De Wereld van Kina beschikt over een collectie niet-gedigitaliseerd en reeds gedigitaliseerd of digitaal geboren materiaal. Het museum wenst het nog niet-gedigitaliseerde materiaal te digitaliseren en alle materiaal digitaal te bewaren en ontsluiten. Meemoo vzw, Vlaams instituut voor het archief, met zetel te 9000 Gent, Ham 175, is gespecialiseerd in het digitaliseren en bewaren van digitale collecties. Ze biedt een duurzame bewaring, annotatie en ontsluiting aan en neemt alle mogelijke maatregelen om de leesbaarheid van het materiaal op lange termijn te garanderen. In ruil voor de digitalisering en de bewaring van de digitale collectie van De Wereld van Kina krijgt meemoo toestemming om het materiaal te gebruiken voor haar niet-commerciële ontsluitingsopdrachten m.b.t. onderwijs, onderzoek en bibliotheek. Dit zorgt voor het valoriseren van de betreffende collecties.
De gemeenteraad keurde een samenwerkingsovereenkomst met VIAA goed op 19 december 2016 en 2 wijzigingen daarop op 18 december 2017.
VIAA fusioneerde met Packed vzw en Lucas vzw en kreeg de nieuwe naam meemoo.
Naast een nieuwe naam heeft meemoo de beschrijving van haar diensten geactualiseerd en een protocol in kader voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens in het kader van de (wederzijdse) uitwisseling van Materiaal en Metadata toegevoegd.
Door de oprichting van de nieuwe instantie meemoo is de vorige overeenkomst, met VIAA ( Ebesluit 2017_GR_01110) beëindigd en dient een nieuwe overeenkomst afgesloten te worden.
In overeenstemming met artikel 8 van het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer vereist elke uitwisseling tussen Vlaamse instanties of naar een externe overheid een protocol. Op 25 februari 2019 verleende de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn delegatie aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau om dergelijke protocollen goed te keuren (2019_GRMW_00120).
Om in regel te zijn met de wettelijke bepalingen rond informatieveiligheid en gegevensbescherming, zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, dient er een protocol gesloten te worden met meemoo vzw, waarin de regels en modaliteiten voor de doorgifte van persoonsgegevens bepaald worden. Voorafgaandelijk werd advies gevraagd aan de Functionaris voor Gegevensbescherming van de Stad Gent. Bijgevolg wordt aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd het protocol met meemoo vzw, Vlaams instituut voor het archief, met zetel te 9000 Gent, Ham 175 goed te keuren.
Om de collectie van De wereld van Kina verder kwalitatief te kunnen digitaliseren, bewaren en ontsluiten is eennieuwe samenwerkingsovereenkomst met meemoo vzw noodzakelijk
Keurt goed de samenwerkingsovereenkomst met meemoo vzw, Vlaams instituut voor het archief, Ham 175, 9000 Gent betreffende digitalisering en/of bewaring van digitale collecties zoals gevoegd in bijlage.