Notulen  gemeenteraad

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, §1.

• Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, titel VIII 'Huur'';
• Wet van 30 april 1951 met betrekking tot de handelshuur.

Op 24 juni 2003 werd tussen de stad Gent en de vzw Economische Raad voor Oost-Vlaanderen, afgekort EROV, een handelshuurovereenkomst gesloten waarbij de stad Gent een gedeelte van het stadseigendom gekend als het Groot Vleeshuis en het penshuisje nr. 7, beiden gelegen te 9000 Gent, Groentenmarkt 7, in huur heeft gegeven voor een termijn van 9 jaar, ingegaan op 1 september 2003 en aflopend - ingevolge een tweede handelshuurhernieuwing van 9 jaar - op 31 augustus 2030.

In april 2021 werd het Groot Vleeshuis uit veiligheidsvoorzorg gesloten wegens instabiliteit van het gebouw. EROV diende het gebouw te verlaten. Het college keurde een tijdelijke opschorting van betaling van huurgelden goed ten aanzien van vzw EROV voor de periode van sluiting en zolang de verplichte sluiting duurt. Ook de huursubsidie voorzien door de Dienst Economie werd tijdelijk opgeschort.

Intussen is duidelijk dat er geen verdere uitbating in het Groot Vleeshuis meer mogelijk is.

In antwoord op het schrijven van 25 november 2021 van de Stad deelde EROV op 30 november 2021 mee dat ze akkoord gaat om - in afwachting van de volledige restauratie - de handelshuurovereenkomst in onderling akkoord te beëindigen.

Overeenkomstig artíkel 3, § 4 van de handelshuurwetgeving kunnen partijen de handelshuurovereenkomst voortijdig beëindigen op voorwaarde dat hun akkoord wordt vastgesteld bij een authentieke akte of bij een verklaring voor de rechter afgelegd.

In het gebouw heeft de huurder een glazen constructie gebouwd voor de uitvoering van haar werking. Deze constructie is eigendom van de huurder en de handelshuurovereenkomst voorziet hiervoor in artikel 7 dat de huurder kan beslissen om de glazen constructie, die haar eigendom is, op het einde van de handelshuur op haar kosten te verwijderen. Indien de huurder beslist om de glazen constructie niet op eigen kosten te verwijderen, behoudt de Stad de keuze tussen enerzijds het behoud van de constructie mits betaling van de waarde van de constructie op dat ogenblik, een waarde die bepaald zal worden door een onafhankelijke derde indien partijen niet tot een akkoord komen, of anderzijds de vraag tot het verwijderen van de constructie op kosten van de huurder. 

Omwille van de restauratiewerken dient de glazen constructie uit het Groot Vleeshuis verwijderd te worden. EROV wenst de glazen constructie en ook de infrastructuur die nog in het gebouw aanwezig is, niet te verwijderen omdat dit momenteel volgens hen moeilijk en onveilig is. Al deze zaken zijn op vandaag volledig afgeschreven en hebben voor EROV nog weinig waarde of zijn voor hen moeilijk te integreren op een andere locatie.

EROV stelt voor om de glazen constructie en de infrastructuur die nog in het gebouw aanwezig is kosteloos aan de Stad over te dragen. De Stad kan deze zaken uit het gebouw verwijderen, hetzij om te slopen, hetzij om te demonteren en op een andere locatie te remonteren. De infrastructuur kan worden verkocht of hergebruikt.

Intussen heeft de Dienst Vastgoed een overeenkomst tot minnelijke beëindiging van de handelshuurovereenkomst d.d. 24.06.2003 met ingang van 1 januari 2023 opgemaakt, die na goedkeuring door beide partijen notarieel zal worden verleden. De aktekosten worden gedeeld tussen beide partijen.

