2022_GR_00808 - In huur nemen van hal 3 van het complex Flanders Expo, gelegen te Gent, Maaltekouter 1, voor het inrichten van een centraal vaccinatiecentrum - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, Titel VIII 'Huur'.

De Vlaamse Regering heeft beslist om in september de herfstcampagne van het Covid-19 vaccinatieprogramma op te starten. Tijdens de herfstcampagne zal conform de beslissing van de IMC Volksgezondheid van 6 juli 2022, een boosterprik worden voorzien voor alle 18-plussers met prioriteit voor de meest kwetsbare groepen (65-plussers en immuungecompromitteerden) en zorgverleners. De herfstbooster is sterk aanbevolen voor de meest kwetsbaren en wordt vrijblijvend aangeboden aan de volwassen bevolking tussen de 18 en 50 jaar. 

De Vlaamse Regering kondigde hiervoor fase 2 voor de vaccinatiecentra af, wat betekent dat er opnieuw op grotere schaal moet worden gevaccineerd. Bij deze campagne komen 210.000 Gentenaars in aanmerking voor een prik. De Stad Gent wil terug hiervoor één grote locatie voorzien. Het kleiner vaccinatiepunt in de Huisartsenwachtpost van het UZ Gent wordt tijdelijk verlaten en het vaccinatiecentrum zal opnieuw zijn intrek nemen in Flanders Expo. Op basis van mobiliteit, toegankelijkheid, parkeermogelijkheden, voorzieningen, grootte, expertise en samenwerking is het aangewezen opnieuw voor deze locatie te kiezen. Ditmaal zal het vaccinatiecentrum niet terug te vinden zijn in de vertrouwde hal 2, maar wel in hal 3. De werking en de uitstraling van het vaccinatiecentrum blijft ongewijzigd.

Vanaf 23 augustus 2022 wordt het vaccinatiecentrum opgebouwd. Vanaf 12 september 2022 gaan de deuren van hal 3 open voor het brede publiek. In september 2022 opent het vaccinatiecentrum iedere weekdag. Vanaf oktober 2022 wordt dit goed afgestemd op de vaccinatiebereidheid bij de burger.

Nv Easyfairs Belgium, Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem, én nv Easyfairs International, Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, zijn bereid om hal 3 van het complex Flanders Expo ter beschikking te stellen onder de volgende modaliteiten:

• De periode van terbeschikkingstelling loopt van 23 augustus 2022 tot en met 17 oktober 2022, eventueel verlengbaar tot en met 3 november 2022.
• Op schriftelijk verzoek van de Stad uiterlijk tegen eind september 2022, wordt de overeenkomst verlengd tot en met 3 november 2022 aan dezelfde voorwaarden. Indien na 3 november 2022 de overeenkomst alsnog dient te worden verlengd, dan wordt dit op basis van de beschikbaarheid en in verder overleg tussen partijen uitgewerkt. Voor elke verlenging na 3 november 2022 wordt een addendum tussen Easyfairs en de Stad gesloten. Het sluiten van een dergelijk addendum kan door de Stad gebeuren met goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. 
• Naast hal 3 wordt ook permanent gebruik gemaakt van burelen aan deze hal en de foyer met sanitair aan hal 1. Bij verlenging zal niet hal 3, maar hal FLEX XL gebruikt worden.
• Naast de terbeschikkingstelling van de ruimte(n) wordt ook een uitgebreid pakket aan rechtstreeks aan de huur verbonden diensten afgenomen, zoals nutsvoorzieningen, gebruik sanitair, verzekering, noodgenerator, containers, internet, afvalophaling.
• De vergoeding voor de ruimten bedraagt geraamd € 67.391,80, bij verlenging tot en met 03/11/2022 bijkomend € 22.875,00.
• De vergoeding voor de diensten bedraagt geraamd € 222.551,76, bij verlenging tot en met 03/11/2022 bijkomend € 76.692,14.
• De vergoedingen worden afgerekend volgens het effectieve aantal dagen en de effectief geleverde prestaties.
• De vergoeding voor de ruimten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs Belgium. De vergoeding voor de diensten zal gefactureerd worden door nv Easyfairs International.
• De facturatie gebeurt als volgt: op basis van het effectieve aantal dagen en de effectief geleverde prestaties een eerste afrekening op het einde van de periode van terbeschikkingstelling van hal 3 tot en met 17/10/2022 en een tweede afrekening op het einde van de periode van terbeschikkingstelling van hal FLEX XL bij eventuele verlenging tot en met 03/11/2022.

De Dienst Vastgoed heeft de voorgestelde modaliteiten onderzocht. De gevraagde vergoedingen zijn marktconform en zijn vergelijkbaar met de eerdere vergoedingen.

