2023_GR_00376 - Samenwerkingsovereenkomst betreffende project Digitale Balie (Gemeente zonder Gemeentehuis) - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1. 

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het projectvoorstel "Digitale Balie: het beste van 2 werelden, met Stad Gent als coördinator, 14 lokale besturen als partners en Digitaal Vlaanderen als leverancier, werd ingediend binnen de zesde oproep van het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis van Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) - gefinancierd met Europese middelen van het Next Generation Fonds. Het subsidieaanvraagformulier wordt opgenomen als informatieve bijlage bij dit besluit. 

Op 9 december 2022 werd door de Vlaamse regering meegedeeld dat het project "Digitale Balie: het beste van 2 werelden" geselecteerd werd voor financiering als transformatief ontwikkelings- en implementatietraject (zie bijlage voor besluit van de Vlaamse regering ondertekend door de bevoegde minister).

Het project is begroot op 2.132.879,59 EUR. De Vlaamse overheid subsidieert 80% wat neerkomt op 1.706.303,67 EUR. 

De samenwerkingsovereenkomst die voorligt legt de modaliteiten vast van de opdracht die Stad Gent geeft aan Digitaal Vlaanderen in het kader van het goedgekeurde project Gemeente zonder gemeentehuis “Digitale Balie: het beste van 2 werelden”. Digitaal Vlaanderen neemt als opdrachtnemer een coördinerende en uitvoerende rol op in de realisatie van de centrale onderdelen voor een modulaire oplossing ‘Digitale Balie’. Er zal worden gewerkt met 2 fases: de analysefase en implementatiefase. Voor de totale opdracht voor Digitaal Vlaanderen is in de projectbegroting 914.027,96 EUR als uitgave voorzien. Echter de samenwerkingsovereenkomst die nu voorligt gaat enkel over de eerste fase. 

De opdracht in fase 1 (analysefase) bestaat uit de oplevering van onderstaand beschreven stappen, die binnen de afgesproken timing en kostprijs kunnen worden gehaald met medewerking van de partijen: FASE 1A: business- en functionele analyse voor de centrale onderdelen van een digitale balie, met name videobellen, authenticeren, documenten uitwisselen, documenten handtekenen, betalen; FASE 1B: Marktverkenning; FASE 1C: Aanbesteding voor implementatie. 

Stad Gent en Digitaal Vlaanderen komen overeen dat de deliverables van fase 2 (implementatiefase van de opdracht) na de uitvoering van fase 1 nader bepaald zal worden. Dit zal dan worden opgenomen in een ondertekend Addendum dat zal worden toegevoegd aan deze samenwerkingsovereenkomst.  

De totale kostprijs voor de fase 1, analysefase wordt geraamd op 227.740,04 EUR. De kosten en kostonderdelen van Fase 2, implementatiefase, zullen pas op het einde van de analysefase als addendum aan deze overeenkomst worden toegevoegd.

Fase 1 zal uitgevoerd worden tussen 1 april 2023 tot en met 31 juli 2024 (verspreid dus over 5 kwartalen). 

Financiering door Stad Gent (de opdrachtgever) gebeurt op basis van de toegekende subsidie voor het project Digitale Balie (HGZG-1464) binnen het programma Gemeente zonder gemeentehuis.

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw

De bedragen in deze tabel zijn incl. btw