De tijdelijke opschorting van betaling van huurgelden evenals van de nominatieve subsidie gekoppeld aan de handelshuurovereenkomst door de Dienst Economie kan worden omgezet in een definitieve opschorting voor de periode vanaf de sluiting tot aan de beëindiging van de handelshuurovereenkomst. Evenredig kan ook de onroerende voorheffing voor dezelfde periode vanaf de sluiting tot aan de beëindiging van de handelshuurovereenkomst.
De verdere betaling van huurgelden en de huursubsidie ten aanzien van de vzw EROV, vervallen met ingang van 1 januari 2023. De energiemeters werden reeds terug overgedragen aan de Stad. De huurwaarborg t.b.v. 2.500 euro kan worden vrijgegeven van zodra het gebouw met inbegrip van de glazen constructie en de resterende infrastructuur  aan de Stad worden overgedragen.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een overeenkomst te sluiten tot vervroegde beëindiging van de handelshuurovereenkomst d.d. 24.06.2003 met vzw EROV met ingang van 1 januari 2023. De glazen constructie en de nog aanwezige infrastructuur worden kosteloos aan de Stad overgedragen. 

Overeenkomstig artikel 35 van de Hypotheekwet is de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie  gebonden om ambtshalve een hypothecaire inschrijving te nemen in zijn registers. Deze inschrijving biedt de partijen een zekerheid omtrent de naleving van de verplichtingen. Achteraf handlichting bekomen van deze inschrijving brengt evenwel kosten met zich mee. Gelet op de solvabiliteit van de contractanten tot naleving van hun verplichtingen, lijkt een extra hypothecaire inschrijving overbodig en wordt dan ook voorgesteld om de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van deze specifieke plicht te ontslaan.

• Het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten art. 48.
• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 9°.

• Het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten
• Het Besluit van de Vlaamse regering van 13 oktober 2006 en van 27 juni 2008 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten.

De besturen van de eredienst stellen jaarlijks een budget op met als basis het meerjarenplan. Het ontwerp van de budgetten werd besproken met de subsidiërende overheid i.c. de Stad Gent.  De hier voorgelegde budgetten overschrijden de grenzen van de in de goedgekeurde meerjarenplannen opgenomen bedragen niet.
Een 2e reeks van 7 budgetten over het dienstjaar 2023 werd onderzocht en heeft geen aanleiding gegeven tot het formuleren van opmerkingen en lijken het financieel belang van de gemeente niet te schaden. De voorgestelde budgetten overschrijden de grenzen van de in de goedgekeurde meerjarenplanwijzigingen opgenomen bedragen niet.

Volgende eredienstbesturen doen geen beroep op een stadstoelage en komen in aanmerking voor kennisneming budget 2023 (reeks 2).
Evangelische Kerk de Burg
Gereformeerd Kerkcentrum Kerk aan de Leie

De voorgestelde budgetten 2023 (reeks 2) van de hierna vermelde besturen van de eredienst komen in aanmerking voor kennisneming en de kredieten voor de naast hun naam vermelde stadstoelage worden voorgesteld voor inschrijving in de stadsbegroting 2023 voor een totaalbedrag van 139.535,00 EUR:

De integrale betoelaging van de hierna vermelde werken komt in aanmerking voor kennisneming overwegende dat de gemeentelijke bijdrage in de budgetten de grenzen van de in de goedgekeurde meerjarenplanwijzigingen opgenomen bedragen niet overschrijdt.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Er is nood aan een raamovereenkomst voor het leveren van ferrometalen, non-ferrometalen en kunststofplaten. Om een zo goed mogelijke dienstverlening te kunnen aanbieden stelt de administratie voor een  opdracht via een openbare procedure uit te schrijven.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht een beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier/dienstverlener.

Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van ferrometalen, non-ferrometalen en kunststofplaten - SLS/2022/052 - ID5383, opgemaakt. Deze opdracht omvat 2 percelen: perceel 1: RVS (roestvrij staal) en aluminium - perceel 2: kunststofplaten.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: prijslijst.
Uitvoeringstermijn: 48 maanden.
Gunningscriteria: prijs 60 punten / kortingspercentages 20 punten / rapportage 20 punten.

Het geraamd aandeel voor het OCMW bedraagt 20.000,00 euro, inclusief btw.

