In de zitting van 29 oktober 2020 keurde het college van burgemeester en schepenen de concessieovereenkomst goed met E.M.O. BV (Look l Like), Archimedesstraat 19, 8400 Oostende, voor het organiseren van de Gentse Winterfeesten in de Gentse binnenstad, in de zone Sint-Baafsplein - Botermarkt (deel tot de hoek van de Poeljemarkt met de Botermarkt aan het Stadhuis en tot Botermarkt nummer 8) - Emile Braunplein - Poeljemarkt - Goudenleeuwplein - Klein Turkije - Korenmarkt - François Laurentplein en Kapittelstraat onder voorbehoud van goedkeuring van het veiligheidsdossier en inplantingsplannen.
De editie 2020-2021 van de Gentse Winterfeesten kon niet plaatsvinden ingevolge de COVID-19-pandemie en de maatregelen die werden genomen door het Overlegcomité op 18 oktober 2020 in het kader van COVID-19. Het ministerieel besluit van 18 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, verbood het organiseren van kerstmarkten en winterdorpen (artikel 15). Daarmee samenhangend werd door het college op 29.10.2020 meteen goedgekeurd om de volledige timing van de concessie met één jaar op te schuiven en dus werd de verlenging van de basislooptijd goedgekeurd met één jaar, m.n. tot en met de editie van 2023-2024 en de potentiële maximale looptijd tot en met editie 2026-2027.
Omwille van de corona-pandemie en de de daarbij horende overheidsmaatregelen om de gevolgen ervan zo veel mogelijk te beperken, was door de Stad beslist om voor de editie 2021-2022 enkel een schaatspiste en een bar in functie van de schaatspiste toe te laten op het Emile Braunplein en de Poeljemarkt via een vergunning inname openbaar domein die voorgelegd werd aan het college van burgemeester en schepenen en goedgekeurd werd op 23 november 2021.
Om deze wijziging te regelen alsook de gevolgen daarvan op de initiële concessieovereenkomst, werd de bijakte bij deze concessieovereenkomst goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen op 16 december 2021.
In zitting van college 16.12.2021 werd tevens beslist dat de looptijd van de concessieovereenkomst houdende het organiseren van de Gentse Winterfeesten met één jaar werd verlengd zodat de basislooptijd met één jaar wordt verlengd, m.n. tot en met editie 2024-2025 (om tot drie vaste en volwaardige edities te komen) en dat de potentiële maximale looptijd tot en met editie 2027-2028 kan lopen. De Stad beslist autonoom over eventuele verlenging na 2025; de concessiehouder kan geen aanspraak maken op verlengingen na 2025 zonder toestemming door de Stad.
De onderneming E.M.O. BV (Look I Like) heeft bij beslissing van de Algemene Vergadering van 29 juli 2022, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad op 3 augustus 2022 beslist om haar naam te wijzigen naar Look I Like Group BV en om haar maatschappelijk zetel te verplaatsen. Bij de opmaak van Bijakte nr. 2 werd daarmee rekening gehouden.
Omwille van de hoge energieprijzen is door de stad in overleg met Look I Like Group BV beslist om voor de edities 2022-2023, 2023-2024 en 2024-2025 een rolschaatspiste te plaatsen in de plaats van een schaatspiste.
Om deze wijziging te regelen alsook de gevolgen daarvan op de initiële concessieovereenkomst, werd de bijakte 2 bij deze concessieovereenkomst goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen op 10 november 2022.
In de concessieovereenkomst werd de periode waarin de Gentse Winterfeesten plaatsvinden vastgelegd tot en met 2022. Voor de komende jaren worden de periode als volgt vastgelegd:
voor de editie 2023-2024 van 07.12.2023 tot en met 31.12.2023;
voor de editie 2024-2025 van 05.12.2024 tot en met 31.12.2024.
De Dienst Feesten en Ambulante Handel ontving van organisator Look I Like Group BV het veiligheidsdossier met noodzakelijke bijlagen en plannen en vroeg daarover het advies aan volgende diensten:
Zowel de Cel Evenementenbeheer van de Politie als de afdeling Openbare Veiligheid van de Brandweer, De Lijn, het Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, de Groendienst, de Dienst Milieu en Klimaat en Projectbureau Ruimte geven positief advies, mits het opvolgen van de in de adviezen gestelde voorwaarden (zie advies als bijlage).
Er wordt goedkeuring gevraagd van het veiligheidsdossier en de inplantingsplannen, op voorwaarde dat:
- de organisator de bijgevoegde adviezen van de diensten naleeft;
- de organisator gevolg geeft aan eventuele bijkomende opmerkingen vanwege de veiligheidsdiensten met het oog op een veilig verloop van het evenement, evenals de opbouw en afbraak ervan;
- de organisator actief controleert op een veilig verloop van de opbouw en afbraak, zowel naar eigen medewerkers, omwonenden als voorbijgangers toe.
De organisator vraagt eveneens de toelating om tijdens dit evenement gedistilleerde dranken te schenken.
Er wordt goedkeuring gevraagd voor het plaatsen van extra fietsstallingen in de Maaseikstraat en op de Botermarkt. De plaatsing van de extra fietsstallingen in de Maaseikstraat is voorzien op 22.11.2023, op de Botermarkt is het voorzien op 06.12.2023. De ontruiming van de extra fietsstallingen op de Botermarkt wordt gepland in de week van 15-19.01.2024, in de Maaseikstraat in de week van 05-09.02.2024 in functie van het Lichtfestival.
Tijdens de opbouw en afspraak overige pleinen dient de veiligheidszone van 3,5 meter naast de tramsporen steeds vrij te blijven voor doorgang van tram, voetgangers en fietsers. Bij doortocht van een tram moeten voetgangers en fietsers steeds kunnen uitwijken naar deze veiligheidszone. Dit is ook van toepassing op alle pleinen waar tramsporen langs lopen. Ook busvervoer kan van dezelfde veiligheidszone kan genieten. 3,5 m te meten vanaf de gevulde sporen.
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
| Dienst* | Feesten en Ambulante Handel |
| Budgetplaats | 343880000 |
| Categorie* | E |
| Subsidiecode | Niet_Relevant |
| 2023 | 12.600 EUR |
| Totaal | 12.600 EUR |
Keurt goed het bij dit besluit gevoegde veiligheidsdossier en de inplantingsplannen van de Gentse Winterfeesten 2023-2024 mits naleving van de voorwaarden gesteld in het integraal bijgevoegde document 'Advies' en op voorwaarde dat:
- de organisator de bijgevoegde adviezen van de diensten naleeft;
- de organisator gevolg geeft aan eventuele bijkomende opmerkingen vanwege de veiligheidsdiensten met het oog op een veilig verloop van het evenement, evenals de opbouw en afbraak ervan;
- de organisator actief controleert op een veilig verloop van de opbouw en afbraak, zowel naar eigen medewerkers, omwonenden als voorbijgangers toe.
Aan de organisator de toelating te geven tijdens dit evenement gedistilleerde dranken te schenken.
Aan de Fietsambassade Gent de toelating te geven op 22.11.2023 extra fietsstallingen te plaatsen in de Maaseikstraat en op 06.12.2023 op de Botermarkt en de fietsstallingen weg te halen in de week van 15-19.01.2024 op de Botermarkt en na het lichtfestival in de week van 05-09.02.2024 in de Maaseikstraat.