Artikel 1
Verleent toelating aan KRC Gent Atletiek tot organisatie van BK Halve Marathon op 12/03/2023 van 09.00 tot 14.00, mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.
Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de zaal/site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• Bij de inname van de openbare weg (trottoir/plein) mag geen hinder of gevaar veroorzaakt worden voor de voetgangers, passanten, andere weggebruikers en het openbaar vervoer. Er dient te allen tijde een vrije doorgang van 1.20 meter gegarandeerd worden, tenzij andere afspraken.
• Prioritaire voertuigen MOETEN te allen tijde doorgang verleend worden.
• De organisator verbindt zich er toe de openbare weg in dezelfde omstandigheden achter te laten als bij aanvang van de manifestatie.
• Zij zullen zelf instaan voor het verwijderen van alle vuilnis.
• De zichtbaarheid op de verkeerssignalisatie mag niet belemmerd worden.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• Zich houden aan het politiereglement op de private ingebruikneming van de openbare weg (goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 maart 1990, laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 20 februari 2017) Dit politiereglement wordt in de gemeenteraad van december gewijzigd met inwerkingtreding 1 januari 2022 en krijgt tevens een nieuwe titel.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement en de daarmee gepaarde verkeersmaatregelen. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• Indien tijdelijke bewegwijzering wordt aangebracht dient men een speciale toelating aan te vragen bij het Mobiliteitsbedrijf (mobiliteitsbedrijf@stad.gent)
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisator is verantwoordelijk voor het reglementair opstellen van de hem ter beschikking gestelde verkeersborden, hekken en nadarafsluitingen (met uitzondering van de reglementair door DWBW geplaatste parkeerverboden). De opstelling gebeurt zoals opgegeven door politiezone Gent.
• De inrichters dienen na het evenement ervoor te zorgen dat de verkeerssignalisatie en nadarafsluitingen op een ordentelijke manier worden weggeruimd en gestapeld
• De organisator dient zich te houden aan de bevelen en instructies van de politie.
• Afspraken met de openbare vervoersmaatschappij De Lijn dienen integraal nageleefd te worden.
Opmerkingen :
* De organisatie legt de lopers een minimum loopsnelheid op. Dit om te voorkomen dat de lopers een aaneengesloten ketting gaan vormen en de verkeerssluizen onwerkbaar worden.
De organisatie staat er voor in om de lopers die deze minimale loopsnelheid niet halen uit de wedstrijd te halen vooraleer zij aan de tweede plaatselijke ronde beginnen.
* De maximale wachttijd van het verkeer aan de verkeerssluizen bedraagt 15 minuten. Het is aan de organisatie om er voor te zorgen dat deze wachttijden niet oplopen. Indien deze wachttijden toch worden overschreden zal de politie – na contactname en instemming van de politie in de commandopost – de lopers zo nodig ophouden en het verkeer doorgang verlenen.
* De organisatie voorziet in de opgelegde minimaal benodigde aantal seingevers + de nodige reserves om eventuele afwezigheden op te vangen.
De organisatie voorziet tevens in de benodigde medewerkers om de minimale loopsnelheid te doen naleven.
Juryleden en dergelijke ≠ seingevers.
➢ Signaalgevers / seingevers :
De signaalgevers / seingever dient is minimum 18 en maximum 78 jaar oud te zijn.
Signaalgevers kunnen het verkeer stilleggen – dit houdt in het verkeer op de dwarsrichting op te houden,
dmv het gebruik van het verkeersbord C3 (en het dragen van een driekleurige armband “Signaalgever)
– in een bepaalde richting sturen of aangeven niet in een bepaalde richting te rijden, dit alles om de
wedstrijd / het evenement zijn normaal verloop te laten kennen. Het optreden van de signaalgever is
plaats- en tijdgebonden.
De signaalgevers kunnen niet beteugelend optreden bij niet-naleving van hun aanwijzingen. Ze kunnen
wel beroep doen op de politiediensten of aangifte doen van een overtreding bij de lokale politie van de
gemeente waar ze ingezet worden.
