2022_BURG_02127 - Winter(B)ardu 2022 - goedkeuring

burgemeester

ma 21/11/2022 - 11:00 bureau burgemeester

Datum beslissing: ma 21/11/2022 - 11:15

Goedgekeurd

Dit besluit handelt over een Andere.

Samenstelling

Aanwezig

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Voorzitter

Mathias De Clercq, burgemeester en voorzitter vast bureau

Motivering

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 63;

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

• Politiereglement op de openbare rust en de veiligheid’, goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en latere wijzigingen, artikel 1 en 2;
• Nieuwe Gemeentewet, artikel 133 en 135, §2;
• Gelet op het gunstig advies van de bevoegde veiligheidsdiensten;

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

Op 18/10/2022 ontving ik de aanvraag van Scouts ARDU tot het bekomen van een toelating voor de organisatie van Winter(B)ardu 2022, van 16/12/2022 om 16u00 tot 18/12/2022 om 01u30.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Op basis van de ontvangen informatie blijkt dat het gaat om een winterhappening voor leden, ouders, familie en buurtbewoners van de Scouts Ardu welke doorgaat op hun terrein gelegen Groenestaakstraat 66 te Gent. Jaarlijks is het hun bedoeling de wintersfeer naar hun terrein te brengen, met focus op gezellig samenzijn.

Volgend programma is voorzien :
- Vrijdag 16/12/2022
• 16h – 01h30 : Bar
• 20h – 22h00 : Optreden (live-muziek)

- Zaterdag 17/12/2022 :
• 14h – 18h00 : Sponsorloop Goed Doel
• 14h – 01h30 : Bar
• 20h – 22h00 : Optreden (live-muziek)

De sponsorloop is heel kleinschalig, de leden van de scouts hebben een andere activiteit die dag dus is het eerder met een paar ouders en sympathisanten die wat sportief aangelegd zijn. Het is mogelijk om op drie momenten te starten met de loop, namelijk op 21 km, op 10 km en op 5 km. De groep wordt dus telkens iets groter, aangezien die van de 21 km samen naar de startplaats van de 10 lopen en zij dan weer naar die van de 5 tot de groep samen aan het scoutslokaal toekomt. Het parcours stippelt men zo uit dat er op zo rustig mogelijke plaatsen gelopen wordt. Dit jaar vertrekt men vanuit Afsnee, door de Assels, langs de Blaarmeersen en via de Bourgoyen naar Mariakerke. Men probeert om zich zo veel mogelijk op looppaden te begeven, waar dat niet mogelijk is, zal men op het voetpad lopen en zich ten allen tijde houden aan het verkeersreglement. Er zal dus geen hinder zijn voor het verkeer.

Er zullen op het scoutsterrein een podium, 2 tenten, 8 terrasverwarmers (op gas en elektriciteit) en een koelwagen opgesteld worden. Verder zullen ook 2 kampvuren voorzien worden.

Er zal elektronisch versterkte geluid gespeeld worden.

Er zal gegiste en sterke drank geschonken worden (bier, wijn, glühwein, cava, warme chocomelk met amaretto).

Er worden in de bar 300 bezoekers verwacht. Voor de sponsorloop worden 50 deelnemers verwacht.

Besluit

De burgemeester beslist:

Artikel 1

Verleent toelating aan Scouts ARDU tot organisatie van Winter(B)ardu 2022, dit van 16/12/2022 om 16u00 tot 18/12/2022 om 01u30 en mits naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 2.

Artikel 2
Algemene voorwaarden
• De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor het naleven van de voorwaarden die zijn opgenomen in deze toelating.
• Bij inbreuken op de openbare orde kan de burgemeester maatregelen opleggen en/of het evenement tijdelijk of definitief stopzetten.
• De organisator dient alle nodige vergunningen en toelatingen ter plaatse te kunnen voorleggen.
• Deze toelating is geldig onder voorbehoud van toepasselijke regelgeving.
• De site waar de activiteiten plaatsvinden, alsook de woningen/panden die erin vervat zitten, dienen steeds vrij en ongehinderd toegankelijk te zijn voor hulp – en veiligheidsdiensten. Terzake dienen alle nodige/mogelijke veiligheidsmaatregelen te worden genomen.
• De toegelaten publiekscapaciteit van de zaal/site mag niet overschreden worden. Van zodra de voorziene capaciteit bereikt is dient de organisatie de site af te sluiten voor derden.
• De organisatie dient te beschikken over de nodige verzekeringen.
• Overleg met en naleving van het advies van de brandweer in optiek van de passieve veiligheid (brand – en evacuatiepreventie) van het evenement. Veiligheidsvoorschriften en afspraken terzake dienen integraal nageleefd te worden. Brandweeradvies werd op 21/11/2022 aan de organisatie doorgemaild.
• Zich houden aan de van toepassing zijnde wetten, politieverordeningen, reglementen, besluiten en voorschriften op de georganiseerde activiteit.
• De buurtbewoners dienen via mailing (te bussen door de organisator) op de hoogte te worden gesteld van het plaatsvinden van het evenement. Dit bericht dient naam en GSM-nummer te vermelden van de veiligheidscoördinator van de organisatie.
• Indien tijdelijke bewegwijzering wordt aangebracht dient men een speciale toelating aan te vragen bij het Mobiliteitsbedrijf (mobiliteitsbedrijf@stad.gent)
• De bepalingen van de ‘codex politiereglementen Stad Gent gesanctioneerd met een gemeentelijke administratieve sanctie’ zijn van toepassing op de activiteit in kwestie.
• Men dient zich te houden aan het politiereglement op de openbare rust en veiligheid (Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 januari 1998 en laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 19 november 2019). Inzake het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen de nodige afspraken gemaakt te worden m.b.t. het gebruik van geluidsinstallaties op de openbare weg en dient de organisator een afwijking op de geldende geluidsnormen te bekomen. Hiervoor kan contact opgenomen met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent.
• Indien van toepassing moet voldaan worden aan de regelgeving inzake SABAM en de billijke vergoeding.
• Er mag geen overlast veroorzaakt worden door bv. sluikstort, lawaaihinder, parkeerhinder,… voor de buurt/omgeving van de betreffende locatie.
• De organisatoren dienen hun medewerkers te briefen mbt het schenken van alcoholische dranken aan minderjarigen.
• De organisator dient de wetgeving rond het schenken van alcoholische drank strikt na te leven.
• Zich houden aan de wetgeving met betrekking tot slijterijen/schenken van gegiste dranken.
• Behoudens speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen, is het verboden sterke dranken te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden geopend op plaatsen waar openbare manifestaties plaats vinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties (wet 28 december 1983).
Met occasioneel wordt bedoeld:
o het betreft een gebeurtenis van voorbijgaande aard, die maximaal tienmaal per jaar wordt georganiseerd en telkens voor niet langer dan vijftien opeenvolgende dagen doorgaat.
o Deze activiteit georganiseerd wordt door een kring, een maatschappij of een particuliere vereniging.
o Tentoonstellingen en jaarbeurzen zijn altijd een occasionele drankgelegenheid, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant
Indien u alcoholische dranken wenst te serveren maar niet voldoet aan de voorwaarden van een occasionele drankgelegenheid dan dient u in het bezit te zijn van een reguliere drankvergunning (vaste locatie) of een vergunning reizende drankgelegenheid (verplaatsbare bar).
• De organisator dient elke wijziging die zich zou voordoen in de organisatie van het evenement onmiddellijk ter kennis te brengen van de cel evenementenbeheer.
• Tijdens de sponsorloop dient het algemeen verkeersreglement gevolgd te worden.