2023_GR_00657 - Overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064 - Bestek - Vaststelling

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

In zittingen van het college van burgemeester en schepenen de dato 29 maart 2018 en 19 april 2018 werd de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor werkkledij, linnen, werkschoenen, handschoenen en andere persoonlijke beschermingsmiddelen die op een sociaal verantwoorde wijze werden geproduceerd en CO₂-efficiënt geleverd worden (5 percelen) - ECO/2016/007 - ID2804 gegund aan de volgende firma's:
- perceel 1 (duurzame werkkledij): Alsico, Zonnestraat 223 te 9600 Ronse,
- perceel 2 (standaard werkkledij): Bel-Confect, Avenue Du Bois Jacquet 9 te 7711 Dottenijs,
- perceel 3 (linnen): Stemico, Waregemseweg 131 te 9790 Wortegem-Petegem,
- perceel 4 (werkschoenen): Tric, Vijverhoek 41-43 te 8520 Kuurne,
- perceel 5 (handschoenen en andere persoonlijke beschermingsmiddelen): Fabory Centres Belgium, Blancefloerlaan 181 te 2050 Antwerpen.

In zitting van het college van burgemeester en schepenen de dato 12 mei 2021 werd deze overheidsopdracht van leveringen als volgt gewijzigd: verlenging van de uitvoeringstermijn tot en met eind 2023. Er diende dus een nieuwe overheidsopdracht te worden uitgeschreven.

In zitting van de gemeenteraad de dato 30 januari 2023 werd de selectieleidraad voor de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064 vastgesteld.

In zitting van het college van burgemeester en schepenen de dato 30 maart 2023 werd goedkeuring verleend aan het selectieverslag van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064 en aan het uitnodigen van de geselecteerde kandidaten tot het indienen van een offerte.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier.

Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064, opgemaakt.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: volgens prijslijst.
Uitvoeringstermijn: 6 jaar.
Gunningscriteria:
- Perceel 1 (duurzame werkkledij):
* prijs (40 punten),
* kwaliteit (35 punten),
* duurzaamheid (25 punten).
- Perceel 2 (beschermende werkkledij):
* prijs (50 punten),
* kwaliteit (40 punten),
* duurzaamheid (10 punten).

Duurzaamheid:
- Van de inschrijvers wordt het engagement om in te stappen in een traject 'sociaal verantwoord ketenbeheer' vereist. In dit traject zal gedurende de volledige looptijd met de leveranciers gewerkt worden aan het transparant krijgen van en - waar nodig - continu verbeteren van de sociale arbeidsvoorwaarden van mensen die werken in de volledige keten van de door de Stad Gent en het OCMW Gent aangekochte producten. De opvolging van deze trajecten wordt opgenomen met de Dienst Internationale Netwerken en Relaties van de Stad Gent.
- Uitgebreid marktonderzoek heeft unaniem aangetoond dat het eisen van Fairtrade en/of biologisch katoen in de huidige marktsituatie een te groot risico op het niet vinden van een geschikte leverancier zou inhouden. Bijgevolg werd dit niet vereist in de technische bepalingen. Wel werden het aspect eerlijke handel (zowel op het gebied van grondstoffen als wat betreft de productie) en biologische grondstoffen (als deel van circulariteit) opgenomen in de gunningscriteria.
- Daarnaast worden ook circulariteit en andere duurzaamheidsinspanningen, zoals bijvoorbeeld het vermijden van (over)verpakking en duurzame logistiek, beloond in de gunningscriteria.
- Om ervoor te zorgen dat de werkkledij niet snel verslijt, wordt er in de technische bepalingen een minimale kwaliteit vereist aan de hand van resultaten van specifieke fysieke testen (zoals bijvoorbeeld krimp, treksterkte, pilling, ...). Ook in de gunningscriteria krijgt de kwaliteit nog een aanzienlijk aandeel van de punten en dit aan de hand van draagtesten en toelichtingen. Hoe beter de kwaliteit, hoe langer het product zal meegaan en dus hoe duurzamer de aankoop was.
- Offertes die minder dan 50 % behalen op het gunningscriterium 'duurzaamheid' en 'kwaliteit' zullen verder niet worden meegenomen in de beoordeling. Op deze manier wordt een minimale duurzaamheid en kwaliteit vereist. Voor perceel 2 wordt de minimale score van 50 % op duurzaamheid niet vereist, omdat er voor deze artikelen een zeer beperkt duurzaam aanbod is (bv. specifieke stoffen met speciale coatings).
- Verpakkingen moeten zoveel mogelijk geleverd worden in duurzame, milieuvriendelijke verpakkingen. Tevens dienen ze zoveel mogelijk herbruikbaar of op zijn minst recycleerbaar zijn.
- De leverancier dient jaarlijks te rapporteren over uitgevoerde en geplande acties omtrent duurzaamheid in het kader van deze opdracht.
- De werkkledij die definitief niet meer bruikbaar is (end-of-life) zal opgehaald worden door het Dienstenbedrijf Sociale Economie (DBSE). Daar zal de werkkledij gebruikt worden als grondstof voor circulaire projecten. Inschrijvers dienen bij hun offerte echter wel zelf ook een circulaire end-of-life oplossing voor te stellen, voor mocht de afspraak hieromtrent met het DBSE gedurende de looptijd van het contract eventueel wijzigen.

De diverse beleidsdiensten werden betrokken bij de opmaak van het bestek.

Historisch verbruik:
Analyse van de afnames op de momenteel nog lopende raamovereenkomst leert dat de gemiddelde afname op jaarbasis € 164.159,40 voor de Stad Gent en € 66.240,06 voor het OCMW Gent bedraagt.

Uitvoeringstermijn:
De standaard uitvoeringstermijn van een dergelijke raamovereenkomst bedraagt 4 jaar. De wetgeving laat toe om hiervan af te wijken mits motivatie. Na de sluiting van de opdracht dienen er voor deze opdracht nog heel wat zaken te gebeuren alvorens er kan besteld worden (bv. stoffen aankopen, werkkledij confectioneren, logo ‘gent:’ toevoegen, pasreeksen voor het paslokaal aanleveren, afspraken maken aangaande de bestelsystemen, opstartvergaderingen voor de medewerkers organiseren, …). Deze zaken vragen wel wat tijd, waardoor de raamovereenkomst al een paar maanden zal lopen alvorens er besteld kan worden. Dit verlies in looptijd wenst de aanbesteder te compenseren door een langere uitvoeringstermijn. Tevens wordt de werkkledij van de medewerkers van de Stad Gent en het OCMW Gent beschouwd als een uithangbord van onze organisatie. Het voor meerdere opeenvolgende jaren uniform zijn van de werkkledij van de medewerkers is van groot belang naar de herkenbaarheid door de burgers toe. Gelet hierop wordt de uitvoeringstermijn bepaald op 6 jaar.

Om de continuïteit van de dienstverlening zeker te kunnen garanderen, wordt aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd om goedkeuring te verlenen aan het vervroegd versturen van de bestekken naar de geselecteerde kandidaten, met opening van de offertes evenwel na vaststelling van het bestek door de gemeenteraad.

Het geraamd aandeel voor het OCMW bedraagt € 397.440,36, inclusief btw.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

De geraamde waarde van deze raamovereenkomst bedraagt voor 6 jaar:
- Perceel 1: € 943.800,00 inclusief btw.
- Perceel 2: € 544.500,00 inclusief btw.

De maximale waarde van deze raamovereenkomst bedraagt:
- Perceel 1: € 1.887.600,00 inclusief btw.
- Perceel 2: € 1.089.000,00 inclusief btw.