Toelichting:
Er klinken al een tijdje signalen dat de goedkeuringen van algemene vergunningen voor de organisatie van een evenement en goedkeuringen van geluidsvergunningen voor
evenementen te vaak op zich laten wachten. Een te beperkte termijn tussen de goedkeuringen van de vergunningen en de datum waarop het evenement doorgaat, zorgt
ervoor dat het erg moeilijk wordt voor organisatoren om over te gaan tot de organsatie van het evenement, aangezien ze niet zeker zijn of het zal kunnen doorgaan. Meer
ervaren organisatoren kunnen hier vaak al inschatten of het al dan niet zal goedgekeurd worden, en vertrouwen erop dat het goed komt, maar voor nieuwe organisatoren vormt dit
echt een probleem.
Bovendien is de aanvraagprocedure niet eenduidig, veel verschillende vergunningen moeten apart ingediend worden, terwijl een één loket hier alvast veel dubbel werk zou
kunnen vermijden.
In juni jl. vroeg ik schriftelijk naar een overzicht per evenement van 2019 tot 2023 met data aanvraag indiening (geluids-)vergunningen en de data & resultaten van het
collegebesluit. In juli kregen we de data over de geluidsvergunningen en in augustus ook de data van de algemene vergunning voor evenementen.
Op basis daarvan heb ik volgende vragen:
• Zijn er plannen om de verschillende vergunningsprocedures voor evenementen te aligneren in één loket en zo de procedure te vergemakkelijken voor de indiener?
• Is er een mogelijkheid om een pleinenplanner op te stellen, naar analogie van de zalenplanner, waarbij publiek zichtbaar is of een plein al ingenomen is door zodat
ze niet moeten wachten op een antwoord hierover?
Bedankt voor uw vraag.
Om een evenement kwalitatief te organiseren, komt daar inderdaad veel voorbereiding bij kijken. Een van die zaken is een vergunning aanvragen. En daar komen een aantal deelaspecten bij kijken.
Deze staan in hun volledigheid opgelijst op de landingspagina van de Stad Gent om een evenement te organiseren. De zoekterm 'zelf evenement organiseren in Gent' komt daar op uit. Als je alle stappen volgt op die pagina, heb je een volledige aanvraag. Daarnaast zal de dienst Feesten, belast met het opvolgen van die aanvragen, contact nemen om nodige bijkomende info op te vragen. Dit is niet altijd het geval.
Je hoeft ook uiteraard niet jouw aanvraag pas 6 weken op voorhand te doen. Wie dit vroeger doet heeft uiteraard kan op meer perspectief op voorhand. Ongeveer 25% van de aanvragen komt pas binnen na de termijn van 6 weken. De dienst Feesten doet steeds zijn best om op pragmatische manier zo goed mogelijk te voldoen aan de aanvraag. Dat mag ook wel gezegd worden. Volgens de dienst zijn er verder jaarlijks ca. 3 aanvragers voor wie het online formulier niet duidelijk is. Zij worden ontvangen op de dienst Feesten en vullen samen het formulier in met één van de consulenten.
Voorts is de dienst afhankelijk van de adviezen van collega-diensten om de vergunning op te maken. Die diensten hebben soms bijkomende info nodig over het evenement en dan moeten zij opnieuw wachten op feedback van de organisator. Sommige aanvragen beschrijven heel veel van het evenement, anderen zijn een pak summierder en dan moet er veel overlegd worden. Grotere evenementen worden in een coördinatievergadering besproken, denk aan Copacobana bv.
Daar wordt veel tijd en energie door de verschillende diensten in gestoken.
Kleinere evenementen worden per delegatie goedgekeurd door de directeur van de dienst Feesten, grotere worden aan het college voorgelegd. Een aantal worden ook ter principiële goedkeuring voorgelegd aan het college, voor het vergunningsproces.
In de jaren dat ik het domein mocht opvolgen zijn er nog maar een 2-tal weigeringen geweest van een evenement. Dat is omdat er soms te weinig informatie wordt aangeleverd door de organisator, ondanks inspanningen van de diensten om die op te vragen.
Wat betreft het algemene evenementenloket. Dit werd onderzocht tijdens de vorige legislatuur onder toenmalig schepen Peeters, maar bleek te duur om alle informatie op 1 plaats samen te krijgen Ook onder collega Storms zijn daar geen andere inzichten uit voortgekomen.
Maar, waar het efficiënter kan moeten we dat zeker doen. Er wordt nu geïnvesteerd in een update van het huidige formulier, zodat het in de toekomst flexibeler kan worden aangepast en er meer informatie in kan worden opgenomen. Dat zou het mogelijk maken om het aantal mails en communicatie na de aanvraag te verminderen.
Want, we hebben geluk in Gent dat er ook veel engagement zit om te organiseren en dus dat er veel aanvragen zijn. De dienst informeert mij dat zij onlangs bij VVSG een voordracht hebben gegeven over de Gentse Flow omdat die als kwalitatief wordt gezien door andere steden.
Een pleinenplanner lijkt een mooi idee in theorie, maar in de praktijk zou dat betekenen dat de RADAR-software moet worden opengesteld. Dat is een technische tool die enige opleiding vereist om te gebruiken en om te lezen. Dat zou mogelijks voor meer verwarring zorgen, dan dat het problemen zou oplossen.
Daarnaast is het niet zo dat omdat er een plein vrij is, het automatisch betekent dat daar een evenement kan doorgaan. Als we dat als enige aspect zouden hanteren bij ene evenementaanvraag, dan brengen we de leefbaarheid van de stad in gevaar. We moeten die grens een beetje bewaken.
Het vragen of een plein vrij is kan nu al via een telefoontje of mailtje naar de dienst Feesten, zonder dat je daarvoor een aanvraag moet indienen.
Samengevat:
1. Het aantal evenementen dat een weigering krijgt, zijn op 1 hand te tellen.
2. De dienst Feesten bemoeilijkt het aanvraag proces niet, maar wil het net beter faciliteren en in overleg te gaan.
3. ik snap het concept van een evenementenloket, maar met wat we vandaag weten is het op dit moment niet de beste manier om een evenement vergund te krijgen, maar we staan open voor alle verbeteringen die in de flow kunnen worden aangebracht. We zijn blij dat de dienst Feesten dit ook proactief opneemt.
di 14/11/2023 - 09:37