Tijdens het ontmoetingsmoment met de adviesraden kwam er duidelijk naar boven dat er vaak problemen opduiken qua zalengebruik. Het bleek vaak moeilijk last minute een zaal te vinden die ze konden gebruiken en bovendien is het een heel gedoe om de sleutel te bemachtigen. Voor de vele vrijwilligers vraagt dat een heleboel extra tijd en energie.
Als we deze en andere vrijwilligers (van ook vele andere organsiaties gebruiken gebouwen van de stad en kampen dus waarschijnlijk met dezelfde problemen) in onze stad willen blijven stimuleren om hun engagement voor de stad op te nemen, lijkt het belangrijk dat we dit gebruik van zalen vereenvoudigen, vandaar volgende vragen:
Bedankt voor uw vraag.
Adviesraden kunnen net zoals andere verenigingen en Gentenaars gebruik maken van zalen in onze stad. FM ontwikkelde hiervoor de zalenzoeker.
Anders dan erkende verenigingen hebben adviesraden telkens een medewerker binnen de inhoudelijke bevoegde dienst die hen ondersteunt. Via deze stadsmedewerker kunnen soms ook andere ruimtes (zoals bv. het stadhuis) ter beschikking gesteld worden.
Ik ben zelf ook bevoegd voor twee diensten die rechtstreeks een adviesraad ondersteunen (Jeugddienst en Internationale Solidariteit) en stel vast dat de medewerkers van die diensten heel flexibel zijn in het faciliteren van vergaderingen en activiteiten van de adviesraden. Ook soms erg last minute.
Maar ik heb ook de terugkoppeling gekregen dat sommige adviesraden en verenigingen signaleren dat het vinden van locaties een uitdaging is. Zeker op korte termijn of als men specifieke noden heeft (zoals een keuken of bar). Maar ik heb het gevoel dat dit breder gaat dan de adviesraden (die dus normaal gezien op een ondersteuning van een stadsmedewerker kunnen rekenen) en dat het ook of misschien vooral signalen van verenigingen zijn.
Ik neem die signalen ernstig want een plek om samen te komen is een belangrijke voorwaarde om zich te organiseren en engageren. Gebouwen hebben dus ook een democratische en sociale functie.
De Stad Gent biedt heel wat van de zalen aan voor derden. Via de zalenzoeker worden meer dan 80 zalen ter beschikking gesteld – het overgrote deel daarvan zijn zalen in beheer van de Stad.
Ik begrijp dat de huidige procedure door sommigen als nogal zwaar aangevoeld wordt. Dat is een gevolg van de vele praktische en logistieke zaken die moeten geregeld worden voordat een zaal ter beschikking kan gesteld worden. En hoewel het systeem van de zalenzoeker wel al digitaal is, is het nog niet volledig geautomatiseerd. In het huidige systeem moet de dienst die de ruimte binnen hun werking beheert nog goedkeuring geven voor een aanvraag om dubbele boekingen te vermijden.
De sleutels worden dan weer beheerd door een netwerk van vrijwilligers, zodat we zo flexibel mogelijk en ook buiten de kantooruren onze verenigingen kunnen ten dienste zijn. Daar komt dan wel wat afspraken maken aan te pas.
Maar opnieuw: ik snap dat het voor externen soms wat omslachtig kan aanvoelen omdat het gevolg van dit alles is dat men 4 weken op voorhand een aanvraag moet indienen. Het is zeker mijn wens om dit te vereenvoudigen. Ik sta er ook absoluut achter om dat vast te pakken maar stel vast dat in het verleden op de huidige aanpak is afgeklopt en dat toen geen middelen werden ingeschreven om dit verder te verbeteren (middelen voor een webtoepassing of voor digitale klinken).
Ik ben een heel groot voorstander van gedeeld ruimtegebruik en we gaan daar ook op blijven inzetten. In de lopende nieuwbouwprojecten houden we daar ook rekening mee. Zowel het stadskantoor als De Felix zijn ontworpen om gedeeld gebruik tussen onze administratie en de Gentenaars mogelijk te maken. We hebben bijvoorbeeld in het nieuwe stadskantoor alle infrastructuur klaargemaakt om het vergadercentrum op termijn ook voor Gentenaars bruikbaar te maken.
Kortom, ik ben helemaal akkoord dat we onze geëngageerde Gentenaars maximaal moeten ondersteunen. Zaalbeheer is een deel van de logistieke ondersteuning. Plaats geven aan organisaties wordt dus vanuit FM steeds meegenomen in nieuwe projecten. Maar de realiteit is wat ze is: de middelen zijn beperkt om de aanpak zoals eerder afgesproken, grondig bij te sturen.
wo 21/06/2023 - 09:55