De geraamde waarde voor perceel 1 is 225.000,00 euro incl. btw voor 4 jaar;
het bestelbedrag voor perceel 1 wordt beperkt tot 337.500,00 euro incl. btw.
De geraamde waarde voor perceel 2 is 84.000,00 euro incl. btw voor 4 jaar;
het bestelbedrag voor perceel 2 wordt beperkt tot 126.000,00 euro incl. btw.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 38.

De huidige raamovereenkomst voor het huren van milieuvriendelijke voertuigen - SLS/2022/040 - ID5357, is een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en zal de maximale afnamewaarde binnenkort bereiken. Er diende dus een nieuwe overheidsopdracht te worden uitgeschreven. De gekozen procedure betreft een mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze bestaat uit een selectiefase van de deelnemers en een evaluatiefase van de ingediende offertes. 

Hiertoe werden de selectieleidraad en het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst huur voertuigen en bijhorende diensten (2 percelen) - SLS/2022/019 - ID5296, opgemaakt.

- perceel 1: huur voertuigen - termijn in maanden: 72
- perceel 2: huur nutsvoertuigen - termijn in maanden: 72.

Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling.

Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) van de Wet van 17 juni 2016, wordt de opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Gelet op de aard en complexiteit van het voorwerp van deze opdracht is een onderhandelingsfase nodig. Onder meer de zeer snelle technologische evoluties en de constante wijziging in het aanbod van voertuigen zijn moeilijk te voorspellen.

De opdracht loopt voor zes jaar omdat de standaardtermijn van vier jaar door de aard van de opdracht, praktisch gezien niet mogelijk is. Een aantal van de duurzame voertuigen waarvoor een huurprijs gevraagd wordt zijn specifiek en waarschijnlijk door de inschrijver aan te kopen of aan te passen in het kader van deze opdracht. Deze langere looptijd geeft aan dat de mogelijkheid bestaat dat deze geregeld zullen worden gehuurd. Zo is het voor de inschrijver ook interessanter om te investeren. Bijkomend verwachten we betere voorwaarden te krijgen omdat ze op langere termijn afschrijven.

Stap 1: selectiefase: de beoordeling van de deelnemers gebeurt op basis van criteria zoals bepaald in de selectieleidraad:

- de totale omzet op jaarbasis in het domein waarop de opdracht betrekking heeft.

- enkel voor perceel 1: om een vlotte dienstverlening te garanderen moet de inschrijver over ten minste één vestiging/servicepunt/afleverpunt beschikken in een straal van minder dan 5 km in vogelvlucht van Botermarkt 1, 9000 Gent. Dit criterium is noodzakelijk omwille van de courante en vaak kortelings geplande huur. 

- enkel voor perceel 2: om een vlotte dienstverlening te garanderen moet de inschrijver over ten minste één vestiging in Vlaanderen beschikken. Aangezien de huur in dit perceel doorgaans langer op voorhand gepland wordt laten we hier een grotere afstand toe. Omwille van ecologische en organisatorische redenen is ervoor gekozen om het transport voor het leveren of ophalen van een huurvoertuig te beperken tot Vlaanderen. 

Stap 2: evaluatiefase: de geselecteerden krijgen nadien het bestek waarna zij een offerte kunnen indienen.

- wijze van prijsbepaling: opdracht met gemengde prijsvaststelling

- gunningscriteria:
1: huurkost: 75 punten
2: kwaliteit dienstverlening: 20 punten
3: kwaliteit verzekering: 5 punten.

- Historische afname: door de uitrol van het bedrijfsvervoersplan en de daarbij horende inkrimping van dienstwagens is er een groeiende vraag om tijdelijke noden in te vullen. We beschikken reeds over een ruime pool maar desondanks is extern huren soms nodig omdat er op piekmomenten niet voldoende voertuigen van een bepaald type beschikbaar zijn. Het is door de uitrol van het bedrijfsvervoersplan moeilijk om op basis van de historische afnames te werken dus hebben we ervoor gekozen om te werken met een prognose op basis van de verwachtingen.   

