2022_CBS_09018 - Indiening projectvoorstel Digitale Aangifte Overlijden voor zesde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis van Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB). 

Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën. 

Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten. 

Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en september 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten - max 150 000 eur subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten - max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten - max 2 000 000 EUR subsidie). 

Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 6, met uiterste indiendatum 9 september 2022. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 6 staat open voor projecttype 3 (grootschalige transformaties  - max 2.000.000 euro subsidie) en voor de 3 thema's:

• de innovatieve dienstverlening aan burgers, ondernemers en verenigingen
• digitale democratie
• de werkplek van de toekomst

De beoordelingsperiode loopt van 12 september 2022 tot en met 12 oktober 2022. Voor deze zesde oproep heeft de Vlaamse regering een budget ter grootteorde van 12.000.000 euro voorzien.  

De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). De Dienst Strategische Subsidies zorgt ook voor de indiening van de subsidieaanvragen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).

Reeds op het college van 01/09/2022 werden de voorstellen voor de zesde subsidieoprope van Gemeente zonder Gemeentehuis voorgelegd. Achter, onderstaand projectvoorstel werd voorgelegd aan de Dienst Strategische Subsidie nadat het intern proces voor selectie van projectvoorstellen afgerond was en de goedkeuring van de geselecteerde projectvoorstellen geagendeerd werd voor de collegezitting van 1 september. Gezien de relevantie, werd alsnog beslist het partnerschap in deze bijkomende subsidieaanvraag voor oproep 6 voor te leggen. Bijgevolg werd deelname aan het projectvoorstel gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) op datum 01 september 2022 en wordt het in dit extra collegebesluit voorgelegd ter goedkeuring aan het college. 

PROJECT: Digitale aangifte overlijden

Doelstelling van het project: 

Leuven zal als penhouder, samen met een aantal andere partnersteden en -gemeenten (Aalst, Antwerpen, Gent, Lier, Maldegem, Oostende, mogelijks Puurs-Sint-Amands), het projectdossier “Digitale aangifte van overlijden” als grootschalige digitale transformatie indienen.

Dit project bouwt voort op het gelijknamige project dat ingediend werd door de stadsbesturen van Leuven, Gent, Aalst, Lier en Oostende in de eerste subsidieoproep van “Gemeente zonder gemeentehuis” (november 2021) rond innovatieve concepten waarvoor de Vlaamse regering de gevraagde subsidie toekende en dat momenteel wordt afgerond. In dit eerste project heeft Digitaal Vlaanderen in opdracht van de vier stadsbesturen een conceptuele studie gemaakt hoe de overlijdensaangifte kan gedigitaliseerd worden, zodat nu in deze projectoproep tot de implementatie ervan kan worden overgegaan.

Het hele proces van de aangifte van overlijden blijft immers tot op vandaag ondanks gedeeltelijke digitaliseringen in de basis op papier verlopen. De medische vaststelling van het overlijden door de arts, de overlijdensstatistiek en de attesten en documenten nodig voor crematie worden nog steeds op papier opgesteld, verzameld, doorgestuurd en manueel overgetypt door de artsen, uitvaartondernemers, gemeenten, het Agentschap Zorg en Gezondheid en Statbel.

In de conceptuele studie, waarin de deelnemende steden en Digitaal Vlaanderen voor de eerste keer alle actoren in een respectvolle en constructieve kruisbestuiving rond de tafel hebben gebracht (namelijk de VVSG, Burgerzaken Vlaanderen, het Netwerk Begraafplaatsen Vlaanderen, de koepel van de openbare crematoria VNOC, de koepels van de uitvaartondernemers Uitvaartunie Vlaanderen en Funebra, het Agentschap Zorg en Gezondheid, Statbel, artsen en Fednot), wordt vertrokken vanuit een analyse waar de informatie ontstaat en hoe die op de meest efficiënte wijze bij de partijen raakt die deze nodig hebben en waar ze juridisch recht op hebben. 

