2023_GR_00046 - Overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064 - Oproep tot deelneming - Machtiging optreden als aankoopcentrale - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 38.

In zittingen van het college van burgemeester en schepenen de dato 29 maart 2018 en 19 april 2018 werd de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor werkkledij, linnen, werkschoenen, handschoenen en andere persoonlijke beschermingsmiddelen die op een sociaal verantwoorde wijze werden geproduceerd en CO₂-efficiënt geleverd worden (5 percelen) - ECO/2016/007 - ID2804 gegund aan de volgende firma's:
- perceel 1 (duurzame werkkledij): Alsico, Zonnestraat 223 te 9600 Ronse,
- perceel 2 (standaard werkkledij): Bel-Confect, Avenue Du Bois Jacquet 9 te 7711 Dottenijs,
- perceel 3 (linnen): Stemico, Waregemseweg 131 te 9790 Wortegem-Petegem,
- perceel 4 (werkschoenen): Tric, Vijverhoek 41-43 te 8520 Kuurne,
- perceel 5 (handschoenen en andere persoonlijke beschermingsmiddelen): Fabory Centres Belgium, Blancefloerlaan 181 te 2050 Antwerpen.

In zitting van het college van burgemeester en schepenen de dato 12 mei 2021 werd deze overheidsopdracht van leveringen als volgt gewijzigd: verlenging van de uitvoeringstermijn tot en met eind 2023.

De Stad Gent treedt op als aanbestedende overheid en als aankoopcentrale voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure, voor de voorwaarden van de opdracht, het voeren van de plaatsingsprocedure alsook de gunning, de sluiting en de uitvoering van de opdracht.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor in het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier(s).

Hiertoe werd de selectieleiddraad van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame werkkledij (2 percelen) - SLS/2022/055 - ID5064, opgemaakt.
Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling. Gelet op de aard en complexiteit van de opdracht wordt voor deze gefaseerde plaatsingsprocedure gekozen. De doelstelling van de Stad Gent is om haar werkkledij zo duurzaam mogelijk aan te kopen. De markt van werkkledij is momenteel in volle evolutie en onderzoek. Tevens blijkt uit voorafgaand marktonderzoek dat bepaalde duurzame stoffen die de voorbije jaren vlot beschikbaar waren, op vandaag heel moeilijk en beperkt beschikbaar zijn. In hoeverre de signalen van de markt in de fase ‘marktonderzoek’ ook weerspiegeld zullen worden in de fase ‘offertes’ is moeilijk vooraf in te schatten. Bijgevolg wenst de aanbesteder gedurende de procedure een stevig onderhandelingsmiddel te kunnen toepassen om uit te zoeken welke duurzame stoffen er in welke mate beschikbaar zijn. Gezien het grote belang dat de Stad Gent hecht aan de kwaliteit en duurzaamheid van de werkkledij, wenst de aanbesteder dit onderhandelbaar te maken.

De opdracht wordt opgesplitst in 2 percelen:
- Perceel 1: duurzame werkkledij,
- Perceel 2: genormeerde werkkledij.

De administratie stelt voor om in deze nieuwe overheidsopdracht de focus te leggen op de percelen betreffende de kledij. Dit omdat voor kledij veel dieper kan ingegaan worden op de impact op het milieu en de transparantie en het sociaal verantwoord zijn van de keten in vergelijking met de andere percelen uit de lopende raamovereenkomst. Het voormalige perceel 'linnen' zal via een huursysteem opgenomen worden in de nieuwe raamovereenkomst voor duurzame wasserijdiensten (dossiernummer: SLS/2022/032 - ID5343). Voor de voormalige percelen 'werkschoenen' en 'handschoenen en andere persoonlijke beschermingsmiddelen' bekijkt de Afdeling Aankoop de mogelijkheden om af te nemen op een raamovereenkomst van een andere aanbestedende overheid.

In deze eerste fase van de procedure wordt nagegaan of de kandidaten bekwaam zijn om de opdracht uit te voeren. Enkel de kandidaten die hierna geselecteerd worden, krijgen in de tweede fase van de procedure het bestek toegestuurd en kunnen een offerte indienen. Er is geen beperking van het aantal kandidaten dat wordt uitgenodigd voor de volgende fase in de procedure. Alle firma’s die voldoen aan de selectie-eisen worden geselecteerd. Het bestek zal later worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

De beoordeling van de deelnemers gebeurt op basis van criteria zoals bepaald in de selectieleidraad:

- Perceel 1:
* Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
* Omzet: een verklaring betreffende de totale jaarlijkse omzet van de onderneming die de aanvraag tot deelneming indient en dit voor de laatste 3 beschikbare boekjaren, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. In minimaal 1 van die boekjaren moet een omzet gerealiseerd zijn van minstens € 1.500.000.
* Referenties: een referentielijst van minstens 3 gelijkwaardige opdrachten voor het leveren van werkkledij die gedurende de afgelopen periode van maximaal 3 jaar werden verricht en met elk een waarde van minstens € 120.000 exclusief btw per jaar. Hierbij dient per referentie melding gemaakt te worden van het bedrag, de aanvangs- en einddatum en van de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor de leveringen bestemd waren.
* Maatwerk: de kandidaat moet verklaren dat hij over de kennis en de mogelijkheden beschikt om maatwerk uit te voeren op basis van de door hem genomen maatopname. De gevraagde artikelen moeten binnen een termijn van maximaal 30 kalenderdagen na maatopname geleverd worden.

- Perceel 2:
* Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
* Omzet: een verklaring betreffende de totale jaarlijkse omzet van de onderneming die de aanvraag tot deelneming indient en dit voor de laatste 3 beschikbare boekjaren, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. In minimaal één van die boekjaren moet een omzet gerealiseerd zijn van minstens € 800.000.
* Referenties: een referentielijst van minstens 3 gelijkwaardige opdrachten voor het leveren van werkkledij die gedurende de afgelopen periode van maximaal 3 jaar werden verricht en met elk een waarde van minstens € 70.000 exclusief btw per jaar. Hierbij dient per referentie melding gemaakt te worden van het bedrag, de aanvangs- en einddatum en van de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor de leveringen bestemd waren.
* Maatwerk: de kandidaat moet verklaren dat hij over de kennis en de mogelijkheden beschikt om maatwerk uit te voeren op basis van de door hem genomen maatopname. De gevraagde artikelen moeten binnen een termijn van maximaal 30 kalenderdagen na maatopname geleverd worden.

Om de continuïteit van de dienstverlening zeker te kunnen garanderen, wordt aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd om goedkeuring te verlenen aan de vervroegde publicatie van de selectieleidraad, met opening van de aanvragen tot deelneming evenwel na goedkeuring van de selectieleidraad door de gemeenteraad.