- duurzaamheid: Stad Gent wenst zo milieuvriendelijk mogelijke voertuigen te huren. Voor perceel 2 worden enkel elektrische voertuigen toegelaten. Voor perceel 1 is het niet mogelijk dit voor alle categorieën te eisen omdat de markt er niet klaar voor is. Bij de categorieën waar het wel kan doen we dit ook. Voor de berekening van de totaalscore van perceel 1 zal per voertuigcategorie een coëfficiënt toegepast worden welke de milieuvriendelijkheid van het aangeboden voertuig in rekening brengt. Dit gebaseerd op de door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurde cascade (2022_CBS_05388 - Bedrijfsvervoerplan Dienstverplaatsingen Stad Gent en OCMW Gent (2017-2030)). De huurprijs uit de simulatie zal vermenigvuldigd worden met de coëfficiënt die van toepassing is, dit leidt tot de huurkost. Deze coëfficiënten zijn:

1: voor een elektrisch voertuig: 1,00
2: voor een diesel (/hybride) voertuig Euro 6 D of beter: 1,5
3: voor een benzine (/hybride) voertuig Euro 6 of beter: 2,00.

De opstart van de procedure van bekendmaking van de selectieleidraad onmiddellijk na de goedkeuring van het dossier door het college van burgemeester en schepenen, met opening van de aanvragen tot deelneming evenwel na de datum van de gemeenteraad, is nodig om de continuïteit van de leveringen niet in het gedrang te brengen.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Voor het schooljaar 2023-2024 en volgende schooljaren is er nood aan een overheidsopdracht voor de levering van leermateriaal voor het basisonderwijs en het buitengewoon basisonderwijs.

Voor dit dossier is de Stad Gent een samenwerking aangegaan met DOKO vzw (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs vzw) en Stedelijk Onderwijs Antwerpen, aangezien de markt na het terugtrekken van de enige leverancier vorig jaar overhoop is gehaald en opnieuw dient gezocht te worden naar een manier om dit leermateriaal te leveren.

De bedoeling is om twee dossiers op de markt te brengen en de scholen de keuze te geven voor welke optie ze willen gaan:

1. een dossier waarbij er bij elke uitgeverij afzonderlijk wordt besteld en er aparte gespreide leveringen zijn per uitgeverij;
2. een dossier waarbij er wordt besteld bij een centrale distributeur die ofwel in bulk levert voor alle uitgeverijen samen ofwel fijndistributie verzorgt (levering per schooljaar of per klas,…).

Op 24 oktober 2022 heeft de gemeenteraad reeds goedgekeurd dat DOKO vzw (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs vzw) voor de Stad Gent zal optreden als aankoopcentrale voor de levering van leermateriaal voor het basisonderwijs en het buitengewoon basisonderwijs. Op dat moment waren er echter nog nog geen bestekdocumenten voor handen. Dit is nu wel het geval en deze documenten worden aan de gemeenteraad voorgelegd.

Voor het tweede dossier - waarbij via een distributeur wordt besteld - werd ondertussen door DOKO vzw het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - raamovereenkomst met meerdere distributeurs voor de levering van leermateriaal van door uitgeverijen uitgewerkte leermethodes voor het basisonderwijs en het buitengewoon basisonderwijs - DOKO-2022_KDS_004, opgemaakt.

• Procedure: openbare procedure.
• Wijze van prijsbepaling: opdracht tegen prijslijst.
• Uitvoeringstermijn: 48 maanden.
• Gunningscriteria: 
  • Prijs: 75 punten
  • Kwaliteit: 20 punten
  • Duurzaamheid: 5 punten

Qua duurzaamheid wordt gekeken naar mobiliteit (milieuvriendelijke voertuigen, acties/ doelstellingen om brandstofverbruik in het kader van de opdracht stelselmatig te verlagen), het inzetten op circulaire economie en naar andere milieu-ontlastende of maatschappelijk verantwoorde maatregelen die inschrijvers kunnen voorstellen.

