Geachte schepen van Braeckevelt,
De studentenvereniging, de Vlaamse Economische Kring (VEK), wou ter ere van zijn 100-jarig bestaan een groot feest organiseren in de studentenbuurt. Ze begonnen hieraan in april en een event dat op 4/10/2023 zou doorgaan. Ze wouden dit laten doorgaan op het Sint-Pietersplein maar daar kregen ze geen toestemming voor. Twee weken geleden kregen ze toch een akkoord om het evenement te organiseren op het Kramersplein. Op twee weken tijd moesten ze de andere vergunningen goedgekeurd krijgen, wat erg nipt was. Vrijdag kregen ze alsnog te horen dat het feest niet kan doorgaan wegens veiligheidsredenen.
Graag had ik hierover een antwoord gekregen op volgende vragen:
Ik vind het spijtig dat het voor het VEK niet gelukt is, maar de essentie is: evenementen die niet veilig kunnen verlopen, worden in onze Stad niet vergund. Gelukkig valt dit maar weinig voor.
Zoals u wellicht weet of niet weet, organiseren studenten van Gent een maximum van een aantal evenementen op het openbaar domein. Het aftoppen van dat aantal activiteiten dateert van een aantal jaar geleden. Dat betekent in de feiten dat elk studentenevenement dat niet tot de gekende afgesproken evenementen behoort, steeds een weigering krijgt om op het openbaar domein te organiseren. Het VEK organiseert al de Student Street Soccer, maar deed nog een aanvraag om hun 100-jarig bestaan te vieren.
U spreekt in uw vraag over een aanvraag om te organiseren op het Sint-Pietersplein. Die is bij ons weten nooit ingediend.
U spreekt van april, maar ik heb weet van een eerste kennisgeving op 8 augustus. Op basis van een e-mail vanwege het praesidium van het VEK, om te kunnen afwijken en naast de bestaande studentenevenementen, toch nog iets extra te kunnen doen. Er was dus ook voor augustus nog geen aanvraag ingediend, dat wordt ook in diezelfde mail geschreven overigens.
Die overweging werd gemaakt en na vaststelling dat het 7e evenement, de massacantus, dit academiejaar indoor zou worden georganiseerd én dat de viering van een 100-jarig bestaan per definitie een éénmalig event betreft, werd beslist om de organisatie een kans te geven het evenement te organiseren. Dat betekent dat we een collegebesluit nemen om het event in overweging te nemen en de flow te doorlopen. Dat gebeurde op het college en is pas definitief als het college de inname openbaar domein bekrachtigd.
Op de eerste collegezitting hierover werd en omwille van een aantal praktische overwegingen richting een kleinschaliger evenement op het Kramersplein verwezen, waarop de organisatie akkoord ging.
Een vergunning is namelijk alleen maar mogelijk wanneer alle adviserende stads- en veiligheidsdiensten hun fiat geven om te organiseren.
De uiteindelijk ingediende aanvraag werd daarop behandeld. De verschillende diensten, onder leiding van de dienst Feesten en Ambulante handel werden ingelicht over het dossier en hebben op die korte termijn inspanningen geleverd om tot een advies te komen. Na de 'principiële goedkeuring' gegeven door het college, wat het officiële startsignaal is voor die diensten om met de organisatie in overleg te gaan. Die goedkeuring staat in geen geval gelijk aan een vergunning. Die vergunning komt er pas wanneer het college beslist dat de inname van het openbaar domein goedgekeurd kan worden. Dat is onder bevoegdheid van collega Filip Watteeuw en op basis dus van gunstige adviezen.
Tijdens dat proces bleek dat de organisatie niet in staat was om een grondplan af te leveren dat voldoende en correcte informatie bevatte voor de veiligheidsdiensten om een gunstig advies te geven.
Het ingediende plan hield geen rekening met de heraanleg van het Kramersplein, verschillende elementen op het plan waren niet juist ingetekend of voorzien van de juiste afmetingen en de werfzone op het plein stond niet op het plan aangeduid, zoals werd gevraagd.
Ik moet erbij zeggen dat die veiligheidsdiensten daarin allerminst een passieve rol hebben opgenomen. Er is meermaals contact via mail geweest en zelfs bezoeken ter plaatse om aan te sporen om een correct plan in te dienen.
Uiteindelijk bleek het niet mogelijk om een gunstig advies te verlenen, gezien de inschatting was dat het evenement niet op een veilige manier zou kunnen georganiseerd worden. Als we als college een ongunstig advies van zowel brandweer als politie ontvangen, dan lijkt het ons de meest verantwoordelijke keuze om tot een weigering over te gaan. Dat is, voor alle duidelijkheid, de eerste keer dit jaar dat wanneer we op een college voor een eerste keer principieel de flow opstarten, de inname openbaar domein toch weigeren. In die zin is er geen sprake van een 'ingetrokken vergunning', zoals u aanhaalt.
Normaal gezien gebeurt dit niet en een compensatie voorzien we hiervoor niet, gezien de verschillende betrokken diensten zeer actief meedenken om een evenement binnen de perken van de mogelijkheden, te kunnen organiseren. Ik maak dan ook gebruik van deze aangelegenheid om hen te bedanken.
Om dan nog op uw laatste vraag te antwoorden, collega Peeters. In het weigeringsbesluit werd ook opgenomen om het event op een ander moment en andere locatie te gaan organiseren.
di 10/10/2023 - 09:40