Als antwoord op SV 00011 bevestigde u dat de dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning en meer specifiek het team Begeleiden en Beoordelen - de omgevingsambtenaren dus – na een moeilijke periode ondertussen weer op volle kracht draait, met een volledig invulling van het personeelskader sinds begin dit jaar.
Er werden intern een reeks optimalisaties uitgevoerd en er staan ook nog enkele belangrijke aanpassing in de steigers. Dat neemt niet weg dat de druk op de stedelijke omgevingsambtenaren groot blijft door de toenemende complexiteit van de materie en dan gaat het vooral om de grotere projecten.
Een manier om hier ook op langere termijn een antwoord op te bieden zou kunnen zijn om een opsplitsing te maken in de werking afhankelijk van of het dossier ingediend werd door een particulier of een ondernemer. Op de website en ook bij de loketfuncties in het nieuwe stadskantoor wordt al min of meer op basis van dit onderscheid een opsplitsing gemaakt in de informatieverstrekking.
Dit zou meer specialisatie in hoofde van de omgevingsambtenaren toelaten. Tegelijkertijd zou het de afhandeling van beide soorten dossiers elk in hun eigen flow kunnen versnellen. Bij dossiers van particulieren gaat het om een veel grotere aantallen, maar wel meestal eenvoudige dossiers. Dossiers van ondernemers en vooral van projectontwikkelaars zijn dan weer veel complexer. De behandelende omgevingsambtenaar zou in die manier van werken voor grotere dossiers meer ruimte krijgen om zich dieper in te werken en een actievere rol te spelen in de coördinatie van het hele traject.
Kan overwogen worden om de dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning op te splitsen in twee aparte onderdelen voor enerzijds dossiers van particulieren en anderzijds voor dossiers van ondernemers?
Collega’s, dit is nu de derde vraag die gaat over de werking van de dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning. Ik ben daar heel blij om en die dienst verdient het om hun werking te belichten. Het is een dienst waar zeer veel druk op zit, vorig jaar 3900 dossiers vergund. Daarnaast zijn er ook de geweigerde en lopende dossiers, dus 4400 dossiers is niet overdreven.
Alle soorten dossiers worden daar ingediend, van zeer kleine tot heel grote dossiers. En elkeen, de particuliere bouwheer tot de grote projectontwikkelaar, vindt zijn dossier het allerbelangrijkste van de wereld. In het begin van de legislatuur was het niet makkelijk, maar er zijn grote inspanningen en stappen gezet en waarvoor mijn grote waardering naar de dienst.
De Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning is niet opgesplitst in een dienstverlening voor particulieren en voor professionelen. Het is aan de dienst om de werking zo te organiseren om een goede dienstverlening te verzekeren. Als schepen ga ik mij daar niet mee moeien, hoe men dit precies moet doen. Ik vraag dat dossiers tijdig worden behandeld, dat het vooroverleg snel volgt na een aanvraag. Wij hebben regelmatig overleg met de directeur en dan bekijken we vooral hoe doelstellingen behaald kunnen worden. Het voorbije jaar is heel wat geïnvesteerd in de uitbreiding van het aantal omgevingsambtenaren om deze dienstverlening te optimaliseren.
Je kan idd kiezen voor een verregaande specialisatie. Dit is volgens mij een oude manier van werken waardoor de organisatie zeer kwetsbaar wordt. Het is veel beter om in te zetten dat deze experts breed en flexibel ingezet kunnen worden. Daarvoor is het belangrijk dat elke omgevingsambtenaar een brede kennis heeft om dossiers vanuit de ruimtelijke kaders te kunnen beoordelen en te adviseren. Daarnaast zijn er een aantal dienstafspraken en ook een interne digitale toepassing om de ambitie en doelstellingen zoals afgesproken in het charter ‘bouwen aan dialoog’ waar te maken. Heel belangrijk, het charter is een charter dat is opgemaakt waarbij de dienst zich verbindt en wederzijdse afspraken zijn gemaakt.
Voor 2022 zijn er 13.759 vragen/cases via mail binnengekomen. Uit een filtering uit de toepassing kunnen we afleiden dat 1.910 vragen of 14% afkomstig zijn of gesteld werden door een professional.
Infovragen worden opgevangen door het team ‘Informeren en Administratie’. Van zodra het een beoordelingsvraag betreft komt de omgevingsambtenaar in beeld. Om de snelheid van het beantwoorden van eenvoudige beoordelingsvragen op te drijven, zijn tijdens de openingsuren steeds 2 omgevingsambtenaren ‘stand by’ in functie van de loketwerking of telefonie.
Elke verdere opdeling met tussenschotten zorgt voor een bijkomende noodzaak aan back-ups, afstemming en coördinatie. Dit zorgt voor verdere belasting van de dienst en komt de doelmatigheid niet ten goede. Dus hoe meer je specialiseert hoe kleiner de cellen, subdiensten worden. Als mensen dan uitvallen begint de dienstverlening voor die specifieke doelgroep te wankelen. Dat zou geen goede zaak zijn, vandaar dat ik pleit voor die brede inzetbaarheid.
Wat betreft het overleg, er wordt soms gezegd dat men daar lang moet op wachten. Ik kan verzekeren, bij het bekijken van de cijfers, dat dit niet klopt. De beschikbaarheid van de dienst is nu zeer goed. Met ons aantal omgevingsvergunningsaanvragen hebben we er evenveel als Antwerpen, hoewel we maar de helft zo groot zijn. Dit legt een enorme druk op onze dienst. De organisatie staat op punt nu en de dienst heeft daarbij zeer veel oog voor de dienstverlening naar de burger toe.
vr 10/02/2023 - 13:40