijn beurt een “Account Administrator” (AccAd). Zowel LEAR as AccAD moeten op hun beurt per goedgekeurd project een “Legal Statement Authorised Signatory” (LSIGN) en “Financial Statement Authorised Signatory” (FSIGN) aanduiden.

• Voor Interreg NWE: “Legal representative”. Deze tekent de periodieke financiële en inhoudelijke rapporteringen namens de projectpartner.

• Voor Interreg NSR: “Authorised Signatory”. Deze tekent de periodieke financiële en inhoudelijke rapporteringen namens de projectpartner.

Bovenstaande lijst is niet exhaustief. 

Om de ondertekening conform de richtlijnen van deze subsidieprogramma's te kunnen laten verlopen, wordt gevraagd om de bevoegdheid om op te treden als wettelijk vertegenwoordiger voor Europese subsidieprogramma's en bij gevolg het digitaal ingeven en ondertekenen van documenten in het kader van Europese subsidieaanvragen en Europees gesubsidieerde projecten  (o.a. projectaanmeldingen, subsidieaanvragen, financiële en inhoudelijke rapportage), bij reglement te delegeren aan de algemeen directeur, met mogelijkheid tot subdelegatie aan een personeelslid, zodat de delegatiehouder in die hoedanigheid elektronisch kan tekenen in de verschillende applicaties van de Europese subsidieprogramma's.

In de praktijk is het immers niet werkbaar om deze rol van wettelijk vertegenwoordiger bij het college van burgemeester en schepenen te laten. 

Deze beslissing vervangt eerdere beslissingen terzake (zie o.a. de gekoppelde besluiten).

De aanduiding als wettelijke vertegenwoordiger in deze Europese subsidieprogramma's en elektronische systemen geldt voor de operationele taken die uit de projectverbintenissen voortvloeien. Verbintenissen die aangegaan worden in het kader van projecten met Europese subsidies (bv subsidieaanvragen en partnerschapsovereenkomsten) zullen nog steeds voorgelegd worden aan het bevoegde orgaan alvorens te laten ondertekenen.

Tot midden 2018 was de rol van wettelijk vertegenwoordiger voor diverse Europese subsidieprogramma's toegekend aan de strategisch coördinator. Naar aanleiding van een reorganisatie werd deze bevoegdheid tijdelijk overgedragen aan adjunct algemeen directeur Luc Kupers. Omwille van efficiëntie werd deze rol op 23 januari 2020 overgedragen aan Dhr. Frits Laroy (als strategisch coördinator). Gezien de recente reorganisatie binnen het Departement Bedrijfsvoering als ook het samenvoegen van twee diensten tot de Dienst Internationale Netwerken en Subsidies wordt goedkeuring gevraagd door te delegeren van college van burgemeester en schepenen naar de algemeen directeur en vervolgens naar mevr Isabelle Sioen, die op 1 november werd aangesteld als Directeur van de Dienst Internationale Netwerken en Subsidies.

De delegatie aan de algemeen directeur zou gebeuren onder de volgende voorwaarden:

§1. Het college van burgemeester en schepenen delegeert zijn bevoegdheid bevoegdheid om op te treden als wettelijk vertegenwoordiger voor Europese subsidieprogramma's en bij gevolg het digitaal ingeven en ondertekenen van documenten in het kader van Europese subsidieaanvragen en Europees gesubsidieerde projecten, aan de algemeen directeur;

§2. De aan de aan de algemeen directeur gedelegeerde bevoegdheid kan het voorwerp uitmaken van een subdelegatie aan andere door haar te bepalen personeelsleden.

De gebruikelijke jaarlijkse rapportering over deze delegatie naar het college maakt geen onderdeel uit van de voorwaarden, gezien de delegatie enkel de bevoegdheid betreft tot het uitvoeren van taken van louter praktische en operationele aard en dit in uitvoering van een beslissing die telkens genomen wordt door het bevoegde orgaan.