Het Museum Dr. Guislain en het Gents Universiteitsmuseum (GUM) stelden recent de vraag naar financiële ondersteuning door de Stad Gent. Beide musea zijn erg succesvol qua bezoekersaantallen: in 2022 bezochten bijna 66.000 mensen het Museum Dr. Guislain, meer dan 98.000 bezoekers vonden hun weg naar het GUM. De stad werkt wel met hen samen, maar aangezien zij niet tot de stedelijke musea behoren is daar geen vaste financiering aan verbonden. Financieel over de brug komen is in tijden van budgettaire krapte niet evident, we gaan dus maar beter op zoek naar andere win-winsituaties of kostenbesparende ondersteuningsmogelijkheden.
Het oprichten van een shared service center (SSC) zou zo een idee kunnen zijn. Het SSC kan instaan voor taken waar elk museum mee te maken krijgt (HR, boekhouding, aankoop, logistiek,…), waardoor alle betrokken musea door het schaalvoordeel kunnen besparen op hun overheadkosten. Zeker voor het Museum Dr. Guislain, dat als enige niet afhangt van een publieke overheid, kan dit een substantieel verschil maken.
Hoe staat u tegenover de oprichting van een shared service center voor de musea? Kan u later onderzoeken welke voordelen dit zou opleveren?
Momenteel loopt het traject om de AGB Erfgoed en de AGB Kunsten en Design in 2025 te fusioneren tot één AGB Stedelijke Musea Gent (werktitel).
Binnen dit traject kan onderzocht worden welke zaken gemeenschappelijk kunnen aangeboden worden of op welke raamcontracten en dienstverlening ook de andere musea, zoals het museum Dr. Guislain kunnen intekenen mits goede afspraken.
Vandaag doen onze stedelijke musea beroep op externe shared services vanuit onder meer FM, Farys, Sogent, District 09, …. Ook de Vlaamse Overheid kan als aankoopcentrale fungeren.
We kunnen hier bekijken of we bij het lanceren van marktbevragingen de scope kunnen verruimen waardoor ook aan de stad gelieerde organisaties hier in toekomst beroep op zouden kunnen doen. Het kan dan onder andere gaan over aankopen rond bewaking, logistiek, …
Voor digitalisering, waar de noden hoog zijn, ook voor onze eigen organisatie, is uitbreiding naar de niet-stedelijke musea misschien minder evident. Hier speelt ook onder andere digitale veiligheid, toegangsbeheer, GDPR, …
De beide musea nemen wel actief deel aan een Gents lerend netwerk rond digitalisering in de erfgoedsector.
Op het vlak van HR, boekhouding, payroll, juridische regelgeving, … krijgen de stedelijke musea momenteel nog ondersteuning van de stedelijke diensten. Een intern zakelijke team ondersteunt de bestuurlijke en zakelijke werking van de museale AGB’s. Het team verwerkt ook alle aanvragen voor de gegidste rondleidingen in onze huizen en musea.
Afhankelijk van de hernieuwde beheersovereenkomst die er met de ééngemaakte AGB zal afgesloten worden na 2025, zal de zakelijke cel zich geheel of gedeeltelijk moeten organiseren als een intern shared services voor de stedelijke musea en historische huizen.
Deze dienstverlening uitbreiden naar externen in domeinen waar de juridische structuur en de wettelijke rapportering zeer dwingend zijn, beïnvloedt het effect, en dus ook het succes, van mogelijke schaalvoordelen.
De zakelijke cel als shared service center laten optreden naar externen voor de dienstverlening die ze zelf zal aanbieden kan onderzocht worden, maar lijkt enkel mogelijk op de domeinen waar beide partijen een duidelijk voordeel uithalen, zowel op het vlak van kostprijs, doorlooptijd als wendbaarheid.
Al geldt ook hier dat kan bekeken worden om de scope van overheidsopdrachten te verruimen wanneer externe dienstverlening wordt ingekocht waardoor ook de niet-stedelijke musea hierop beroep zouden kunnen doen.
di 13/06/2023 - 14:40