Het gemeenteraadsbesluit van 22 januari 2018 over de hervaststelling van het dagelijks bestuur.
Het gemeenteraadsbesluit van 22 januari 2018 over de hervaststelling van het dagelijks bestuur.
Op 1 maart 2018 trad de delegatie aan de departementshoofden in werking voor alle aangelegenheden van dagelijks bestuur minder dan 30.000 euro, exclusief btw, verrekend op kredieten ingeschreven in het exploitatie-en investeringsbudget.
Het college heeft bij besluit van 25/01/2018 delegatie verleend aan de Algemeen Directeur inzake dagelijks bestuur tot € 30.000 excl btw.
Op 25/01/2018 heeft de Algemeen Directeur voormelde bevoegdheid met ingang van 01/03/2018 gesubdelegeerd aan de departementshoofden. Vanaf 1 januari 2021 zijn de departementshoofden voor OCMW-uitgaven ook bevoegd tot 30.000 euro excl. btw
Hiervoor werd een rapportering uitgewerkt:
1. Overzicht van alle bestellingen tussen 8.500 euro en 30.000 euro (excl btw) binnen het dagelijks bestuur - Delegatie aan de departemensthoofden / hoofden IVA - Rapportering aan het college van burgemeester en schepenen
Bijlage 1: Lijst periode 01062022 tem 31052023 Delegatie Departemenshoofden Bestelbonnen
Bijlage 2: Lijst periode 01062022 tem 31052023 Delegatie Departemenshoofden Contracten
2. Rapportering voor het naleven van de principes van delegatie aan departementshoofden voor bestellingen tussen 8.500 euro en 30.000 euro
1x per jaar wordt een rapportering opgemaakt op basis van een checklist van geselecteerde aankoopdossiers. Dit rapport wordt gerapporteerd aan de Algemeen Directeur en aan het college van burgemeester en schepenen.
Op basis van een gestratificeerde steekproef worden de aankoopdossiers geselecteerd. Een inhoudelijke controle aan de hand van een cheklist met controlepunten wordt door de financiële teams binnen het Departement Financiën uitgevoerd.
Volgende controle stappen worden ondernomen:
In totaal werden voor de periode 01/06/2022 tot 31/05/2023 250 vastleggingen opgemaakt en werden 50 aankoopdossiers geselecteerd en gecontroleerd.
Globaal kan worden gesteld dat de dossiers conform de geldende afspraken zijn. Bij de aankoopdossiers die afweken van de geldende afspraken werd door Financiën extra toelichting gevraagd. Door de betrokken diensten werd een afdoend gemotiveerd antwoord bezorgd.
In bijlage 3 worden de bevindingen van de steekproefcontroles per departement weergegeven. Dit rapport loopt over de periode 01/06/2022 tot 31/05/2023.
Neemt kennis van de rapportering overzicht bestellingen en overzicht raamovereenkomsten van € 8.500 excl btw tot € 30.000 excl btw binnen het dagelijks bestuur voor de periode 01/06/2022 tot 31/05/2023, zoals gevoegd als bijlagen.
Neemt kennis van de rapportering steekproefcontroles bestellingen van € 8.500 excl btw tot € 30.000 excl btw binnen het dagelijks bestuur voor de periode 01/06/2022 tot 31/05/2023, zoals gevoegd als bijlage.