2023_CBS_06027 - Aanvraag VISA-corporate kredietkaarten voor tijdelijke huisvesting en de opening van de afzonderlijke rekeningen-courant - Goedkeuring

Het decreet lokaal bestuur van 22/12/2017, artikel 56 §3 3° 

Het decreet lokaal bestuur van 22/12/2017, artikel 2, artikelen 217 t.e.m. 220 en artikel 272 §1 

Er zijn in Gent een aantal transitwoningen.  Bij acute en onverwachte situaties (brand, uithuiszettingen artikel 135, politieacties rond huisjesmelkerij) waarbij bewoners door overmacht niet in hun woning kunnen/mogen blijven, is de dienst Wonen echter soms genoodzaakt een hotel te boeken om in dringende herhuisvesting te kunnen voorzien. 

Bij de meeste hotels wordt voor de reservatie van hotelkamers een kredietkaartnummer als betaalgarantie gevraagd.  In het verleden is gebleken dat het niet evident is om hoteluitbaters ervan te overtuigen om zonder kredietkaart een kamer ter beschikking te stellen, waardoor dringende herhuisvesting onder druk komt te staan.

Vanuit de bestaande behoefte wordt voorgesteld om voor het boeken van (hotel)kamers een VISA-corporate kaart te gebruiken als betaalinstrument.

Dienst Wonen voorziet in transitwoningen voor dringende herhuisvesting. Echter, bij acute en onverwachte situaties (bij brand, uithuiszettingen artikel 135, politieacties rond huisjesmelkerij kunnen/mogen bewoners door overmacht niet in hun woning blijven) is de dienst Wonen soms genoodzaakt een hotel te boeken. De meeste hotels vragen voor de reservatie van hotelkamers een kredietkaartnummer als betaalgarantie. Uit het verleden is gebleken dat het niet evident is om hoteluitbaters ervan te overtuigen om zonder kredietkaart een kamer ter beschikking te stellen.

Door Belfius (raamcontract) kan een klassieke business kredietkaart aangeboden worden: de "VISA-corporate kaart". De kaart wordt bij de Stad Gent reeds gebruikt voor het betalen van online-campagnes en dienstreizen.  Met deze praktische kaart kunnen de uitgaven, de limieten en de gebruiksmogelijkheden van elk personeelslid dat over zo’n kaart mag beschikken, op de voet gevolgd worden. Deze kredietkaart is een mogelijk betaalmiddel waar dienst Wonen beroep kan op doen.

De VISA Corporate kredietkaart biedt een aantal voordelen:

• Er is een uitgestelde betaaltermijn van 69 dagen, te rekenen vanaf de tussentijdse uitgavenstaat (die de 25^ste van elke maand wordt afgesloten). Hierdoor beschikken de diensten die over een VISA Corporate kredietkaart mogen beschikken over voldoende tijd om hun uitgaven grondig na te kijken en de ermee in overeenstemming zijnde uitgereikte facturen door hun klantenteam bij het departement Financiën te laten te boeken.
• De provisionering van de aan de VISA Corporate-kredietkaart gekoppelde rekening is pas vereist op ogenblik van de debitering, nl. op de 69^e dag na de afsluiting van de (maandelijkse) uitgavenstaat;
• De (maandelijkse) uitgavenstaten worden via BelfiusWeb ter beschikking gesteld en opgevolgd.  Het mogelijk verlies van een uitgavenstaat of de afgifte aan een verkeerde dienst wordt zo voorkomen;
• De kostprijs van de kredietkaart en het gebruik ervan is beperkt (zie voor detail de tarievenfiche met de huidige kosten in bijlage bij dit besluit).
  

Wel zijn er een aantal aandachtspunten bij dit betaalinstrument die via een sluitende procedure van interne organisatiebeheersing kunnen opgevangen worden (zie verder):

• De automatische debitering na 69 dagen van de (afzonderlijke) betaalrekeningen waaraan de VISA Corporate kredietenkaarten zijn gelinkt.  Deze automatische debitering gebeurt op basis van een mandaat dat daartoe gegeven wordt aan Belfius bij de aanvraag van de VISA Corporate kredietkaart. Het gaat over de aanzuivering van een krediet dat voor 69 dagen verstrekt werd. Deze debitering gebeurt zoals bij alle andere kredieten automatisch en is in die zin een uitzondering op de algemene regel dat girale betalingen,  volgens artikel 272 § 1 van het Decreet Lokaal Bestuur, ondertekend worden door de algemeen directeur en de financieel directeur.
• Eventuele betwiste transacties op de uitgavenstaat worden eerst gedebiteerd en pas na een onderzoek van de kaartuitgever, in casu VISA, terug gecrediteerd.  
• Bij een betwisting van een uitgavenstaat zal een administratieve procedure moeten worden opgestart en opgevolgd.

De volgende eigen organisatiebeheersingsmaatregelen komen hieraan ook tegemoet (zie ook bijlage):

• er is een unieke rekening aan deze kaarten gekoppeld.
• het saldo van de rekening bedraagt nooit meer dan de eerstkomende visa afrekening
• de rekening wordt geprovisioneerd na conciliatie tussen enerzijds de bestelbonnen van de individuele reserveringen en anderzijds de visa-afrekening.

De opening van de nieuwe betaalrekening en de ingebruikname van twee VISA Corporate kredietkaarten als nieuw betaalmiddel met daaraan gekoppeld een mandaat tot automatische debitering van de gekoppelde betaalrekening worden in het kader van het artikel 56 §3 3° van het Decreet Lokaal Bestuur als samenhangend geheel ter goedkeuring aan het College voorgelegd, als sluitstuk van de hierboven beschreven organisatiebeheersingsmaatregelen.