Er wordt goedkeuring gevraagd dat DOKO vzw (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs vzw) voor de Stad Gent zal optreden als aankoopcentrale voor de levering met meerdere distributeurs van leermateriaal van door uitgeverijen uitgewerkte leermethodes voor het basisonderwijs en het buitengewoon basisonderwijs  (DOKO-2022_KDS_004 ), in toepassing van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Indien de Stad Gent een beroep doet op een aankoopcentrale, is zij conform artikel 47 van de Wet van 17 juni 2016 vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier/dienstverlener.

Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van diensten - Raamovereenkomst voor duurzame wasserijdiensten: huur en onderhoud van plat linnen en onderhoud van werkkledij - SLS/2022/032 - ID5343, opgemaakt.

Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling

Wijze van prijsbepaling: opdracht tegen prijslijst

Uitvoeringstermijn: 72 maanden

Gunningscriteria:

1. Prijs (40 punten)
2. Dienstverlening (30 punten)
3. Kwaliteit (20 punten)
4. Duurzaamheid (10 punten).

 De huidige raamovereenkomst eindigt in mei 2023. Gezien de tijds- en arbeidsintensieve opstartperiode die wordt voorzien om de nieuwe dienstverlening optimaal te laten opstarten en zo de continuïteit voor de interne klanten te waarborgen, wordt de procedure van bekendmaking reeds opgestart onmiddellijk na goedkeuring van het dossier door het college met opening offertes evenwel na de datum van de gemeenteraad. 

Het geraamde aandeel voor het OCMW bedraagt 24.000 EUR, inclusief btw.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Naar aanleiding van bezoeken van de brandweer, IDPBW en overige controlerende instanties in diverse welzijns-, stads-, politie-brandweer - en schoolgebouwen worden dikwijls opmerkingen geformuleerd met betrekking tot compartimentering, evacuatie, HACCP, enz.  Deze opmerkingen leiden dikwijls tot aanpassingen aan de inrichting van betreffende gebouwen en dienen in vele gevallen op korte termijn te worden uitgevoerd. Om enerzijds sneller te kunnen inspelen op de soms gevaarlijke toestanden in deze gebouwen en anderzijds voor dit soort opdrachten niet telkens een afzonderlijke prijsvraag met bijhorende administratieve procedure te moeten opstarten werd daarom beslist tot het opmaken van een raamovereenkomst voor dergelijke werken.  

De doelwaarde (maximale bedrag van afname) van de huidige raamovereenkomst voor aanpassingen aan binnenschrijnwerk in diverse stads- en politiegebouwen met einddatum 30 september 2023 zal vervroegd worden bereikt gelet op het feit dat er meer afname van de raamovereenkomst is geweest dan aanvankelijk werd verwacht.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier/dienstverlener.

Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van werken - Raamovereenkomst aanpassen van binnenschrijnwerk in diverse gebouwen behorende tot het patrimonium van de Groep Gent voor een periode van 4 jaar- FEG/2022/028/GRD/ID5386, opgemaakt.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: gemengde prijsvaststelling.
Uitvoeringstermijn: 48 maanden.
Gunningscriteria: prijs 

Dit contract voorziet:

- verwijderen van binnenschrijnwerk;

- herstellen van bezetwerk op muren;

- plaatsen van brandwerende scheidingswanden, binnenramen in gipskartonwanden, enkel en dubbele binnendeuren, enkele en dubbele branddeuren, bekleding en omlijsting van binnendeuren;                                                                                                  

- aanbrengen van mechanische of elektromechanische deursluiters;                          

- plaatsen van vingerbeveiliging aan binnendeuren;

- plaatsen van eilanden (geluidsabsorberende tegels);

- plaatsen van verlaagde zoldering, kapstokbakken, lambrisering, keukenmeubelen

Wij verzoeken om vervroegd te mogen aanbesteden gelet op het feit dat de doelwaarde van de huidige raamovereenkomst voor aanpassingen aan binnenschrijnwerk in diverse stads- en politiegebouwen vervroegd zal bereikt worden waardoor we willen anticiperen op een nieuwe raamovereenkomst om de continuïteit van onze werking te kunnen verzekeren.

Het geraamd aandeel voor het OCMW bedraagt 1.089.000 euro, inclusief btw.