Op 12 januari 2006 keurde het college van burgemeester en schepenen het huishoudelijk reglement voor het beschikbaar stellen van het Kuipke goed.
Op 18 december 2019 keurde de gemeenteraad het reglement Retributie voor het beschikbaar stellen van het "Kuipke" en de "Floraliënhal" goed.
In uitvoering van dit reglement heft de Stad Gent een retributie voor het occasioneel beschikbaar stellen van het Kuipke en de Floraliënhal, behoudens vrijstellingen toegekend overeenkomstig artikel 4 van het reglement.
Festival van Vlaanderen Gent en Historische Steden vzw, met maatschappelijke zetel te Bijlokekaai 8, bus 9, 9000 Gent, diende op 14/09/2022 een aanvraag in voor de terbeschikkingstelling van het Kuipke gedurende de periode van 15/09/2022 tot en met 19/09/2022 voor de organisatie van O'de gand 2022 op 16/09/2022 en 17/09/2022.
Enkel na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen en het zich akkoord verklaren door de aanvrager met de algemene voorwaarden van het reglement en met het huishoudelijk reglement, kan de accommodatie in gebruik worden genomen.
De Dienst Vastgoed stelt voor, behoudens het verkrijgen van gunstige veiligheidsadviezen van politie en brandweer, om - in overeenstemming met artikel 4 van het retributiereglement, het gebruik kosteloos toe te staan, omwille van de aard van de activiteit dat ondersteund wordt door de Dienst Vastgoed; de terbeschikkingstelling gebeurt voor de organisatie van een muziekfestival met nationale of internationale uitstraling, die onder meer als doel heeft de naamsbekendheid en het imago van Gent op een duurzame manier te versterken.
Voor deze kosteloze terbeschikkingstelling werd een overeenkomst opgemaakt, die thans ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Het gebruik van het gebouw zal gebeuren in aanwezigheid van een medewerker van het Departement Facility Management.
Er worden nutsvoorzieningen gebruikt tijdens het gebruik.
Indien een beroep wordt gedaan op prestaties van stadspersoneel, zijn de bepalingen uit het collegebesluit van 3 maart 2022 betreffende de uitbreiding en actualisatie van het dagelijks personeelsbeheer, van toepassing.
Deze kosten zullen doorgerekend worden op basis van een factuur, te bezorgen aan de gebruiker na afloop van het gebruik.
De organisator moet de richtlijnen van de stadsdiensten en van de veiligheidsdiensten respecteren.
Met de organisator werden de nodige afspraken gemaakt inzake mobiliteit en toegang tot de site (impulsen geven om het openbaar vervoer te stimuleren, geen parkeermogelijkheden op de site, geen voertuigen in het park -ook niet tijdens opbouw en afbraak van het evenement-, naleving van de afspraken).
De gebruiker verbindt zich ertoe om onder de geluidsnorm van 91 dB(A) te blijven.
Keurt goed de overeenkomst, op voorwaarde van het verkrijgen van gunstige veiligheidsadviezen van de politie en brandweer, zoals gevoegd in bijlage, met Festival van Vlaanderen Gent en Historische Steden vzw, met maatschappelijke zetel Bijlokekaai 8, bus 9, 9000 Gent, voor de kosteloze terbeschikkingstelling van het Kuipke, gedurende de periode van 15/09/2022 tot en met 19/09/2022 voor de organisatie van O'de Gand 2022 op 16/09/2022 en 17/09/2022.
Keurt goed de doorrekening van de eventuele personeelskosten die gepaard gaan met het in gebruik geven van het onroerend goed, op basis van het collegebesluit van 3 maart 2022 betreffende de uitbreiding en actualisatie van het dagelijks personeelsbeheer.
De kosten zullen per factuur doorgerekend worden na afloop van de ingebruikname.