Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 266, 3e lid.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 177,1e lid, 1°, artikel 266.
Besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids-en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018, artikel 99.
De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgesteld zijn door de Vlaamse regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting (artikel 266 Decreet over het lokaal bestuur).
In het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018 werd in artikel 99 de uitsluiting van de visumverplichting als volgt geregeld:
"De raad kan de volgende categorieën van verrichtingen niet uitsluiten van de visumverplichting:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan € 50.000;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan € 25.000
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan € 10.000
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
De gemeenteraad heeft in de zitting van 5/09/2022 de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 vastgesteld (2022_GR_00693) . Op het departement Financiën zullen in de komende jaren enkele besparingen gerealiseerd worden door het invoeren van enkele procedurele wijzigingen. Een van de voorstellen is het optrekken van de visumgrenzen.
De financieel directeur adviseert om met ingang van 1 januari 2023 alle verbintenissen met een waarde tot 50.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van investeringssubsidies met een waarde hoger dan 10.000 (excl. btw) van visumplicht uit te sluiten.
Artikel 266, §2 van het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt aanvullend dat de financieel directeur het visum kan verlenen onder voorwaarden, mits hij zijn beslissing voldoende motiveert. De financieel directeur adviseert om het visum onder voorbehoud toe te passen voor dossiers waarvoor geen of onvoldoende krediet beschikbaar is en waarvoor cumulatief aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
Er is een gegronde reden om nu reeds besluitvorming te initiëren
Het kredietprobleem kan niet opgelost worden door een kredietverschuiving binnen het behandelend departement of binnen de desbetreffende POD.
De volledige financiële gevolgen van het dossier zijn gekend en er is engagement om de nodige kredieten bij een volgende budgetronde te voorzien.
Het (eerste) transactiemoment zal pas plaatsvinden nadat de voorwaarden die door de financieel directeur werden opgelegd, kunnen voldaan worden. Concreet betekent dit bv. dat de werken pas starten nadat de eerstvolgende budgetronde werd goedgekeurd en de nodige kredieten beschikbaar zijn voor betaling van de facturen.
De aanvrager schrijft een grondige motivering. In de motivering wordt minstens opgenomen waarom de timing van het visumdossier niet gewijzigd kan worden (bv. naar moment dat er wel budget beschikbaar is), wat reeds werd bekeken om het krediettekort op te lossen en wanneer en hoe het krediettekort zal opgelost geraken.
Ook voor dossiers waarin omwille van andere gegronde redenen het visum maar mits voorwaarden kan worden toegekend, kan het visum onder voorbehoud toegepast worden. In elk geval motiveert de financieel directeur omstandig zijn beslissing. Er zal jaarlijks gerapporteerd worden aan de gemeenteraad over de desbetreffende dossiers.
Het Departement Financiën volgt de dossiers met visum onder voorbehoud nauwgezet op en gaat na of de voorwaarden tijdig vervuld worden. Aanvullend zal jaarlijks gerapporteerd worden aan de gemeenteraad over de desbetreffende dossiers.
Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur het visum kan weigeren. Er zijn drie mogelijke situaties die kunnen voorkomen:
1. Weigering visum (art. 267 DLB)
Fase besluitvorming: verbintenis is nog niet aangegaan
2. Er kan geen visum verleend worden (art. 266 DLB)
Fase besluitvorming: verbintenis is reeds aangegaan
3. Vaststelling betaling kan niet uitgevoerd worden
Fase betalingsproces: er is voorliggende factuur waarvoor geen visum werd verleend en/of er is geen beslissing aanwezig door bevoegd orgaan.
De procedure betreffende de wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole van het visum en de handtekening van de algemeen directeur is uitgeschreven in een nota, zie bijlage.
We vragen aan de gemeenteraad deze procedure goed te keuren.
Akkoord met voorstel opgenomen in voorliggend besluit.
Heft op de bepaling van categorieën van verrichtingen die uitgesloten zijn van visum, goedgekeurd door de gemeenteraad op 25 februari 2019, met ingang van 1 januari 2023.
Keurt goed dat onderstaande categorieën worden uitgesloten van visumverplichting, met ingang van 1 januari 2023:
- Verbintenissen met een waarde tot 50.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget.
- Investeringssubsidies met een waarde tot 10.000 euro (excl. btw)
Keurt goed dat de financieel directeur een visum onder voorbehoud toekent, mits hij zijn beslissing omstandig motiveert, voor onderstaande gevallen, met ingang van 1 januari 2023:
- Voor dossiers waarvoor geen of onvoldoende krediet beschikbaar is en waarvoor cumulatief aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
○ Er is een gegronde reden om nu reeds besluitvorming te initiëren
○ Het kredietprobleem kan niet opgelost worden door een kredietverschuiving binnen het behandelend departement of binnen de desbetreffende POD.
○ De volledige financiële gevolgen van het dossier zijn gekend en er is engagement om de nodige kredieten bij een volgende budgetronde te voorzien.
○ Het (eerste) transactiemoment zal pas plaatsvinden nadat de voorwaarden die door de financieel directeur werden opgelegd, kunnen voldaan worden. Concreet betekent dit bv. dat de werken pas starten nadat de eerstvolgende budgetronde werd goedgekeurd en de nodige kredieten beschikbaar zijn voor betaling van de facturen.
○ De aanvrager schrijft een grondige motivering. In de motivering wordt minstens opgenomen waarom de timing van het visumdossier niet gewijzigd kan worden (bv. naar moment dat er wel budget beschikbaar is), wat reeds werd bekeken om het krediettekort op te lossen en wanneer en hoe het krediettekort zal opgelost geraken.
- Voor dossiers waarin omwille van andere gegronde redenen (evaluatie door de financieel directeur) het visum maar mits voorwaarden kan worden toegekend.
Keurt goed de procedure van de wettelijkheid- en regelmatigheidscontrole van het visum en de handtekening van de algemeen directeur zoals toegevoegd in bijlage.