De conceptuele studie stelt voor één verbindend systeem uit te bouwen, met integratie van alle deeltrajecten één gestandaardiseerd en logisch geheel. De data stromen digitaal tussen de actoren, worden eenmalig (only once) ingewonnen en waar nodig hergebruikt.

Het project digitale aangifte overlijden als grootschalige digitale transformatie wenst het papieren model IIIC/D te vervangen door een uitwisselingsplatform, waarop als het ware “stopcontacten” worden voorzien waarmee de verschillende afnemers informatie kunnen raadplegen, afhalen of toevoegen (zie de business case digitale aangifte overlijden voor een volledig overzicht).

De volgende modules worden voorzien:

• Vaststellen van het overlijden: het registreren en beheren van de data m.b.t. het vaststellen van het overlijden door artsen en ziekenhuizen
• Registratie van het overlijden: het realiseren van de officiële registratie (opmaken overlijdensakte) door de gemeenten
• Organiseren van de uitvaart, crematie of begraving: regelt de informatiestromen inzake laatste wilsbeschikking/uitvaartcontract, natuurlijk of verdacht overlijden, bijkomende adviezen artsen, aanvraag en toelating tot begraven/cremeren tussen uitvaartondernemers (in opdracht van de naasten) en gemeenten
• Delen van data: deze module is verantwoordelijk voor het delen en verwerken van de medische gegevens in functie van de overlijdensstatistiek
• Wilsbeschikking: via deze module kan de burger zelf zijn laatste wilsbeschikking en het bestaan van een uitvaartcontract aangeven zonder aan het gemeentelijk loket te moeten verschijnen
• Administratieve afhandelingen: deze module - die een work-in-progress zal blijven en daarom buiten scope van het huidige project - omvat de administratieve stappen bij banken, verzekeringen, notarissen, enz. na de registratie van het overlijden.

Dit project draagt bij aan: 

• Uniforme digitalisering van het volledige proces voor de aangifte overlijden en het afhandelen van de administratieve verplichtingen voor de regeling van de uitvaart
• Een vereenvoudigd verbindend systeem met integratie van alle deeltrajecten
• Verlaging van de administratieve lasten en kosten
• Het eenmalig registreren en meervoudig gebruik van informatie
• Een standaard voor de gegevensuitwisseling
• Snellere doorstroming van de juiste gegevens via de kortst mogelijke weg
• Het leggen van een basis voor het vereenvoudigen van het proces van de administratieve afhandelingen na het overlijden.

Omdat de aangifte van overlijden zich op het kruispunt van Vlaamse en federale bevoegdheden situeert en zoveel actoren betrokken zijn, heeft Digitaal Vlaanderen toegezegd de rol van onafhankelijke partij op te nemen om de verschillende actoren samen te houden en in samenwerking met de deelnemende gemeenten in één richting te doen werken. Het is dus de bedoeling de bekomen projectsubsidies aan Digitaal Vlaanderen ter beschikking te stellen. 

De deelnemende gemeenten staan door het ter beschikken stellen van arbeidstijd van hun personeel in voor: 

• Het ter beschikking stellen van expertise door het deelnemen in inhoudelijke werkgroepen die het project en het OSLO-traject betreffen
• Het uitvoeren van de end-to-end-testen na elke ontwikkeling
• Het deelnemen aan en voorbereiden van de stuurgroep op het ritme van de scrums
• Het voorbereiden van het oplossen van de juridische knelpunten
• Het onderhouden van de samenwerking onderhouden door het voorzien in communicatie naar de overige gemeenten toe (het project is uiteindelijk voor iedereen bestemd), softwareleveranciers (koppelingen) en de andere actoren (klankbordgroep).

Betrokken stadsdienst: Dienst Burgerzaken 

Financiering: Het project wordt begroot op 2.5 miljoen EURO. De eigen inbreng van Stad Gent bedraagt 67.613,64 EURO en zal voorzien worden via het inzetten van regulier personeel van de Dienst Burgerzaken.

Samenwerking: Stad Leuven treedt in dit project op als penhouder voor een samenwerkingsverband met Stad Gent en andere lokale besturen.