De basisuitrusting van een signaalgever bestaat uit:
▪ een reflecterend jasje,
▪ een armband met de nationale driekleur en het opschrift “signaalgever” (duidelijk zichtbaar te
bevestigen aan de linker bovenarm),
▪ een verkeersbord C3 (wit rond oppervlak met rode rand)
Iemand die niet voldoet aan bovenvermelde voorwaarden is toezichter en heeft geen enkele
bevoegdheid.
De seingevers dienen ten laatste 1 uur voor de start / aanvang evenement in plaats gesteld te zijn.
Pas wanneer alle seingevers in plaats gesteld zijn wordt door de politie toestemming gegeven om te starten.
De seingevers dienen ook in plaats gesteld te blijven tot wanneer er toestemming gegeven wordt door de politie om de plaatsen te verlaten.
* De wedstrijd (ook de verschillende onderdelen) mag pas starten na expliciete toestemming van de politie in de commandopost.
* De organisatie dient afspraken te maken en goedkeuring te krijgen van de gemeente Melle mbt het gedeelte op hun grondgebied.
* De organisatie dient afspraken te maken en goedkeuring te krijgen met de bevoegde diensten mbt het gebruik en afsluiten voor verkeer (fietsers / voetgangers) van de Scheldedijk.
* Het is de organisatie die verantwoordelijk is voor het uitzetten en terug wegzetten van de signalisatie.
* Op de plaatsen waar er gecombineerd verkeer is met de lopers dient dit verkeer van de lopers gescheiden te worden doormiddel van nadarhekkens. Ter hoogte van kruispunten en in bochten
dienen dit aaneengeschakelde nadarhekkens te betreffen; elders mag er een tussenruimte van 5 meter (2 nadarhekkens) gelaten worden waar dan gebruik gemaakt wordt van signalisatielint.
* De bewonersbrief dient gepost te worden is alle betrokken straten die hinder zouden kunnen ondervinden van het evenement. Deze bewonersbrief dient een telefoonnummer te bevatten van iemand van de organisatie die bereikbaar is om onmiddellijk bij te sturen bij voorkomende klachten.
De handelszaken, verenigingen en (sport)clubs die in de perimeter liggen dienen tevens per mail op de hoogte gebracht te worden.
De bewonersbrief en mail dienen vooraf overgemaakt te worden aan alle betrokken diensten in het dossier
Tevens dient een oplijsting overgemaakt te worden met de straten alwaar gepost werd.
* Er dient voorzien te worden in een ruimte voor een commandopost. Deze ruimte kan enkel en alleen gebruikt worden door de verschillende disciplines werkzaam in de commandopost en dient voorzien te zijn van goed werkende wifi en een groot scherm om de lopers via trackers te kunnen volgen.
Minimaal de rode en de groene vlag dient voorzien te zijn van een tracker.
Op de commandopost moet een overzichtsplan van het parcours op groot formaat aanwezig te zijn.
Op de commandopost dient ten allen tijde iemand van de organisatie met beslissingsbevoegdheid aanwezig te zijn die op de hoogte is van het dossier en de vooraf gemaakte afspraken.
* De parkeerplaatsen voor andersvaliden dienen duidelijk gecommuniceerd te worden en aangegeven hoe te bereiken.
* Voorzien in voldoende sanitaire units.
* Het inzetten van voorafkondigingsborden volgens de afspraken met het Mobiliteitsbedrijf van de stad Gent.
*De Scheldedijk mag enkel worden afgesloten voor fietsverkeer mits verkregen toestemming van de
dienst Waterwegen en Zeekanaal. De voorziene seingevers aan de Scheldedijk mogen in het andere
geval wel worden in plaats gesteld om lopers en fietsers van elkaar te scheiden.
* Voldoen aan de adviezen gegeven door de andere betrokken diensten en de gemaakte afspraken tijdens het overleg.