Het managementteam besliste in maart 2021 naar aanleiding van de Businesscase Office 365 om de inrichting van de kantoorruimtes te Campus Prins Filip aan te passen. Dit om activiteit gebonden werkplekken te creëren volgens de werkplekcatalogus en het "Wijs Werken" op deze site te introduceren voor alle medewerkers die hier in de toekomst gehuisvest worden. Dit zou er voor zorgen dat de flex-ratio (het aantal voorziene werkplekken / VTE) op deze site kan verlaagd worden. Hierdoor kunnen voldoende werkplekken voorzien worden om de medewerkers van District09 te verhuizen naar deze locatie. Met de huisvesting van District 09 in eigen patrimonium wordt een jaarlijkse besparing gerealiseerd door het wegvallen van de huisvestingskost van District09. Inmiddels werd een studie voor de herinrichting van de Campus Prins Filip uitgevoerd door FM Welzijn in samenwerking met FM vastgoed. Daarbij werden ontwerpplannen voor de nieuwe kantoorinrichting opgemaakt samen met een macroplan/vlekkenplan om de nieuw in te richten werkplekken te verdelen over de te huisvesten diensten. Op basis van deze plannen werd ook een fasering van de werken voorgesteld met een vooropgestelde verhuisplanning en verbouwingsplanning. Deze plannen werden goedgekeurd op het directieteam van 09/02/2023 en vervolgens op het managementteam van 28/02/2023. FM-Welzijn gaat daarop over tot de uitvoering van het project.
Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van Werken - Herinrichting Campus Prins Filip - FM/2022/197, opgemaakt.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: opdracht met gemengde prijsvaststelling.
Uitvoeringstermijn of leveringstermijn: 336 kalenderdagen.
Gunningscriteria: Prijs
Een vervroegde publicatie van deze opdracht is noodzakelijk omwille van de volgende reden:
Het opzeggen van de huurcontracten voor de huidige huisvesting van District 09 te URBIS en UCO geeft ons een harde deadline voor het afwerken van het gedeelte van de herinrichting dat noodzakelijk is voor de herhuisvesting van D09. In het bijzonder het einde van de huur voor de UCO-site op 31/01/2024 zorgt ervoor dat we alle voor D09 benodigde kantoorruimtes op de campus tegen eind december 2023 moeten afwerken. Om hiertoe de nodige uitvoeringstermijn te voorzien is een vervroegde publicatie, publiceren na goedkeuring Vast Bureau, noodzakelijk. Het niet behalen van deze deadline zal onvermijdelijk gevolgkosten met zich meebrengen.
De bedragen in deze tabel zijn incl. btw
| Dienst* | FM Welzijn |
| Budgetplaats | O15600003 |
| Categorie* | I |
| Subsidiecode | Niet-relevant |
| 2023 | € 927.170,89 |
| 2024 | € 618.113,03 |
| Totaal | € 1.545.284,82 |
Stelt vast het bij dit besluit gevoegde bestek van de overheidsopdracht van Werken - Herinrichting Campus Prins Filip - FM/2022/197.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: opdracht met gemengde prijsvaststelling.
Uitvoeringstermijn of leveringstermijn: 336 kalenderdagen.
Gunningscriteria: Prijs.
Toestemming te geven de procedure van bekendmaking reeds op te starten onmiddellijk na goedkeuring van het dossier door het vast bureau met opening offertes evenwel na de datum van de raad voor maatschappelijk welzijn.