Daarnaast zal de Stad Gent terug haar eigen parkeerterreinen, in beheer van het IVA Mobiliteitsbedrijf, gebruiken om de burgers gratis te laten parkeren.

Daarenboven zal de Stad Gent voor de schoonmaak en andere facilitaire dienstverlening terug beroep doen op de eigen raamcontracten, met name:

• Schoonmaak en andere facilitaire dienstverlening op raamovereenkomst SLS/2019/055 - ID4729 - perceel 3 - Facilitaire dienstverlening voor de administratieve gebouwen bij Atalian nv: € 100.000,00;
• Salubris (producten): € 15.000,00;
• Dumoulin (huren en wassen van kledij): € 20.000,00;
• Aankopen van medisch materiaal via apothekers: € 15.000,00;
• Afname van broodjes en koude lunch via raamovereenkomst SLS/2020/012 - ID4865, of via interne werking (DBSE), IKook: € 35.000,00.

In het Besluit van de Vlaamse Regering van 8 juli 2022 wordt rekening gehouden met de volgende verdeling van fases en budgetten voor de periode 01/05/2022 - 31/12/2022: 

• Fase 0: 5,5 maand aan 0,19 euro per inwoner per maand;
• Fase 1: 1,5 maand aan 0,75 euro per inwoner per maand;
• Fase 2: 1 maand aan 1,5 euro per inwoner per maand. 

Voor Gent is dit à rato van het gepubliceerde aantal inwoners eind 2021, 263.490 mensen. Voor fase 0 is de ontvangst bijgevolg 275.259,27 euro, voor fase 1 betekent dit een ontvangst van 296.331,75 euro en voor fase 2 395.109,00 euro. Dit geeft een totaal van 966.700,02 euro. 

Door middel van dit besluit wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan het sluiten van de overeenkomst met nv Easyfairs Belgium én nv Easyfairs International voor het in huur nemen van hal 3 van het complex Flanders Expo, gelegen te 9000 Gent, Maaltekouter 1, voor het inrichten van een centraal vaccinatiecentrum voor de periode van 23 augustus 2022 tot en met 17 oktober 2022, eventueel met een verlenging tot en met 3 november 2022.

Tevens wordt door middel van dit besluit gevraagd goedkeuring te verlenen aan de afname op de raamcontracten van de Stad voor schoonmaak en andere facilitaire dienstverlening.

Het betreft een aan nv Easyfairs Belgium te betalen vergoeding voor de ruimten van € 67.391,80, bij verlenging tot en met 03/11/2022 bijkomend € 22.875,00.
Het betreft een aan nv Easyfairs International te betalen vergoeding voor de diensten van € 222.551,76, bij verlenging tot en met 03/11/2022 bijkomend € 76.692,14.
Deze vergoedingen zijn geraamde vergoedingen op basis van de huidig gekende informatie (o.m. berekening op basis van 4 openingsdagen per week, bij verlenging gebruik van hal FLEX XL).
Deze vergoedingen zullen afgerekend worden op basis van het effectieve aantal dagen en de effectief geleverde prestaties.
Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van btw omdat de BTW-circulaire 2021/C/33 nog altijd geldt.
Tevens is er de afname op de raamcontracten van de Stad voor schoonmaak en andere facilitaire dienstverlening, met name:

• Schoonmaak en andere facilitaire dienstverlening op raamovereenkomst SLS/2019/055 - ID4729 - perceel 3 - Facilitaire dienstverlening voor de administratieve gebouwen bij Atalian nv: € 100.000,00;
• Salubris (producten): € 15.000,00;
• Dumoulin (huren en wassen van kledij): € 20.000,00;
• Aankopen van medisch materiaal via apothekers: € 15.000,00;
• Afname van broodjes en koude lunch via raamovereenkomst SLS/2020/012 - ID4865, of via interne werking (DBSE), IKook: € 35.000,00.

In het Besluit van de Vlaamse Regering van 8 juli 2022 wordt rekening gehouden met de volgende verdeling van fases en budgetten voor de periode 01/05/2022 - 31/12/2022: 

• Fase 0: 5,5 maand aan 0,19 euro per inwoner per maand;
• Fase 1: 1,5 maand aan 0,75 euro per inwoner per maand; 
• Fase 2: 1 maand aan 1,5 euro per inwoner per maand. 

Voor Gent is dit à rato van het gepubliceerde aantal inwoners eind 2021, 263.490 mensen. Voor fase 0 is de ontvangst bijgevolg 275.259,27 euro, voor fase 1 betekent dit een ontvangst van 296.331,75 euro en voor fase 2 395.109,00 euro. Dit geeft een totaal van 966.700,02 euro.