2023_GR_00149 - Overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst huur voertuigen en bijhorende diensten (2 percelen) - SLS/2022/019 - ID5296 - Goedkeuring oproep tot deelneming - Selectieleidraad en bestek - Vaststelling

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 38.

De huidige raamovereenkomst voor het huren van milieuvriendelijke voertuigen - SLS/2022/040 - ID5357, is een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en zal de maximale afnamewaarde binnenkort bereiken. Er diende dus een nieuwe overheidsopdracht te worden uitgeschreven. De gekozen procedure betreft een mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze bestaat uit een selectiefase van de deelnemers en een evaluatiefase van de ingediende offertes. 

Hiertoe werden de selectieleidraad en het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst huur voertuigen en bijhorende diensten (2 percelen) - SLS/2022/019 - ID5296, opgemaakt.

- perceel 1: huur voertuigen - termijn in maanden: 72
- perceel 2: huur nutsvoertuigen - termijn in maanden: 72.

Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling.

Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) van de Wet van 17 juni 2016, wordt de opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Gelet op de aard en complexiteit van het voorwerp van deze opdracht is een onderhandelingsfase nodig. Onder meer de zeer snelle technologische evoluties en de constante wijziging in het aanbod van voertuigen zijn moeilijk te voorspellen.

De opdracht loopt voor zes jaar omdat de standaardtermijn van vier jaar door de aard van de opdracht, praktisch gezien niet mogelijk is. Een aantal van de duurzame voertuigen waarvoor een huurprijs gevraagd wordt zijn specifiek en waarschijnlijk door de inschrijver aan te kopen of aan te passen in het kader van deze opdracht. Deze langere looptijd geeft aan dat de mogelijkheid bestaat dat deze geregeld zullen worden gehuurd. Zo is het voor de inschrijver ook interessanter om te investeren. Bijkomend verwachten we betere voorwaarden te krijgen omdat ze op langere termijn afschrijven.

Stap 1: selectiefase: de beoordeling van de deelnemers gebeurt op basis van criteria zoals bepaald in de selectieleidraad:

- de totale omzet op jaarbasis in het domein waarop de opdracht betrekking heeft.

- enkel voor perceel 1: om een vlotte dienstverlening te garanderen moet de inschrijver over ten minste één vestiging/servicepunt/afleverpunt beschikken in een straal van minder dan 5 km in vogelvlucht van Botermarkt 1, 9000 Gent. Dit criterium is noodzakelijk omwille van de courante en vaak kortelings geplande huur. 

- enkel voor perceel 2: om een vlotte dienstverlening te garanderen moet de inschrijver over ten minste één vestiging in Vlaanderen beschikken. Aangezien de huur in dit perceel doorgaans langer op voorhand gepland wordt laten we hier een grotere afstand toe. Omwille van ecologische en organisatorische redenen is ervoor gekozen om het transport voor het leveren of ophalen van een huurvoertuig te beperken tot Vlaanderen. 

Stap 2: evaluatiefase: de geselecteerden krijgen nadien het bestek waarna zij een offerte kunnen indienen.

- wijze van prijsbepaling: opdracht met gemengde prijsvaststelling

- gunningscriteria:
1: huurkost: 75 punten
2: kwaliteit dienstverlening: 20 punten
3: kwaliteit verzekering: 5 punten.

- Historische afname: door de uitrol van het bedrijfsvervoersplan en de daarbij horende inkrimping van dienstwagens is er een groeiende vraag om tijdelijke noden in te vullen. We beschikken reeds over een ruime pool maar desondanks is extern huren soms nodig omdat er op piekmomenten niet voldoende voertuigen van een bepaald type beschikbaar zijn. Het is door de uitrol van het bedrijfsvervoersplan moeilijk om op basis van de historische afnames te werken dus hebben we ervoor gekozen om te werken met een prognose op basis van de verwachtingen.   

- duurzaamheid: Stad Gent wenst zo milieuvriendelijk mogelijke voertuigen te huren. Voor perceel 2 worden enkel elektrische voertuigen toegelaten. Voor perceel 1 is het niet mogelijk dit voor alle categorieën te eisen omdat de markt er niet klaar voor is. Bij de categorieën waar het wel kan doen we dit ook. Voor de berekening van de totaalscore van perceel 1 zal per voertuigcategorie een coëfficiënt toegepast worden welke de milieuvriendelijkheid van het aangeboden voertuig in rekening brengt. Dit gebaseerd op de door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurde cascade (2022_CBS_05388 - Bedrijfsvervoerplan Dienstverplaatsingen Stad Gent en OCMW Gent (2017-2030)). De huurprijs uit de simulatie zal vermenigvuldigd worden met de coëfficiënt die van toepassing is, dit leidt tot de huurkost. Deze coëfficiënten zijn:

1: voor een elektrisch voertuig: 1,00
2: voor een diesel (/hybride) voertuig Euro 6 D of beter: 1,5
3: voor een benzine (/hybride) voertuig Euro 6 of beter: 2,00.

De opstart van de procedure van bekendmaking van de selectieleidraad onmiddellijk na de goedkeuring van het dossier door het college van burgemeester en schepenen, met opening van de aanvragen tot deelneming evenwel na de datum van de gemeenteraad, is nodig om de continuïteit van de leveringen niet in het gedrang te brengen.