Op 12 januari 2006 keurde het college van burgemeester en schepenen het huishoudelijk reglement voor het beschikbaar stellen van het Kuipke goed.
Op 18 december 2019 keurde de gemeenteraad het reglement Retributie voor het beschikbaar stellen van het "Kuipke" en de "Floraliënhal" goed.
In uitvoering van dit reglement heft de Stad Gent een retributie voor het occasioneel beschikbaar stellen van het Kuipke en de Floraliënhal, behoudens vrijstellingen toegekend overeenkomstig artikel 4 van het reglement.
Bargoens nv, met maatschappelijke zetel te Koppelstraat 37, 3060 Bertem, diende op 05/09/2022 een aanvraag in voor de terbeschikkingstelling van het Kuipke op 22/09/2022 voor de organisatie van een bijkomende en laatste opnamedag ter voltooiing van de driedelige tv reeks '100 jaar Zesdaagse Gent'.
Eerder dit jaar werd door het college van burgemeester en schepenen tijdens de zitting van 11/08/2022 al 2 losse opnamedagen goedgekeurd. Op de zitting van 08/09/2022 werd een goedkeuring voor de 3de opnamedag geagendeerd. In de aanvraag voor de derde opnamedag werd al reeds verwijzing gemaakt dat een aanvraag voor de laatste opnamedag zou volgen van zodra de definitieve datum hiervan gekend is. De bijkomende opnamedag op 22/09/2022 zal in totaal de 4de losse dag zijn dat het Kuipke ter beschikking gesteld wordt. Deze opnamedag zal gebruikt worden om de opnames van de documentaire te voltooien.
De Dienst Vastgoed stelt voor om - in overeenstemming met artikel 4 van het retributiereglement en de voorgaande goedkeuring, het gebruik kosteloos toe te staan, omwille van de beperkte aard van het gebruik dat ondersteund wordt door de Dienst Vastgoed en aangezien de terbeschikkingstelling gebeurt voor opnames die een nationale of internationale uitstraling hebben, onder meer met als doel de naamsbekendheid en het imago van Gent op een duurzame manier te versterken.
Enkel na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen en het zich akkoord verklaren door de aanvrager met de algemene voorwaarden van het reglement en met het huishoudelijk reglement, kan de accommodatie in gebruik worden genomen.
Voor deze terbeschikkingstelling werd een overeenkomst opgemaakt, die thans ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Er worden nutsvoorzieningen gebruikt tijdens het gebruik, deze zullen via de bepalingen in het retributiereglement worden aangerekend op basis van het werkelijk verbruik.
Deze kosten zullen doorgerekend worden op basis van een factuur, te bezorgen aan de gebruiker na afloop van het gebruik.
Indien een beroep wordt gedaan op prestaties van stadspersoneel, zijn de bepalingen uit het collegebesluit van 3 maart 2022 betreffende de uitbreiding en actualisatie van het dagelijks personeelsbeheer, van toepassing.
Het aantal personen toegelaten tijdens het gebruik wordt beperkt tot de film/technische crew, producers en de personen die zullen geïnterviewd worden (eventueel vergezeld door hun entourage).
De organisator moet de richtlijnen van de stadsdiensten en van de veiligheidsdiensten respecteren.
Het gebruik van het gebouw zal gebeuren in aanwezigheid van een medewerker van het Departement Facility Management.
Keurt goed de overeenkomst, zoals gevoegd in bijlage, met Bargoens nv, met maatschappelijke zetel Koppelstraat 37, 3060 Bertem, voor de kosteloze terbeschikkingstelling van het Kuipke op 22/09/2022 voor de organisatie van bijkomende en laatste opnamedag van de driedelige tv reeks '100 jaar Zesdaagse Gent'.
Keurt goed de doorrekening van de eventuele personeelskosten die gepaard gaan met het in gebruik geven van het onroerend goed, op basis van het collegebesluit van 3 maart 2022 betreffende de uitbreiding en actualisatie van het dagelijks personeelsbeheer.
De kosten zullen per factuur doorgerekend worden na afloop van de ingebruikname.