2023_BURG_00537 - Ghent Motor Event 5th edition - goedkeuring

burgemeester

do 23/03/2023 - 11:00 bureau burgemeester

Datum beslissing: do 23/03/2023 - 11:15

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Voorzitter

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Motivering

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63;

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid’, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Nieuwe Gemeentewet, artikel 133 en 135, §2;
• Gelet op het gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 25/01/2023 ontving ik de aanvraag van Ghent Motor Events vzw tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Ghent Motor Event 5th edition, op 26/03/2023 van 09:00 uur tot 18:00 uur.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om:
Ghent Motor Events is een VZW die wordt gedragen door BMC Triumph, BMW Peter D’Haese, en Motorrijder Magazine. Hun doel is om frisse en verrassende motorevenementen organiseren die de spirit en de cultuur van het motorrijden tot leven brengen. Ze mikken erop over de merken heen bruggen te slaan omdat we in de eerste plaats motorliefhebber zijn. De focus ligt op het Gentse omdat ze van mening zijn dat er niettegenstaande de grote liefde voor motoren in de stad té weinig motor-events worden georganiseerd. Ze willen een breed en interessant aanbod creëren in een positieve sfeer. De evenementen van Ghent Motor Events zijn laagdrempelig en gratis toegankelijk. Dat is een bewuste keuze. Ze willen een breed publiek bereiken en in een gemoedelijke sfeer de broederlijkheid en de vrijheid vieren die het motorrijden zo aantrekkelijk maakt. Met het Ghent Motor Event 5th edition willen ze het seizoen op gepaste wijze inzetten. Als locatie hebben ze de Arsenaal Site (Brusselsesteenweg 602) in gedachten, de voormalige treinherstelplaats van de NMBS. Deze locatie ligt ver genoeg buiten het centrum om niet té veel hinder te bezorgen aan buren en passanten, én bovendien is deze locatie gemakkelijk bereikbaar door de nabijheid van de op- en afrit van de autostrades. Vorige edities van dit evenement zijn verlopen zonder incidenten.

PROGRAMMA:
Testritten begeleid door de MAG (Motorcycle Action Group – de belangenvereniging voor en door motorrijders)
Accessoiristen dorp (helmen, banden, kledij, kuisproducten, etc.)
Informatieve dorp (politie, rijschool, verzekeringen, etc.)
Kustenaars- en ambachten dorp (schilders, beeldhouwers, airbrushing, lederbewerking, etc.)
Custom, café racer en scrambler dorp (klemtoon ligt op klassieke motorfietsen, barbier, etc.)
Adventure dorp (klemtoon ligt op de avontuurlijke motorrijder etc.)

Plaatsen van verschillende standen(zie inplantingsplan in bijlage), alsook foodtrucks & groot terras.
Men verwacht 1000 bezoekers/deelnemers.
Schenken van bier en frisdranken.

Extra opmerkingen inzake opheffing betredingsverbod op locatie.
Men zal maar een klein deel van de Arsenaalsite gebruiken voor het evenement, enkel het eerste deel komende van de Brusselsesteenweg. Plannen in bijlage.
De organisator zal verschillende stewards voorzien om alles in goede banen te leiden en de bezoekers te duiden dat bepaalde delen van de site niet toegankelijk zijn. Alsook heeft men in samenspraak met de brandweer verschillende gebouwen en locaties afgezet met heras hekkens.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan Ghent Motor Events vzw tot organisatie van Ghent Motor Event 5th edition op 26/03/2023 van 09:00 uur tot 18:00 uur, mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud van toepasselijke regelgeving.
• Een vrije doorgangsruimte van 4 meter (6 meter in bochten) moet voorzien worden voor de hulp – en veiligheidsdiensten.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden. Brandweeradvies werd aan de organisatie doorgemaild.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• Indien tijdelijke bewegwijzering wordt aangebracht dient men een speciale toelating aan te vragen bij het Mobiliteitsbedrijf (mobiliteitsbedrijf@stad.gent)
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisator dient zich te houden aan de bevelen en instructies van de politie.
• De organisatoren dienen hun medewerkers te briefen mbt het schenken van alcoholische dranken aan minderjarigen.
• De organisator dient de wetgeving rond het schenken van alcoholische drank strikt na te leven.
• Zich houden aan de wetgeving met betrekking tot slijterijen/schenken van gegiste dranken.
• Behoudens speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen, is het verboden sterke dranken te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties plaats vinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties (wet 28 december 1983).
Met occasioneel wordt bedoeld:
o het betreft een gebeurtenis van voorbijgaande aard, die maximaal tienmaal per jaar wordt georganiseerd en telkens voor niet langer dan vijftien opeenvolgende dagen doorgaat.
o Deze activiteit georganiseerd wordt door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging.
o Tentoonstellingen en jaarbeurzen zijn altijd een occasionele drankgelegenheid, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant
Indien u alcoholische dranken wenst te serveren maar niet voldoet aan de voorwaarden van een occasionele drankgelegenheid dan dient u in het bezit te zijn van een reguliere drankvergunning (vaste locatie) of een vergunning reizende drankgelegenheid (verplaatsbare bar).
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.

Bijlagen

Plan Arsenaal.pdf