2022_CBS_01203 - Indiening projectvoorstel Fundament Proactieve Dienstverlening voor tweede subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis van Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 3.

Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB). 

Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën. 

Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten. 

Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en april 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie). 

Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 2, met uiterste indiendatum 4 februari 2022. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 2 staat open voor projecttype 2 (thematische projecten  – max 500 000 EUR subsidie) en voor de 2 thema's:

• de innovatieve dienstverlening aan burgers, ondernemers en verenigingen
• de werkplek van de toekomst

De beoordelingsperiode loopt van 7 februari tot 9 maart 2022. Goedgekeurde projecten zullen vermoedelijk begin juni 2022 kunnen starten. Voor deze tweede oproep heeft de Vlaamse regering een budget van 4 miljoen euro voorzien.  

De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). 

Het proces om tot onderstaande selectie voor oproep 2te komen bevatte volgende stappen

• Stap 1: Dienst Strategische Subsidies informeerde alle departementshoofden over het GzG programma en deed een oproep om projectideeën bij de dienst aan te melden. Dit leidde tot een brede inventarisatie van projectvoorstellen. 
• Stap 2 (3 dec '21): Aftoetsen van binnengekomen projectvoorstellen in de inventaris met de doelstellingen en vereisten van het GzG programma en specifieke de vereisten van de 2de oproep, waaruit een “long list van geselecteerde projectideeën” voortvloeide. 
• Stap 3 (8 dec '21): “Check-in” gesprek met programma-adviseurs van ABB waarop de projectvoorstellen uit de long list werden gepresenteerd. Op basis van de feedback van ABB werden nog enkele projectideeën van de lijst gehaald omwille van onvoldoende match met de doelstellingen van het GzG programma of omdat we het advies kregen deze door te schuiven naar een volgende oproep omdat het een ander projecttype betrof. 
• Stap 4 (13 dec '21): Bespreking van deze projectvoorstellen op het challenge overleg met collega's van strategie en van District09 ten behoeve van afstemming met de Gentse digitale strategie en interne digitale principes. 

Zo bleef er uiteindelijk een projectvoorstel over waarbij Stad Gent penhouder is. Deze selectie werd gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) en ter kennisgeving voorgesteld aan het managementteam op 24/01/2022 .  

Er werd geoordeeld het volgende project in te dienen in oproep 2 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als penhouder:

-Fundament Proactieve Dienstverlening (thema De innovatieve dienstverlening aan burgers, ondernemers en verenigingen)

In wat volgt lichten we voor dit projectvoorstel volgende zaken toe: de doelstelling van het project, de samenwerkingsverbanden en de financiering . Als bijlage voegen we de huidige versie van het projectvoorstel toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen). Voor dit dossier vragen wij goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB). 

Fundament proactieve dienstverlening 

Projectplanning: Het project loopt van 7 februari 2022 tot31 januari 2023. 

Doelstelling van het project: 

Met dit project bouwt de Stad Gent het fundament uit om (gemachtigde) stadsdiensten in staat te stellen hun dienstverleningen proactief aan de burger aan te bieden en de juiste (kortings-)tarieven aan te bieden zonder bewijsstukken of attesten op te vragen. Op GDPR-conforme wijze wordt de nodige externe data (in authentieke databronnen) ontsloten op het moment van aanvraag en meteen afgetoetst aan de criteria van die dienstverlening. 

Een burger zal voor de gekoppelde dienstverleningen niet meer eerst zélf moeten weten van een bepaalde korting, dit niet meer zelf moeten aanvragen, of de nodige bewijsstukken moeten aanleveren. Het juiste tarief, en het recht wordt op het moment van aanvraag automatisch aangeboden (obv realtime databevraging) aan de rechthebbende burger. 

In dit project bouwen we het fundament op voor 3 verschillende dienstverleningen in 3 verschillende aanvraagcontexten:

1. het kansentarief UITPAS

2. sociale maatregelen ikv de LEZ die vanuit de backoffice bevraagd worden

3. het kortingstarief voor ouders met een laag inkomen bij stedelijk onderwijs & kinderopvang bij opmaak van de facturatie. 

De ontwikkeling van de datastromen én de regelsets zullen generiek beschikbaar zijn via Automatisch Advies (MAGDA) voor alle (lokale) besturen die daartoe de nodige machtigingen hebben.

Verantwoordelijke Dienst: Dienst organisatieontwikkeling

Projectteam: Het projectteam zal naast het ontwikkelteam bestaan uit een Product Owner (projectleider Stad Gent), drie key-users (respectievelijk voor UITPAS, LEZ en Stedelijk Onderwijs), een scrum master (projectleider District09) en de projectleider binnen Digitaal Vlaanderen. 

Financiering: Het gevraagde subsidiebedrag bedraagt 207.502,00 EURO, aan te wenden voor externe prestaties door Digitaal Vlaanderen en District09. De nodige cofinanciering vanuit Stad Gent is reeds voorzien via goedkeuring van dit project door de digitaliseringscommissie. 

Samenwerking: Stad Gent zet dit project op met een focus op de eigen dienstverleningen en dus zonder concrete overeenkomsten met andere steden en gemeenten. Echter, de oplevering van dit project zal ook voor andere steden en gemeenten een grote meerwaarde betekenen.