De Stad Gent haalde via een bidprocedure Velo-city binnen. Hierdoor mag de Stad Gent Velo-city 2024 organiseren. Het congres zal plaatsvinden van 18/06/2024 tem 21/06/2024 in Gent.
In het contract met ECF, wordt het samenwerken met een professional conference organizer (PCO) als voorwaarde gesteld.
De PCO zal ons bijstaan in de algemene organisatie van het congres en zal daarbij de verantwoordelijkheid hebben over volgende deelaspecten van het congres: project & financial management, venue management (location and catering), partnership / sponsorship, abstract & speaker management, registration management, travel management, on-site management, after care.
Vooral het financieel management zal een belangrijke pijler zijn, gezien we het congres budgetneutraal zullen organiseren.
Bovendien zal de Stad erover waken dat het congres op een duurzame manier wordt georganiseerd.
Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van diensten - Raamovereenkomst voor de organisatie van het internationaal fietscongres Velo-city 2024
- MB 01/2023, opgemaakt.
Procedure: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid tot onderhandelen indien daartoe de noodzaak bestaat. Er wordt uit de kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria een firma gekozen op basis van de gunningscriteria in het bestek.
Wijze van prijsbepaling: gemengde opdracht
Uitvoeringstermijn: 16 maanden
Kwalitatieve selectiecriteria obv referenties, samenstelling van het organisatieteam, technische uitrusting en economische draagkracht.
Gunningscriteria: prijs (25%), kwaliteit dienstverlening: plan van aanpak projectmatig (45%) en plan van aanpak financieel beheer (25%) en duurzaamheid (5%)
Om tijdig een dienstverlener te kunnen selecteren zodat er nog voldoende tijd overblijft om dit groot congres te organiseren, wordt de procedure van bekendmaking reeds opgestart onmiddellijk na goedkeuring van het dossier door het college met opening kandidaturen evenwel na de datum van de gemeenteraad. In de vooropgestelde timing zou het sluiten van de opdracht voorzien zijn voor oktober 2023, dat geeft de PCO slecht een half jaar voor het opzetten van het congres.
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
| Dienst* | BMO |
| Budgetplaats | 409430009 |
| Categorie* | nvt |
| Subsidiecode | nvt |
| 2024 | € 125.000 |
| Totaal | € 125.000 |
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
| Dienst* | BMO |
| Budgetplaats | nvt |
| Categorie* | nvt |
| Subsidiecode | nvt |
| 2024 | € 699.950 |
| Totaal | € 699.950 |
Stelt vast het bij dit besluit gevoegde bestek van de overheidsopdracht van diensten - Raamovereenkomst voor de organisatie van het internationaal fietscongres Velo-city 2024- MB 01/2023.
Procedure: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Wijze van prijsbepaling: gemengde opdracht
Uitvoeringstermijn of leveringstermijn: 16 maanden
Gunningscriteria: prijs (25%), kwaliteit dienstverlening: plan van aanpak projectmatig (45%) en plan van aanpak financieel beheer (25%) en duurzaamheid (5%)